Η διαδικασία του recruitment & resourcing αποτελεί μία από τις πιο σημαντικές δραστηριότητες που έχει στην ευθύνη της η διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού. Είναι άλλωστε προφανές ότι η αποτελεσματική στελέχωση ενός οργανισμού είναι άμεσα συνυφασμένη με την απόδοση της επιχείρησης.

Η προσέλκυση, απόκτηση και διατήρηση ταλέντων σε έναν οργανισμό, αποτελούν κρίσιμους παράγοντες για την επιτυχία του. Καμία επιχείρηση δεν μπορεί να λειτουργήσει και κανένας στόχος δεν μπορεί να επιτευχθεί αν ο οργανισμός δεν διαθέτει τους κατάλληλους ανθρώπους.

Σε μία εποχή ωστόσο, που η αγορά εργασίας γίνεται όλο και πιο ανταγωνιστική και οι απαραίτητες δεξιότητες όλο και πιο απαιτητικές και ποικιλόμορφες, οι recruiters χρειάζεται να είναι ιδιαίτερα προσεκτικοί στις επιλογές τους.

Κι αυτό διότι οι λανθασμένες αποφάσεις δημιουργούν μακροπρόθεσμα αρνητικές συνέπειες: υψηλά κόστη για εκπαίδευση και ανάπτυξη προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι επιπτώσεις της χαμηλής απόδοσης και υψηλά ποσοστά ροής ανανέωσης προσωπικού (turnover) τα οποία με τη σειρά τους δημιουργούν αρνητικό αντίκτυπο στο ηθικό των εργαζομένων.

Στις αρνητικές επιπτώσεις της λανθασμένης στελέχωσης ενός οργανισμού, φυσικά περιλαμβάνεται και η αποτυχία του στην επίτευξη των εταιρικών στόχων, χάνοντας έτσι το ανταγωνιστικό του πλεονέκτημα και το μερίδιό του στην αγορά.

Η διαδικασία του recruitment
Οι όροι recruitment & resourcing αναφέρονται στο σύνολο των δραστηριοτήτων και μεθόδων που απαιτούνται για τον προσδιορισμό και την προσέλκυση κατάλληλων υποψηφίων για να ξεκινήσει η αξιολόγησή τους για μελλοντικούς εργαζόμενους.

Η επιτυχία της διαδικασίας προσλήψεων εξαρτάται από τις στρατηγικές που η εταιρεία είναι διατεθειμένη να εφαρμόσει για να προσδιορίσει και να επιλέξει τους καλύτερους υποψήφιους για την ανάπτυξη του ανθρώπινου δυναμικού της.

Κατά τη διαδικασία της στελέχωσης, ένας οργανισμός διαμορφώνει ένα σχεδιασμό με βάση την ανάλυση των τωρινών και μελλοντικών του αναγκών, των διαθέσιμων ταλέντων εντός και εκτός της οργάνωσης αλλά και τον προσδιορισμό των πόρων που μπορούν να δαπανηθούν για την προσέλκυση και διατήρηση των ταλέντων.

Η δημιουργία της κατάλληλης πολιτικής προσλήψεων, αποτελεί το πρώτο βήμα για την αποτελεσματική διαδικασία του recruitment καθώς όσο πιο σαφής και περιεκτική είναι η πολιτική που ασκείται και εφαρμόζεται, τόσο περισσότερο διασφαλίζεται η υγιής διαδικασία των προσλήψεων.

Από τη στιγμή που προσδιορίζονται οι υποψήφιοι, μία επιχείρηση μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία επιλογής, που περιλαμβάνει τη συλλογή, τη μέτρηση και την αξιολόγηση των πληροφοριών που σχετίζονται με τα προσόντα των υποψηφίων για συγκεκριμένες θέσεις. Με άλλα λόγια, η διαδικασία του recruitment παρέχει στον οργανισμό ένα σύνολο δυνητικά υποψήφιων εργαζομένων από τους οποίους, μέσα από μία ορθολογική διαδικασία επιλογής, μπορεί να καλυφθούν οι κενές θέσεις εργασίας.

Πότε αποτυγχάνει το recruitment;
Η πολιτική των προσλήψεων ενός οργανισμού θα πρέπει να είναι έτσι σχεδιασμένη και να ασκείται με τέτοιο τρόπο ώστε να επικεντρώνεται στην προσέλκυση των καλύτερων υποψήφιων, να διασφαλίζει ότι όλοι οι υποψήφιοι τυγχάνουν ίσης μεταχείρισης με αξιοπρέπεια και σεβασμό και ότι οι πολιτικές τους είναι αμερόληπτες, διαφανείς και προσανατολισμένες στο αποτέλεσμα.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι υπάρχουσες πολιτικές που εφαρμόζονται, η απροθυμία για αλλαγή και η αδράνεια της διοίκησης και των υπεύθυνων τμημάτων, εμποδίζουν την αξιολόγηση νέων πρακτικών που μπορούν να βελτιώσουν τα αποτελέσματα του recruitment.

Έτσι, αν και στις περισσότερες περιπτώσεις είναι κατανοητό και γενικά αποδεκτό ότι οι κακές-λανθασμένες αποφάσεις επηρεάζουν την οργανωτική απόδοση και περιορίζουν την επίτευξη των εταιρικών στόχων, οι διοικήσεις χρειάζονται χρόνο για να εντοπίσουν και να εφαρμόσουν νέες και περισσότερο αποτελεσματικές στρατηγικές προσλήψεων.

Στις περιπτώσεις που το recruitment πραγματοποιείται εσωτερικά σε έναν οργανισμό, οι πιο συνηθισμένες μέθοδοι που χρησιμοποιούνται για την επιλογή προσωπικού είναι η αξιολόγηση των βιογραφικών που στέλνουν οι ενδιαφερόμενοι και η διενέργεια συνεντεύξεων. Ωστόσο, παρόλο που η χρήση της συνέντευξης ως μεθόδου επιλογής είναι ιδιαίτερα διαδεδομένη, συχνά μπορεί να «απειλήσει» την αποτελεσματικότητα του recruitment, εξαιτίας στερεοτυπικών αντιλήψεων που δημιουργούνται εις βάρος μειονεκτούντων ή περιθωριοποιημένων ατόμων και μεροληπτικών διαστρεβλώσεων, της τάσης δηλαδή των συνεντευκτών να προτιμούν ανθρώπους με τα ίδια ή κοινά βιογραφικά στοιχεία με αυτούς.

Έτσι, αν και ο σκοπός της συνέντευξης είναι ο εξεταστής να κρίνει με αντικειμενικότητα την καταλληλότητα του υποψήφιου, τις γνώσεις και τις δεξιότητες που διαθέτει, τα προσωπικά του χαρακτηριστικά και τις επικοινωνιακές του ικανότητες, συχνά οι διάφορες προκαταλήψεις και τα στερεότυπα που έχει ο συνεντευκτής μπορούν να επηρεάσουν την αξιοπιστία και την εγκυρότητα της συνέντευξης.

Η περίπτωση του δημόσιου τομέα, στον οποίο οι προσλήψεις γίνονταν συχνά απερίσκεπτα και για να εξυπηρετήσουν άλλες σκοπιμότητες, αποτελεί ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα για το πού μπορούν να οδηγήσουν τέτοιου είδους πρακτικές.

Δυσκολία στην εύρεση των κατάλληλων
Τα αυξανόμενα ποσοστά ανεργίας, οδηγούν σε υπερπληθώρα υποψηφίων με πολλά προσόντα και εμπειρία, που αναζητούν εργασία. Το παράδοξο είναι ότι παρά το γεγονός αυτό, οι εταιρείες υποστηρίζουν ότι δυσκολεύονται να βρουν τα κατάλληλα άτομα.

Το συμπέρασμα αυτό επιβεβαιώνει και πρόσφατη έρευνα της Aberdeen για τις στρατηγικές απόκτησης ταλέντων (Talent Acquisition Strategies) καθώς σχεδόν οι μισές εταιρείες που συμμετείχαν, δήλωσαν ότι αυτό που χαρακτήριζε τις προσπάθειές τους για την απόκτηση ταλέντων ήταν η έλλειψη των απαιτούμενων δεξιοτήτων. Η εύρεση των κατάλληλων ανθρώπων φαίνεται επομένως ότι έχει καταστεί πιο δύσκολη και ταυτόχρονα πιο αποφασιστικής σημασίας διαδικασία.

Τα καλά νέα ωστόσο -όπως προέκυψε από την έρευνα- είναι ότι λιγότερες επιχειρήσεις απειλούνται από περικοπές στα budgets τους -καθώς οι περισσότερες έχουν ήδη υποστεί μειώσεις- και πολλές έχουν αναγνωρίσει την ανάγκη να στηρίξουν τις στρατηγικές του recruitment για να διασφαλίσουν ότι τα άτομα που επιλέγουν μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες των πελατών τους και να επιτύχουν επιχειρησιακούς στόχους ανάπτυξης.

Επιπλέον, το 72 % των επιχειρήσεων προέβλεπε αύξηση των δράσεων και του budget τους για το recruitment για το ερχόμενο έτος, ποσοστό αρκετά αυξημένο σε σχέση με το 44% της αντίστοιχης έρευνας του προηγούμενου έτους.

Outsourcing
Ευρεία αποδοχή φαίνεται να γνωρίζει το Recruitment Process Outsourcing (RPO) από τους οργανισμούς διεθνώς για την αποτελεσματική στελέχωσή τους, καθώς οι εξειδικευμένες εταιρείες είναι σε θέση να τους προσφέρουν μία «δεξαμενή» ταλέντων και κατάλληλων υποψηφίων.

H Δρ Βενετία Κουσία, Πρόεδρος και Διευθύνουσα Σύμβουλος της ManpowerGroup στην Ελλάδα αναφέρει: «Το RPO είναι μια παγκοσμίως αναπτυσσόμενη εξειδικευμένη υπηρεσία, που επιτρέπει στις εταιρείες να αναθέσουν σε εξωτερικούς συνεργάτες ένα μέρος ή ολόκληρη τη διαδικασία των προσλήψεων. Ο πάροχος μιας τέτοιας υπηρεσίας λειτουργεί ως στρατηγικός συνεργάτης αλλά και σαν το εσωτερικό τμήμα προσλήψεων, σε πολύ στενή συνεργασία με τον πελάτη, με στόχο τη βελτίωση της ποιότητας των προσλήψεων, της αποτελεσματικότητας και του τελικού κόστους της διαδικασίας».

Οι εταιρείες που επιθυμούν να στελεχωθούν με το κατάλληλο ανθρώπινο δυναμικό, απευθύνονται σε εξειδικευμένους για αυτό το σκοπό συμβούλους, επιδιώκοντας στοχευμένα αποτελέσματα. Ο Χάρης Κωνσταντινίδης, Permanent Placement Manager της Adecco Ελλάδας, αναφέρει συγκεκριμένα:

«Οι επιχειρήσεις που απευθύνονται σε εξειδικευμένες εταιρείες παροχής Υπηρεσιών Ανθρώπινου Δυναμικού για τη στελέχωσή τους απαιτούν αποτελεσματικότητα, ταχύτητα στην κάλυψη της ανάγκης τους και εύρεση του καταλληλότερου για κάθε θέση στελέχους. Συχνά αναζητούν προφίλ με ιδιαίτερα χαρακτηριστικά, γεγονός που κάνει την εύρεσή τους πολυπλοκότερη ως διαδικασία. Η εξειδίκευση όμως των σοβαρών εταιρειών-παρόχων της υπηρεσίας Recruitment τις καθιστά ικανές να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις των εταιρειών-πελατών τους».

Οι υπηρεσίες recruitment που προσφέρουν οι εξειδικευμένοι σύμβουλοι, διαφοροποιούνται ανά κλάδο δραστηριοποίησης και θέση εργασίας. Όπως αναφέρει η Φιλιώ Λαλαούνη, Senior Branch Manager, Professionals Division της Randstad Hellas SA «ορισμένοι κλάδοι εργασίας περιλαμβάνουν ιδιαίτερη εξειδίκευση και απαιτούν ένα σύνολο ικανοτήτων, που τους προσδίδουν ξεχωριστά στοιχεία. Ανάλογα με αυτά τα στοιχεία διαμορφώνεται και η αναζήτηση. Επίσης, ο κύριος ρόλος και οι αρμοδιότητες κάθε θέσης, καθώς και το επίπεδό της στην ιεραρχία του οργανισμού, διαφοροποιούν, αντίστοιχα, το υπόβαθρο της αναζήτησης».

Κρίση και προσλήψεις
Παρά την κρίση, οι εταιρείες δεν έχουν πάψει να επιδιώκουν να εντάσσουν στο δυναμικό τους, τους καλύτερους ανθρώπους. Ο Χ. Κωνσταντινίδης αναφέρει χαρακτηριστικά: «Η ύφεση στην οικονομία έχει επηρεάσει όλους τους τομείς της αγοράς. Ο κλάδος του Ανθρώπινου Δυναμικού, δεδομένης και της τάσης παγώματος των προσλήψεων που επικρατεί τον τελευταίο καιρό, έχει σίγουρα δεχθεί πλήγμα. Παρόλα αυτά, οι εταιρείες αναζητούν ικανά στελέχη, καθώς την περίοδο αυτή προτεραιότητα είναι η ενίσχυση της δομής και της θέσης τους στην αγορά, ώστε να παραμείνουν δυνατές και να αντεπεξέλθουν στους κλυδωνισμούς της οικονομίας. Το αποτελεσματικό recruitment είναι η απάντηση στην ανάγκη τους αυτή».

Σχετικά με τις τάσεις του recruitment outsourcing, σε τοπικό και παγκόσμιο επίπεδο, ο Σπύρος Τσιαπραζλής, Διευθυντής Πωλήσεων του kariera.gr αναφέρει: «Όταν ο αριθμός των νέων θέσεων μειώνεται σε μια οικονομική κρίση, τότε το recruitment outsourcing αυξάνεται γιατί αποδεικνύεται πολύ πιο οικονομικό για τις εταιρείες από το να διατηρούν τμήματα ή προσωπικό για recruitment το οποίο απασχολείται μόνο περιστασιακά. Όταν το EBITDA margin μπαίνει στο μικροσκόπιο κάθε project εξοικονόμησης κόστους κερδίζει πόντους».

Για το κατά πόσο η οικονομική κρίση έχει επηρεάσει την αγορά του Recruitment Outsourcing τοποθετείται και η Ρεβέκκα Πιτσίκα, Γενική Διευθύντρια της Εταιρείας Επιλογής Στελεχών People for Business:

«Σε περιόδους κρίσης, οι επιχειρήσεις αναζητούν τρόπους για να περιορίζουν τις δαπάνες τους και να αυξήσουν την αποτελεσματικότητά τους. Ένας από αυτούς είναι το Recruitment Outsourcing, το οποίο επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν εξειδικευμένες υπηρεσίες επιλογής στελεχών, μόνο όταν τις έχουν ανάγκη. Σίγουρα η συγκεκριμένη αγορά έχει επηρεαστεί από τον περιορισμό των νέων θέσεων εργασίας, από την άλλη όμως ευνοείται λόγω των αντικαταστάσεων των υπαρχόντων στελεχών».

Όσον αφορά τις προοπτικές του RPO, η Δρ. Β. Κουσία αναφέρει: «Το RPO φαίνεται ότι θα αναπτύσσεται συνεχώς, παρόλη την παγκόσμια οικονομική κρίση, και, μάλλον, υποβοηθούμενο από αυτήν. Οι λόγοι είναι σημαντικοί και αφορούν καταρχήν στην εξοικονόμηση πόρων: Όλοι τείνουμε να υποτιμάμε τους πόρους που επενδύονται με κύριο ανάμεσά τους, τον πολύτιμο χρόνο των στελεχών που ασχολούνται με την Επιλογή Εργαζομένων, χωρίς την κατάλληλη εξειδίκευση. Από την άλλη μεριά, η εποχή μας πια και οι νέες τάσεις στον κόσμο της εργασίας επιβάλλουν αυτήν ακριβώς την εξειδίκευση».

Αποτελεσματικότητα του RPO
Για να προσδιοριστεί η βιωσιμότητα του Recruitment Process Outsourcing (RPO), η Aberdeen πραγματοποίησε έρευνα σε σχεδόν 200 εταιρείες τον Οκτώβριο και τον Νοέμβριο του 2010 για να διαπιστώσει σε ποιες περιπτώσεις το outsourcing όλων ή επιλεγμένων σημείων της διαδικασίας του recruitment αποτελεί μία επιλογή που θα βοηθήσει τις εταιρείες στις βασικές τους στρατηγικές. (Στη συγκεκριμένη έρευνα ως RPO εννοείται να γίνονται outsource ένα ή περισσότερα στοιχεία της διαδικασίας τα οποία περιλαμβάνουν τη δημοσιοποίηση της αγγελίας για μία θέση εργασίας, το screening, την αξιολόγηση, τη διενέργεια συνεντεύξεων και την επιλογή κτλ. Στη συγκεκριμένη έρευνα, ως RPO δεν νοείται το e-recruitment).

Όπως προέκυψε από την έρευνα, οι εταιρείες που αναθέτουν σε εξωτερικό συνεργάτη κάποιες ή όλες τις λειτουργίες της διαδικασίας του recruitment έχουν 12% περισσότερες πιθανότητες να πετύχουν καλύτερα αποτελέσματα.

Επιπλέον, από την έρευνα της Aberdeen έγινε φανερή η ουσιαστική ανάγκη και επιδίωξη των εταιρειών για ευελιξία στο recruiting. Οι εταιρείες καλούνται να είναι συνεχώς προετοιμασμένες να υιοθετούν τις συνθήκες που διαμορφώνει η αγορά, προσλαμβάνοντας με ταχύτητα.

Οι εξειδικευμένοι σύμβουλοι, έχουν στη διάθεσή τους μία πληθώρα εργαλείων που τους παρέχουν τη δυνατότητα να προσφέρουν αποτελεσματικά τις υπηρεσίες τους στις εταιρείες που τους απευθύνονται. Τα εργαλεία και οι μέθοδοι που ακολουθούν οι σύμβουλοι στρατολόγησης, όπως αναφέρει ο Σπ. Τσιαπραζλής «μπορούν να ξεκινήσουν από μία απλή ανάλυση των προσόντων για μία συγκεκριμένη θέση και να εξελιχθούν σε έρευνες καταγραφής της εταιρικής εικόνας στην αγορά ή σε εξελιγμένα μοντέλα στόχευσης συγκεκριμένου προφίλ υποψηφίων με τη βοήθεια των social networks ή ακόμα σε εργαλεία συστάσεων με σκοπό την άμεση επικοινωνία της εταιρείας με τα άτομα που αναζητά».

Η Ρ. Πιτσίκα, αναφέρει σχετικά: «Τα πιο γνωστά εργαλεία που χρησιμοποιούν οι σύμβουλοι επιλογής στελεχών για την προσέλκυση υποψηφίων είναι η απευθείας προσέγγιση στελεχών από την εγχώρια ή διεθνή αγορά εργασίας, τα social media, το e-recruiting και βέβαια η βάση υποψηφίων που διαθέτουν. Για την αξιολόγηση των στελεχών, οι εταιρείες χρησιμοποιούν εργαλεία όπως δομημένες συνεντεύξεις, τεστ δεξιοτήτων, αξιολόγηση επαγγελματικής προσωπικότητας, συλλογή επαγγελματικών συστάσεων. Βασική προϋπόθεση είναι όμως να χρησιμοποιούνται από εξειδικευμένους συμβούλους, οι οποίοι να μπορούν να κατανοήσουν τις ανάγκες των εταιρειών, να αφομοιώσουν την εταιρική κουλτούρα και να ταιριάξουν τον κατάλληλο υποψήφιο με την κατάλληλη θέση».

Τα πλεονεκτήματα του outsourcing
Αναθέτοντας η εταιρεία το recruitment σε εξωτερικούς συνεργάτες, της προσφέρεται λειτουργική ευελιξία και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Επιπλέον, καθώς απαλλάσσεται από τη διαδικασία της συλλογής βιογραφικών, διενέργειας συνεντεύξεων, διαπραγμάτευσης μισθών κτλ, μπορεί η διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού να στρέψει την προσοχή της και την ενέργειά της σε άλλες στρατηγικής σημασίας διαδικασίες.

Στα οφέλη και τους πιθανούς κινδύνους από το recruitment outsourcing αναφέρεται ο Μενέλαος Κυριακόπουλος, Πρόεδρος Δ.Σ. της Optimal Business Action: «Τα βασικά οφέλη είναι δύο. Η εξοικονόμηση χρόνου και η χρήση εργαλείων αξιολόγησης, όπως τα ψυχομετρικά test, τα οποία απαιτούν εξειδικευμένο προσωπικό. Ένας ουσιαστικός κίνδυνος αφορά το να μην ληφθεί υπ’ όψιν η κουλτούρα της εταιρείας-πελάτη κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης και, κατά συνέπεια, να προκύψει ασυμβατότητα των υποψηφίων».

Σχετικά με τα οφέλη, τοποθετείται και η Φ. Λαλαούνη η οποία αναφέρει: «Η εξειδίκευση στην αναζήτηση και επιλογή προσωπικού σημαίνει γρήγορη κατανόηση των αναγκών για κάθε θέση που προκύπτει. Σημαίνει, επίσης, ότι καθώς αυτό είναι καθημερινή μας δραστηριότητα, είμαστε σε θέση να παρέχουμε ικανούς και αξιόλογους υποψήφιους στους πελάτες μας πολύ πιο γρήγορα από ό,τι αν έπρεπε να ανακοινώσουν μια αγγελία και να ξεκινήσουν τη διαδικασία αναζήτησης από την αρχή».

Τέλος, η Δρ. Β. Κουσία διακρίνει τα οφέλη του RPO σε προφανή, άμεσα-ορατά και ευρύτερα όπως, μεταξύ άλλων, την πρόσβαση σε μία πιο ευρεία αγορά εργασίας, τη μεγαλύτερη ταχύτητα, καινοτομία και εξειδίκευση (προφανή), το βελτιωμένο χρόνο πλήρωσης θέσης και τις μειωμένες αποχωρήσεις (άμεσα-ορατά) και τη βελτιωμένη εικόνα της εταιρείας και τη μείωση του συνολικού κόστους (ευρύτερα).

Κατάλληλος συνεργάτης
Οι εξειδικευμένες εταιρείες που προσφέρουν το recruitment στις επιχειρήσεις για τις οποίες εργάζονται, συλλέγουν και συγκεντρώνουν τις αιτήσεις και τα βιογραφικά που στέλνουν οι ενδιαφερόμενοι, πραγματοποιούν ένα pre-screening αυτών, διαχειρίζονται τη διαδικασία των interviews, ζητούν-όπου θεωρούν απαραίτητο- συστάσεις από τους προηγούμενους εργοδότες και γενικά όποιες πληροφορίες θεωρούν ότι πρέπει να γνωρίζουν για τον κάθε υποψήφιο.

Πολλές είναι οι εταιρείες στην αγορά, που προσφέρουν υπηρεσίες recruitment. Ωστόσο, οι επιχειρήσεις που επιθυμούν να συνεργαστούν, πρέπει να είναι πολύ προσεκτικές κατά τη διαδικασία επιλογής εξωτερικού συνεργάτη. Όπως αναφέρει ο Χ. Κωνσταντινίδης, «οι εταιρείες πρέπει να επιλέγουν παρόχους με εξειδίκευση και εμπειρία στον τομέα, με ευρεία γνώση της αγοράς, εταιρείες που να απαρτίζονται από συμβούλους που γνωρίζουν σε βάθος τις πρακτικές του επιτυχούς recruitment και μπορούν να τις εφαρμόζουν αποδεδειγμένα αποτελεσματικά, έχοντας στη διάθεσή τους όλα τα τεχνολογικά μέσα και εργαλεία που υποστηρίζουν ενεργά το έργο τους».

Και αφού γίνει η επιλογή και ξεκινήσει η συνεργασία μεταξύ της εξειδικευμένης εταιρείας που προσφέρει υπηρεσίες recruitment και της εταιρείας – πελάτη, απαραίτητη για την επίτευξη θετικών αποτελεσμάτων είναι η επικοινωνία μεταξύ τους. Ο Μ. Κυριακόπουλος αναφέρει χαρακτηριστικά: «Στον πελάτη δίνεται η επιλογή να εμπλακεί από ελάχιστα έως συνεχώς στη διαδικασία της προσέλκυσης και αξιολόγησης των υποψηφίων. Σε κάθε περίπτωση όμως, η επικοινωνία πρέπει να είναι τακτική και αμφίδρομη για την επιτυχή κάλυψη μιας θέσης εργασίας καθώς υπάρχουν πολλοί μεταβαλλόμενοι παράγοντες που επηρεάζουν τα διάφορα στάδια της διαδικασίας».

Όπως προέκυψε από την έρευνα της Aberdeen, για να επιτευχθεί η μέγιστη αποτελεσματικότητα από τη χρήση του RPO, η εταιρεία που απευθύνεται σε έναν εξωτερικό συνεργάτη πρέπει να διασφαλίσει ότι αυτός κατανοεί την κουλτούρα της, επιτρέπει στον πάροχο να συνεργάζεται με τον hiring manager για να καταλάβει τις ανάγκες της και να προσδιορίζονται μετρικές για να αποτιμάται η απόδοση του RPO.

«Το σημαντικότερο είναι να έχουμε μία ανοιχτή και ειλικρινή συζήτηση και μία συνοπτική ενημέρωση για τη θέση και τις ανάγκες της εταιρείας από τον Hiring/Line Manager», αναφέρει η Φ. Λαλαούνη σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο εξασφαλίζεται το σωστό ταίριασμα υποψηφίου-θέσης εργασίας από έναν εξωτερικό συνεργάτη, και συνεχίζει: «με αυτόν τον τρόπο γίνεται δυνατή η κατανόηση της εταιρικής κουλτούρας, της δομής της ομάδας, των τυπικών προσόντων και των δεξιοτήτων που απαιτεί η εκάστοτε θέση».

Ο Σπ. Τσιαπραζλής από την άλλη, υποστηρίζει ότι «εάν η καταγραφή των προτεραιοτήτων και των στόχων του πελάτη, του προφίλ της εταιρείας και των ανθρώπων που αναζητά έχουν αναλυθεί επαρκώς πριν την έναρξη του recruitment, τότε η επικοινωνία κατά τη διάρκεια επικεντρώνεται απλώς στην επιβεβαίωση ότι όλα κυλάνε έτσι όπως είχαν προγραμματιστεί».

E-recruitment
Η καθολική έλευση του διαδικτύου έχει μεταμορφώσει δραστικά τον τρόπο με τον οποίο οι εταιρείες προσλαμβάνουν εργαζόμενους και το διαδίκτυο αποτελεί πλέον το πιο διαδεδομένο μέσο για προσλήψεις. Χάρη στην τεχνολογία, το e-recruitment αποτελεί μία μέθοδο που αξιοποιείται για δημοσίευση αγγελιών στο διαδίκτυο, για online υποβολή αιτήσεων υποψηφιότητας για θέσεις εργασίας αλλά και για καταχώριση και κατηγοριοποίηση στοιχείων σε ηλεκτρονικές βάσεις για μελλοντική τους χρήση.

Έτσι, με το e-recruitment, οι κενές θέσεις δημοσιεύονται στο διαδίκτυο και οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να αποστείλουν τις αιτήσεις τους με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ε-recruitment πραγματοποιείται και με τη δημοσίευση αγγελιών σε job sites ή/και στην ιστοσελίδα μίας εταιρείας. Επιπλέον, η εταιρική ιστοσελίδα μπορεί να λειτουργήσει και αντίστροφα: τα άτομα που επιθυμούν να εργαστούν για έναν συγκεκριμένο εργοδότη, μπορούν να υποβάλλουν το βιογραφικό τους ώστε η εταιρεία να το έχει στη διάθεσή της στην περίπτωση που προκύψει κάποια θέση.

Ασφαλώς, σημαντική είναι η συμβολή των εργαλείων και των πρακτικών που προσφέρουν τα social media στη διαδικασία του recruitment. Όπως έχει προκύψει από διάφορες έρευνες, οι recruiters έχουν αυξήσει τη χρήση των εργαλείων αυτών όπως το LinkedIn και τα δημοφιλή social media facebook και Twitter. Συγκεκριμένα, πρόσφατη έρευνα της εταιρείας στελέχωσης προσωπικού Jobvite έδειξε ότι το 73% των εταιρειών χρησιμοποιεί κοινωνικά δίκτυα ή τα social media για να υποστηρίξει τη διαδικασία του recruitment (γράφημα 1).

Επιπλέον, από την εν λόγω έρευνα, στην οποία συμμετείχαν πάνω από 600 επαγγελματίες του HR και recruiting managers, προέκυψε ότι το 54,6% των επιχειρήσεων χρησιμοποιεί το facebook για να συλλέξει πληροφορίες σχετικά με τους υποψήφιους εργαζόμενους (γράφημα 2).

Τα συν του e-recruitment
Τα πλεονεκτήματα του e-recruitment είναι πολλά καθώς η τεχνολογία βελτιώνει, αυτοματοποιεί και επιταχύνει τη διαδικασία στελέχωσης. Το χαμηλό του κόστος επίσης αποτελεί ένα από τα βασικά του πλεονεκτήματα όπως και η δυνατότητα που προσφέρει το διαδίκτυο για αναλυτική περιγραφή της θέσης και παρουσίασης της εταιρείας και των δραστηριοτήτων της.

Η Ρ. Πιτσίκα αναφέρει: «Τα δύο βασικά πλεονεκτήματα της κοινωνικής δικτύωσης είναι η ταχύτητα και το κόστος. Κάθε εταιρεία μπορεί άμεσα να “ανεβάσει” μια αγγελία στο διαδίκτυο, με μηδενικό κόστος. Εφόσον μάλιστα το κάνει στοχευμένα και μεθοδικά, μέσω συγκεκριμένων ομάδων (groups), ενημερώνονται αυτόματα πλήθος συνδεδεμένων χρηστών. Από την άλλη πλευρά, κάθε υποψήφιος μπορεί να έχει άμεση πρόσβαση σε αυτή την πληροφόρηση – και το κυριότερο, άμεση ανταπόκριση».

Η αμεσότητα στην επικοινωνία, επιπλέον, είναι ένα από τα «ατού» της τεχνολογίας. Έτσι, από τη στιγμή που ένας υποψήφιος επιθυμεί να εκδηλώσει το ενδιαφέρον του για μία θέση εργασίας, μπορεί να το κάνει πολύ εύκολα καθώς η αίτηση γίνεται άμεσα χωρίς ιδιαίτερο κόστος. Αυτή, ωστόσο, η ευκολία στην εκδήλωση ενδιαφέροντος από την πλευρά των υποψηφίων, όπως επισημαίνεται από στελέχη του HR, ενέχει τον κίνδυνο να λάβει μία εταιρεία έναν πολύ μεγάλο αριθμό αιτήσεων από άτομα που είτε δεν διαθέτουν τα απαιτούμενα προσόντα είτε δεν ενδιαφέρονται πραγματικά για τη θέση εργασίας.

Για τα εργαλεία που προσφέρει το διαδίκτυο και κατά πόσο αυτά έχουν διευκολύνει τη διαδικασία του recruitment, ο Μ. Κυριακόπουλος τοποθετείται σχετικά: «Αφενός υπάρχουν social media όπως το LinkedIn που βοηθούν σημαντικά τη διαδικασία προσέλκυσης στοχευμένων υποψηφίων, αφετέρου όμως, η δημοσίευση μιας αγγελίας σε ηλεκτρονικά μέσα ευρείας πρόσβασης μπορεί να προσελκύσει εκατοντάδες βιογραφικά τα οποία απαιτούν πολλές εργατο-ώρες για την αξιολόγησή τους. Η επιλογή κάθε φορά των κατάλληλων για την εκάστοτε θέση social media προσδιορίζει και την επιτυχημένη χρήση τους».

Η επιτυχής διαδικασία του recruitment αφορά διαδικασίες όπως:
1. Την ανάπτυξη μίας πολιτικής προσέλκυσης και διατήρησης ταλέντων και την εφαρμογή συστημάτων που κάνουν πράξη τις πολιτικές.
2. Την αξιολόγηση των αναγκών για τον προσδιορισμό των τρεχουσών και μελλοντικών απαιτήσεων του οργανισμού για ανθρώπους, σε συνδυασμό με την εκτίμηση της προτεραιότητας για την κάθε ανάγκη.
3. Τον προσδιορισμό των δυνατοτήτων και των διαθέσιμων δεξιοτήτων των ανθρώπων, εντός και εκτός του οργανισμού.
4. Την ανάλυση των θέσεων εργασίας και την αξιολόγησή τους για να εντοπιστούν οι επιμέρους πτυχές της κάθε εργασίας και να υπολογιστεί η σχετική της αξία.
5. Την αξιολόγηση των προσόντων, που προέρχονται από τα job descriptions και προσδιορίζουν τις ευθύνες και τις απαιτούμενες δεξιότητες, ικανότητες, γνώσεις και την εμπειρία.
6. Τον προσδιορισμό της ικανότητας της επιχείρησης να καταβάλει αμοιβές και παροχές εντός ενός καθορισμένου χρονικού διαστήματος.
7. Τον προσδιορισμό και την τεκμηρίωση της υφιστάμενης διαδικασίας επιλογής και πρόσληψης προκειμένου να εξασφαλιστεί η ισότητα και η τήρηση των ίσων ευκαιριών και της σχετικής νομοθεσίας.

Case Study: Recruitment & selection στη Νέα Οδό
Η Νέα Οδός είναι μια εταιρεία που μετράει μόλις τρία χρόνια λειτουργίας και βρίσκεται αυτή την στιγμή στην πιο παραγωγική της φάση, όσο αφορά την ανάπτυξη συστημάτων του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού συνολικά. Όπως είναι λοιπόν φυσικό, η διαδικασία επιλογής και πρόσληψης προσωπικού, αντιμετωπίζεται από εμάς σαν ένα αναπόσπαστο κομμάτι των υπόλοιπων λειτουργιών του τμήματος που φιλοδοξούμε να αναπτύξουμε όπως η αξιοποίηση και ανταμοιβή των ταλέντων και η διατήρηση αυτών.

Η διαφορετικότητα του προσωπικού μας σε επίπεδο αρμοδιοτήτων, δημογραφικών χαρακτηριστικών και απαιτούμενης εξειδίκευσης, καθώς και οι έντονες αλλαγές στο περιβάλλον του κλάδου, απαιτούν από εμάς δημιουργία μεθόδων που χαρακτηρίζονται κυρίως από ευελιξία.

Στην εκκίνηση της διαδικασίας μια πρόσληψης, βρίσκεται πάντα η επανεξέταση της περιγραφής θέσης εργασίας. Θεωρούμε σημαντικό, οι περιγραφές των θέσεων να είναι επίκαιρες και κοινά αποδεκτές τόσο από τη Διοίκηση της εταιρείας, όσο και από τους Line Managers. Θα πρέπει δε να εκφράζουν απαραίτητα τη σύνδεση μεταξύ αρμοδιοτήτων και δεξιοτήτων με τους στρατηγικούς στόχους.

Έτσι λοιπόν, αυτήν την περίοδο, η Νέα Οδός, δίνει έμφαση στην εκπαίδευση των Line Managers πάνω σε δεξιότητες συνεντεύξεων και ευθυγράμμισης των τμηματικών και εταιρικών στόχων. Ένα ακόμα σημείο επικέντρωσης είναι και η θέσπιση κριτηρίων επιλογής υποψηφίων που θα καταφέρουν να φτάσουν σε υψηλά επίπεδα απόδοσης γρήγορα και που θα μείνουν στην επιχείρηση αρκετά έτσι ώστε η απόδοση αυτή να αξιοποιηθεί.

Είναι σαφές σε όλους μας ότι μια ανεπιτυχής πρόσληψη έχει κόστος. Επηρεάζει σημαντικά τη διαχείριση της απόδοσης, την εκπαίδευση, τον προϋπολογισμό, καθώς και την κουλτούρα της εταιρείας.

Όλοι εμείς στη Νέα Οδό αναγνωρίζουμε ότι τα υψηλού επιπέδου ταλέντα έχουν υψηλές απαιτήσεις από τους εργοδότες και, κατά συνέπεια, κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, αντιλαμβανόμαστε ότι περνάμε και εμείς από αξιολόγηση. Δεν είναι λοιπόν αρκετό να θέσουμε τις απαιτήσεις μας απέναντι στους υποψηφίους αλλά πρέπει να αντιληφθούμε και την ευθύνη μας απέναντι στην αγορά και την εικόνα της εταιρείας.

Ιωάννα Τσακατούρα, HR Manager, Νέα Οδός ΑΕ Αυτοκινητόδρομος Κεντρικής Ελλάδος ΑΕ

Case Study: Το recruiting στην Attica Group
Πρωταρχικός στόχος της διοίκησης και όλων των εργαζομένων στην Attica Group είναι να διατηρούμε στο υψηλότερο επίπεδο την αξιοπιστία μας και την ποιότητα των υπηρεσιών μας προς όφελος των επιβατών μας με την καλύτερη δυνατή σχέση τιμής και υπηρεσιών.

Οι άνθρωποί μας και η διατήρηση της φήμης μας είναι τα πολυτιμότερα περιουσιακά μας στοιχεία. Για να ανταποκριθούμε σε αυτό το στόχο, οφείλουμε να προσελκύουμε, να επιλέγουμε και να αναπτύσσουμε διαρκώς άτομα υψηλών προδιαγραφών για τη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας, της παραγωγικότητας και της ποιότητας των υπηρεσιών μας.

Στην Attica Group, προτεραιότητα στην πλήρωση θέσεων εργασίας, έχουν τα στελέχη της ίδιας της Εταιρείας. Με αυτόν τον τρόπο παρέχουμε στους εργαζόμενους ένα αίσθημα ασφάλειας και ηθικής ανταμοιβής για τη συνολική τους παρουσία στην επιχείρηση. Επιπλέον, μέσω της διαδικασίας αυτής γίνεται εξοικονόμηση χρόνου σχετικά με την απαιτούμενη εξειδίκευση, εκπαίδευση αλλά και την περίοδο προσαρμογής στην κουλτούρα της Εταιρείας.

Όταν οι θέσεις εργασίας δεν μπορούν να καλυφθούν εσωτερικά χρησιμοποιούμε διαφορετικές μεθόδους ανάλογα με το είδος της θέσης και τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχουν οι ιδανικοί υποψήφιοι, π.χ. η εταιρεία μπορεί να ζητήσει από τους ήδη υπάρχοντες εργαζομένους συστάσεις από τον επαγγελματικό τους κύκλο για πρόσωπα που εμπιστεύονται και «ταιριάζουν» με την κουλτούρα της Εταιρείας.

Επιπλέον, στην εταιρική ιστοσελίδα των Blue Star Ferries και Superfast Ferries έχει ενταχθεί η ενότητα «Ευκαιρίες Καριέρας», όπου οι υποψήφιοι αποστέλλουν τα βιογραφικά τους ηλεκτρονικά. Όλα τα βιογραφικά σημειώματα αξιολογούνται σε σχέση με τις ανάγκες της εταιρείας και εξετάζονται από τη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού για να αξιοποιηθούν σε μελλοντικές συνεργασίες.

Η επιλογή του προσωπικού γίνεται μέσω δομημένων συνεντεύξεων που στοχεύουν στην έγκυρη πρόβλεψη της μελλοντικής απόδοσης του υποψηφίου και στη συγκέντρωση και αξιολόγηση των ιδιοτήτων του μέσα από τη διερεύνηση της συμπεριφοράς του υποψηφίου από προηγούμενες εμπειρίες του (Competency Based Interviews).

Τέλος, όταν πρόκειται για την κάλυψη πολύ ειδικευμένων ή υψηλόβαθμων θέσεων εξετάζεται η συνεργασία με γραφεία συμβούλων, τα οποία πρέπει να έχουν την απαιτούμενη γνώση της αγοράς, εξειδίκευση και αξιοπιστία για να υπάρχει ανταποδοτικότητα στο αποτέλεσμα της πρόσληψης.

Γεωργία Κοκαλιάρη, Recruiting & Training Manager, Human Resources, Attica-Group