Ο μεγάλος αριθμός παραγόντων που επηρεάζουν τον σχεδιασμό του εργασιακού χώρου, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών συνθηκών, των αρχιτεκτονικών και σχεδιαστικών τάσεων, τα νέα προϊόντα, τους στόχους, τα πρότυπα και τις απαιτήσεις των πελατών, καθιστά την πρόβλεψη του γραφείου του μέλλοντος εξαιρετικά δύσκολη. Κάποιος πρέπει να ξεπεράσει τον πειρασμό απλώς να επικρίνει την τρέχουσα πρακτική ή να υιοθετήσει τις «έτοιμες» λύσεις σχεδιασμού για να συλλάβει και να ενσωματώσει τις κοινωνικές, τεχνολογικές και οργανωτικές τάσεις που προστάζει η σύγχρονη εργασιακή πραγματικότητα.

Λόγω της ταχέως μεταβαλλόμενης τεχνολογίας και της πολυπλοκότητας των μορφών εργασίας, οι οργανισμοί αγωνίζονται ολοένα και περισσότερο για τη δημιουργία αποτελεσματικών στρατηγικών και χώρων εργασίας. Όσα διακυβεύονται είναι σημαντικά, δεδομένου ότι οι αποφάσεις σχετικά με τον χώρο εργασίας μπορούν να επηρεάσουν το κόστος διατήρησης, την απόδοση και την ικανοποίηση των εργαζομένων. Η εφαρμογή μιας επιτυχημένης λύσης περιέχει προκλήσεις επειδή δεν υπάρχει ένα ενοποιημένο σχέδιο για τον κατευθυντήριο σχεδιασμό, εκτός από την ευρεία διαδεδομένη πρακτική για την παροχή ευελιξίας στον χώρο εργασίας. Η συμβατική σοφία δείχνει ότι η ευελιξία συνδέεται με τα επιθυμητά αποτελέσματα απόδοσης για τους εργαζόμενους και τους οργανισμούς. Πέρα από αυτό, οι εταιρείες που ελπίζουν να βελτιώσουν το περιβάλλον εργασίας τους έχουν να εξετάσουν πολλές παραμέτρους.

Υπάρχει ένα απλό βασικό θέμα: ο σχεδιασμός και η επίπλωση που επιτρέπουν στους ανθρώπους και τις ομάδες να διαμορφώνουν την επαγγελματική τους εμπειρία, συμβάλλοντας σε έναν υγιή και αποτελεσματικό χώρο εργασίας. Η διαμόρφωση της εργασιακής εμπειρίας προάγεται όταν οι άνθρωποι χειρίζονται στοιχεία του φυσικού τους περιβάλλοντος, επιλέγουν τη θέση εργασίας τους ή τον τύπο χώρου ή επιλέγουν τον χρόνο εργασίας τους. Η διαμόρφωση είναι μια δυνατότητα που μεταφέρεται μέσω προγραμμάτων χώρου εργασίας, σχεδιασμού, επίπλωσης και τεχνολογίας.

«Το βασικότερο χαρακτηριστικό της “υψηλών ταχυτήτων” εποχής που ζούμε, και αυτό που ουσιαστικά ορίζει τον νικητή στην κούρσα του ανταγωνισμού, είναι ο ίδιος ο άνθρωπος. Ο άνθρωπος είναι το σημαντικότερο “asset” των εταιρειών και αυτός πρέπει να είναι το σημείο αναφοράς κατά τον σχεδιασμό ενός εργασιακού χώρο». τονίζει ο Παντελής Κούζης, General Manager της EKA Hellas SA και συνεχίζει: «Αυτό λοιπόν που ζητά ο άνθρωπος στον εργασιακό του χώρο είναι “Επιλογές” στον τρόπο και τόπο που εργάζεται. Ειδικότερα στον “ανοικτό εργασιακό χώρο” ο εργαζόμενος θέλει να έχει επιλογή να εργαστεί με άλλους συνεργάτες σε ειδικά διαμορφωμένους χώρους – όχι κατ’ ανάγκη σε κλειστές, παραδοσιακές και καταθλιπτικές αίθουσες συνεδριάσεων – καθώς επίσης και χώρους όπου θα μπορεί να εργαστεί μόνος, με ησυχία και μακριά από την φασαρία της καθημερινότητας του γραφείου. Ένα άλλο χαρακτηριστικό των σύγχρονων εργασιακών χώρων είναι ότι θα πρέπει να προκαλούν ερεθίσματα στον άνθρωπο αναπτύσσοντας έτσι την δημιουργικότητα και την καινοτομία».

«Ανεξάρτητες έρευνες που διεξάγονται από την Αμερικανική Εταιρεία Σχεδιαστών Εσωτερικών (ASID) αποκαλύπτουν ότι το περιβάλλον γραφείου είναι ένας από τους τρεις πιο σημαντικούς παράγοντες που επηρεάζουν την απόδοση και την ικανοποίηση από την εργασία» εξηγεί ο Νίκος Φωκιανός, Commercial Director της Burotime. Ο ίδιος λέει: «Οι εταιρείες που ξεκίνησαν από αυτό το αποτέλεσμα προσπαθούν να παρέχουν αποτελεσματικότερα περιβάλλοντα γραφείου εργασίας για τους υπαλλήλους τους. H Eυημερία είναι μια έννοια που ορίζει την σωματική, διανοητική και πνευματική ισορροπία και εκδηλώνεται σε αρχιτεκτονικές κατασκευές και έπιπλα που βασίζονται σε δραστηριότητες που αγκαλιάζουν διαφορετικές ταυτότητες σε χώρους εργασίας. Η αποδοτικότητα και η εμπιστοσύνη αυξάνονται στις εταιρείες που θέτουν ως επίκεντρο την ευτυχία και την υγεία των εργαζομένων. Σε χώρους εργασίας σχεδιασμένους με κριτήρια ευημερίας. Τα γραφεία της επόμενης γενιάς θα είναι ο συνδυασμός ιδιωτικών γραφείων, ανοιχτών κατόψεων, κοινόχρηστων χώρων και ηχομονωτικών περιοχών, όπου οι άνθρωποι πρέπει να επικεντρωθούν στην ατομική εργασία».

ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΑΛΛΑΓΗΣ
Υπάρχουν παράγοντες που αλλάζουν ταχύτατα τη φύση της εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των δημογραφικών στοιχείων των εργαζομένων, της τεχνολογίας, της συνεργασίας, της ευελιξίας και της επιλογής του τρόπου εργασίας και της βιωσιμότητας. Αυτές οι τάσεις επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η εργασία, η οποία με τη σειρά της θα οδηγήσει σε σημαντικές αλλαγές στον τρόπο σχεδιασμού και διαχείρισης του φυσικού χώρου εργασίας. Οι τάσεις υπογραμμίζουν, επίσης, τον τρόπο με τον οποίο οι πρακτικές διαχείρισης, οι πολιτικές εργασίας, η τεχνολογία και οι φυσικοί χώροι εργασίας θα διασυνδεθούν όλο και περισσότερο για να δημιουργήσουν ένα εργασιακό περιβάλλον υψηλής απόδοσης.

    1. Η μετατόπιση των δημογραφικών στοιχείων των εργαζομένων αλλάζει τις προσδοκίες. Οι γυναίκες αποτελούν τώρα πια μεγάλη εργασιακή ομάδα. Την ίδια ώρα στον εργασιακό χώρου συνυπάρχουν 4 διαφορετικές γενιές ενώ το πολιτιστικό και εθνικό υπόβαθρο των εργαζομένων ποικίλει. Οι εταιρείες επιδίδονται σε ένα «κυνήγι» των ταλέντων που θα οδηγήσει στην επιχειρηματική επιτυχία. Οι εργασίες απαιτούν σύνθετες δεξιότητες. Από την επίλυση των προβλημάτων μέχρι την ανάλυση δεδομένων, το «χτίσιμο» ενός δικτύου επαφών καθώς και άτυπες και τυπικές μορφές συνεργασίας.
    2. Η τεχνολογία επέτρεψε στους ανθρώπους να εργάζονται σε ένα ευρύ φάσμα χώρων και θέσεων εντός και εκτός εργασιακού περιβάλλοντος. Σχεδόν το ήμισυ όλων των εργασιών πραγματοποιούνται εκτός του κύριου χώρου εργασίας. Περίπου το ένα τέταρτο της εργασίας συμβαίνει σε άλλες τοποθεσίες του κτιρίου, ενώ περίπου το ένα τέταρτο της εργασίας συμβαίνει σε άλλες τοποθεσίες μέσα ή και έξω από την εργασιακή κοινότητα. Αυτό το εύρος τοποθεσιών ποικίλλει ανάλογα με τον κλάδο.
    3. Η συνεργασία θα αυξηθεί, ακόμη και αν επεκταθεί το εύρος των θέσεων εργασίας: Οι κοινωνικοί και ανεπίσημοι τρόποι συνεργασίας αναμένεται να αυξηθούν κατά 25% τα επόμενα τρία χρόνια. Οι επιχειρήσεις αξιοποιούν τη συνεργασία ως το κλειδί για την καινοτομία.
    4. Υπάρχει αυξανόμενη ανάγκη επιλογής σε σχέση με την τοποθεσία εργασίας και το είδος εργασίας: Οι οργανισμοί επεκτείνονται όλο και περισσότερο χωροταξικά και οργανωτικά. Οι εργασίες είναι λιγότερο συγκεντρωμένες σε επιμέρους, αφιερωμένους στην εργασία χώρους, καθώς οι συνεργατικές δραστηριότητες – εικονικές και πρόσωπο με πρόσωπο – αποκτούν μεγαλύτερη σημασία. Ως απάντηση σε αυτές τις απαιτήσεις και την επιθυμία ελέγχου του κόστους, τα κατανεμημένα προγράμματα εργασίας προσφέρουν τεχνολογία και ποικίλους τύπους χώρων εργασίας σε μια ποικιλία τοποθεσιών που παρέχουν στους εργαζόμενους την επιλογή και την ευελιξία που επιθυμούν.
    5. Ο χώρος εργασίας θα διαδραματίσει έναν αυξανόμενο ρόλο στα προγράμματα αειφορίας. Η αειφορία έχει αναδειχθεί σε μια έξυπνη επιχειρηματική δραστηριότητα. Οι συμβουλευτικές εταιρείες βοηθούν τους οργανισμούς να αναλύουν τα αποτυπώματα άνθρακα, να εντοπίζουν τρόπους μείωσης της κατανάλωσης ενέργειας και να συνειδητοποιούν τα φορολογικά οφέλη των προσπαθειών βιωσιμότητας. Η μελλοντική τάση θα είναι για τις εταιρείες να ξανασκεφτούν που, πότε και πώς εργάζονται οι άνθρωποί τους. Τα προγράμματα εργασίας που παρέχουν επιλογή και ευελιξία μπορούν να μειώσουν το αποτύπωμα άνθρακα των εργαζομένων και να παρέχουν πρόσθετα οφέλη ως προς την μείωση της κατανάλωσης ενέργειας.

ΟΦΕΛΗ
Για να διατηρήσουν την εργασία τους ευθυγραμμισμένη με τους μεταβαλλόμενους στόχους, τα άτομα, οι ομάδες και οι εταιρείες πρέπει να έχουν πρόσβαση στο είδος του χώρου εργασίας που απαιτείται και τις επιλογές για τη διαμόρφωση αυτού του χώρου εργασίας. Η διαμόρφωση μπορεί να εκδηλώνεται με διαφορετικούς τρόπους, αναλόγως την κλίμακα του οργανισμού. Στη μικρότερη κλίμακα, το επίπεδο του ατόμου, η διαμόρφωση γίνεται με τη μεγαλύτερη συχνότητα ακολουθούμενη από ομάδες και οργανισμούς, οι οποίες, επιδρούν στο περιβάλλον λιγότερο συχνά. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μπορεί να αλλάξει την οργάνωση του γραφείου του σε καθημερινή βάση, ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες τους. Αντίθετα, οι οργανισμοί ενδέχεται να πραγματοποιούν σημαντικές αλλαγές στο επίπεδο σχεδιασμού εγκαταστάσεων μόνο κάθε λίγα χρόνια. Η ικανότητα διαμόρφωσης της εργασιακής εμπειρίας μπορεί να παρέχεται μέσω σχεδιασμού και εξοπλισμού που προσφέρουν ευελιξία (μέσω εύκολα μετακινήσιμων, ανεξάρτητων επίπλων), δυνατότητα προσαρμογής (καρέκλες, οθόνες, επιφάνειες εργασίας, φώτα εργασίας κ.λπ.) και έκφραση (στοιχεία επίπλων και σχεδιασμού που αντικατοπτρίζουν τον πολιτισμό και τις αξίες και διευκολύνουν την επικοινωνία και την ανταλλαγή ιδεών).

Ο Ν. Φωκιανός αναφέρει σχετικά με τα οφέλη: «Στο σχεδιασμό του χώρου εργασίας, η εταιρεία θα πρέπει να εξασφαλίζει την ικανοποίηση των πελατών της, παρέχοντας προϊόντα και υπηρεσίες καθολικής ποιότητας. Η αλλαγή των “γραφείων” σε ζωτικούς χώρους εξελίσσεται προς την κατεύθυνση των μελλοντικών τάσεων και οι έξυπνες τεχνολογίες παρέχουν ισορροπία μεταξύ εργασίας και καθημερινότητας, με την συνειδητοποίηση ότι οι εργαζόμενοι έχουν ιδιαίτερες βασικές ανάγκες, όπως η ασφάλεια, η αξιοκρατία, το ομαδικό πνεύμα, η αίσθηση της συμμαχίας και η παραγωγική αξία για ένα σκοπό. Επομένως, ένας χώρος εργασίας πρέπει να σχεδιαστεί κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί σε όλα αυτά. Η εταιρεία θα πρέπει να στοχεύει στη συμβολή στο επίπεδο των επιδόσεων και της παραγωγικότητας των εργαζομένων, αυξάνοντας την χωρική ποιότητα και λειτουργικότητα στο σχεδιασμό των γραφείων της».

Από την πλευρά του ο Π. Κούζης επισημαίνει: «Ένας από τους σημαντικότερους στόχους των εταιρειών σήμερα είναι η προσέλκυση και η διατήρηση νέων ταλαντούχων επαγγελματιών (War for Talent). Έρευνες που διεξήχθησαν σε παγκόσμιο επίπεδο έχουν δείξει ότι ένας παράγοντας που επηρεάζει την απόφαση των νέων να εργαστούν σε κάποια εταιρεία είναι η ποιότητα και ο φιλικός σχεδιασμός του εργασιακού τους χώρου. Επιπλέον, ένα ευχάριστο εργασιακό περιβάλλον συμβάλει τα μέγιστα στην αύξηση της παραγωγικότητας και της δημιουργικότητας του ανθρώπινου δυναμικού μίας εταιρείας».

ΕΠΙΛΟΓΗ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ
Είναι κοινός τόπος ότι οι ειδικοί είναι αυτοί που μπορούν να συν- εισφέρουν τα μέγιστα στην σωστή διαμόρφωση του εργασιακού περιβάλλοντος. Ωστόσο, πώς επιλέγεται ο σωστός συνεργάτης; «Για τον σχεδιασμό ενός σύγχρονου εργασιακού περιβάλλοντος δεν χρειαζόμαστε έναν μόνο συνεργάτη, αλλά ομάδα εξειδικευμένων εξωτερικών ή εσωτερικών συνεργατών, οι οποίοι θα πρέπει να υποστηριχθούν από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και ασφαλώς το τμήμα αγορών της ίδιας της εταιρείας» εξηγεί ο Π. Κούζης και συνεχίζει: «Ο σχεδιασμός του σύγχρονου εργασιακού περιβάλλοντος βασίζεται σε τρεις κεντρικούς πυλώνες: Χώρος, Άνθρωπος και Τεχνολογία. Η ομάδα που θα αναλάβει τον σχεδιασμό του χώρου εργασίας θα πρέπει να κατέχει πολύ καλά τα τρία πιο πάνω θέματα σε σχέση πάντα με τον οργανισμό για τον οποίο θα σχεδιάσει τους εργασιακούς του χώρους. Το ιδανικό εργασιακό περιβάλλον είναι το αποτέλεσμα που θα προκύψει από την σωστή αξιολόγηση, ανάλυση και διαχείριση των πιο πάνω δεδομένων».

Ο Ν. Φωκιανός υποστηρίζει ότι για την σχεδίαση του χώρου εργασίας θα πρέπει να επιλεγεί ένας σωστά καταρτισμένος συνεργάτης που θα μπορεί να σχεδιάσει ένα περιβάλλον γραφείου που θα επιτρέπει την ανταλλαγή και τη μεταφορά πληροφοριών και ιδεών, καθώς και μεθόδους εργασίας για κινητά. «Στη διακόσμηση επαγγελματικών χώρων, οι ανοιχτοί χώροι πρέπει να σχεδιάζονται με άνετα και εμπνευσμένα έπιπλα που επιτρέπουν οργανικές μεταβάσεις και εύκολη επικοινωνία. Οι αρθρωτές μονάδες καθισμάτων ή τα συστήματα που δημιουργούν χώρους εντός του χώρου επιτρέπουν στον χρήστη να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες δομές εργασίας. Χάρη στις ευέλικτες και πολυλειτουργικές λύσεις που δημιουργούνται με το θέμα της “πολυλειτουργικότητας”, το οποίο εκδηλώνεται και στα έπιπλα γραφείου. Οι ήσυχοι χώροι που παρέχουν εντατικές ευκαιρίες εργασίας για προσωπική χρήση μπορούν να προσαρμοστούν σε δημιουργικούς χώρους, όπου οι συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν γρήγορα και εύκολα. Η εργονομία και η υγεία άρχισαν να διαδραματίζουν όλο και πιο σημαντικό ρόλο στον εξοπλισμό των γραφείων. Οι πίνακες, τα σκαμπό και τα ακουστικά συστήματα με ρυθμιζόμενο ύψος στοχεύουν στην ευτυχία των εργαζομένων με τις εφαρμογές που κατευθύνουν τους υπαλλήλους να μετακινούνται και να αλλάζουν τις θέσεις τους. Οι χώροι εργασίας που έχουν σχεδιαστεί με όλα αυτά τα κριτήρια, θα ενισχύσουν την αίσθηση της γαλήνης και της αφοσίωσης, θα αυξήσουν την αποτελεσματικότητα προσφέροντας ένα πιο ζεστό περιβάλλον στους εργαζόμενους» καταλήγει.

ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΜΕ ΕΠΙΠΛΑ ΚΑΙ ΑΞΕΣΟΥΑΡ
Τα έπιπλα και τα αξεσουάρ παρέχουν τέσσερις βασικές συνιστώσες της ικανότητας του χώρου εργασίας: ευελιξία, προσαρμοστικότητα, πρόσβαση και έκφραση. Αυτές οι δυνατότητες, με τη σειρά τους, είναι το μέσο με το οποίο ο χώρος εργασίας προσφέρει στους εργαζόμενους, στις ομάδες και σε ολόκληρους τους οργανισμούς τη δυνατότητα να διαμορφώνουν διαφορετικά πτυχές της εργασιακής τους εμπειρίας, η οποία συνδέεται με την αύξηση της υγείας και της παραγωγικότητας.

  • Ευελιξία: Η ευελιξία μπορεί να προσφερθεί μέσα από εύκολα μετακινούμενα, ανεξάρτητα έπιπλα. Αυτά τα στοιχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να θέσετε τα όρια ενός χώρου, ενός ατόμου ή μιας ομάδας και να προσφέρετε την ευκολία της αναδιάταξης και της μετακίνησης των επίπλων εντός αυτών των ορίων. Όρια όπως ο τοίχος ενός συστήματος αποθήκευσης ή μια ελεύθερη αποθηκευτική στήλη μπορούν να μετατοπιστούν πιο εύκολα από τους χτισμένους τοίχους καθώς οι ομάδες εργασίας αναπτύσσονται ή συρρικνώνονται σε βάθος χρόνου. Εντός αυτών των ορίων, η θέση των γραφείων, τα καθίσματα, οι αποθηκευτικοί χώροι και οι κινητοί πίνακες μπορούν να αλλάξουν από τους χρήστες, όπως απαιτείται, για να ικανοποιήσουν μια ατομική ή μια ομαδική εργασία.
  • Προσαρμοστικότητα: Η προσαρμογή των επίπλων ανάλογα με τις ανάγκες των χρηστών καθίσταται όλο και πιο σημαντική καθώς οι εργαζόμενοι μετακινούν τις δραστηριότητες συχνότερα στο χώρο εργασίας τους και κατά τη διάρκεια αλληλεπιδράσεων με άλλους. Οι καρέκλες, οι επιφάνειες εργασίας και τα φώτα εργασίας προσαρμόζονται ώστε να επιτρέπουν την κοινή εργασία και να ικανοποιούνται οι εργονομικές ανάγκες των χρηστών. Προσαρμόσιμες καρέκλες εργασίας που επιτρέπουν στους χρήστες να αλλάζουν τη θέση του ή μια οθόνη στο βραχίονα που μπορεί να είναι περιστρεφόμενη ή κεκλιμένη ή να ανυψώνεται αμέσως, μπορεί επίσης να επιτρέψει μια γρήγορη αλλαγή από την ατομική εργασία στην κοινή/ομαδική. Όλα αυτά τα στοιχεία προσφέρουν στους εργαζόμενους μεγαλύτερο έλεγχο της εργασίας τους.
  • Πρόσβαση: Η πανταχού παρούσα τεχνολογία σημαίνει την ανάγκη για σύνδεση και σε μερικές περιπτώσεις, πρόσβαση σε δεδομένα-όποτε το απαιτούν οι δραστηριότητες εργασίας. Αυτό σημαίνει πρόσβαση παροχής ρεύματος σε αίθουσες συνεδριάσεων καθώς και σε επιμέρους χώρους εργασίας. Συστήματα επίπλων και εξαρτήματα τροφοδοσίας επιτραπέζιου πάγκου μπορεί να είναι λύσεις για την τοποθέτηση πριζών στο σωστό μέρος.
  • Έκφραση: Τα έπιπλα και άλλα στοιχεία σχεδιασμού επιτρέπουν στον χώρο εργασίας να αντικατοπτρίζει την κουλτούρα του οργανισμού, την ταυτότητα της ομάδας και την προσωπικότητα του ατόμου. Η επιλογή των υλικών μπορεί να διαμορφώσει την αντίληψη του χώρου εργασίας ή να ξεχωρίσει τα άτομα από τους χώρους της ομάδας. Χαρακτηριστικά, όπως οι επιφάνειες των υφασμάτων, οι λευκές σανίδες και τα ανοιχτά ράφια επιτρέπουν στους χρήστες να εκφράζουν την ταυτότητά τους. Προσαρμόσιμα έπιπλα και αξεσουάρ όπως λευκοί πίνακες και οθόνες σε κινητές βάσεις δημιουργούν ένα περιβάλλον που διευκολύνει την επικοινωνία και την απροσδόκητη ανταλλαγή ιδεών.

FACTS & FIGURES
Οι οργανισμοί γνωρίζουν τους τρόπους με τους οποίους οι εργαζόμενοι κινητοποιούνται. Μεταξύ αυτών, οι ευέλικτες πολιτικές εργασίας, η προσωπική ανάπτυξη στο χώρο εργασίας και η αλληλεπίδραση με τους υπευθύνους λήψης αποφάσεων. Σίγουρα τα παραπάνω ασκούν σήμερα μεγαλύτερη επιρροή σε όσους αναζητούν εργασία από ό, τι παλαιότερα. Ενώ ο αντίκτυπος του εργασιακού περιβάλλοντος και του σχεδιασμού των γραφείων μπορεί να είναι λιγότερο εμφανής στην ικανοποίηση των εργαζομένων, σκεφτείτε τους πολλούς τρόπους με τους οποίους όντως επηρεάζει το ανθρώπινο δυναμικό.

«Το κάθετο ιεραρχικό μοντέλο εργασίας, που είναι σύνηθες στην επιχειρηματική ζωή, αντικαθίσταται από μια πιο ευέλικτη οργάνωση επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι νέας γενιάς επιλέγουν να εργαστούν σε εταιρείες όπου θα αντλούν ικανοποίηση από την εργασία τους και θα μπορούν να εκφράζουν τη δημιουργικότητά τους» δηλώνει ο Ν. Φωκιανός. Ο ίδιος υποστηρίζει ότι «Σήμερα, η επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων, η εξέλιξη των τάσεων και οι καινοτομίες στις τεχνολογικές εξελίξεις διαμορφώνονται παράλληλα με αυτή την έννοια. Το γεγονός ότι τα γραφεία δεν είναι πλέον ένας απλός χώρος εργασίας αλλά ένας κοινωνικός χώρος όπου η γνώση, η εμπειρία και η τεχνολογία μοιράζονται, αποτελεί αναγκαιότητα του 21ου αιώνα και σε ελληνικό και σε διεθνές επίπεδο. Η εξέλιξη αυτή αντικατοπτρίζεται στις επιλογές διακοσμητικών λύσεων και παρουσιάζεται ως ασυνήθιστους χώρους εργασίας, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να αισθάνονται σαν στο σπίτι τους, προγραμματισμένοι με πιο άνετα προϊόντα, χρησιμοποιώντας φυσικά θέματα. Δεδομένου ότι η διαμόρφωση του εργασιακού χώρου επηρεάζει την αφοσίωση των εργαζομένων, τα προϊόντα που χρησιμοποιούνται πλέον στους χώρους αυτούς είναι όλο και περισσότερο παρόμοια με τα έπιπλα στο σπίτι. Στον εσωτερικό σχεδιασμό των γραφείων, οι ξύλινες λεπτομέρειες, ρετρό σχέδια, μαλακά υφάσματα, γήινα χρώματα επιλέγονται για τα προϊόντα αντί για σκούρα χρώματα και τεχνητά δέρματα που χρησιμοποιούνταν κυρίαρχα στο παρελθόν».

Ο Π. Κούζης επισημαίνει: Ο εργασιακός χώρος βρίσκεται τα τελευταία χρόνια σε μία δυναμική αλλαγών, την σημαντικότερη των τελευταίων 100 χρόνων. Είναι η πρώτη φορά, ίσως, που ο σχεδιασμός του εργασιακού περιβάλλοντος συμβαδίζει με την τεχνολογία και παράλληλα προσφέρει τις συνθήκες για να ικανοποιήσει τις ανάγκες ευεξίας του ανθρώπου. Ίσως γιατί είναι η πρώτη φορά που ο άνθρωπος παίρνει τη θέση που του αρμόζει σ’ αυτό που ονομάζουμε εργασιακό περιβάλλον και οι εταιρείες αντιλαμβάνονται την αξία της άνθρωπο-κεντρικότητας του χώρου τους. Σε διεθνές επίπεδο ο εργασιακός χώρος έχει πλέον καθιερωθεί ως ανοικτός (open plan) και υποστηρίζει σε μεγάλο βαθμό την συνεργασία ανάμεσα στους συναδέλφους, προσφέροντας ταυτόχρονα προσωπικούς (private) χώρους για συγκεντρωμένη (focused) εργασία και ηρεμία. Στην Ελλάδα υπάρχει ακόμη προκατάληψη για τον ανοικτό εργασιακό χώρο και αυτό λόγο κακών εφαρμογών στο πρόσφατο παρελθόν. Ο σχεδιασμός ανοικτών εργασιακών χώρων προϋποθέτει πολύ σοβαρή έρευνα ως προς τον τρόπο λειτουργίας ενός οργανισμού αλλά, κυρίως, ως προς τους εναλλακτικούς χώρους που θα πλαισιώνουν τον ανοικτό εργασιακό χώρο, έτσι ώστε ο εργαζόμενος να έχει επιλογές για το που και πως θα εργαστεί».

Μπορεί μια αναδιοργάνωση του χώρου εργασίας να ενθαρρύνει τη μεγαλύτερη συνεργασία και την αποτελεσματική ανταλλαγή των ιδεών; Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα συμπτώματα ενός ελλιπούς, από πλευράς σχεδίασης, γραφείου; Και πόσο κάτι τέτοιο σπουδαιολογείται στην απόφαση για την αποδοχή μιας θέσης εργασίας; Σε σχετική έρευνα από τις εταιρείες Robert Walters και The Property Group αναδείχθηκαν στοιχεία για το πώς οι χώροι εργασίας επηρεάζουν τους εργαζομένους, την παραγωγικότητά τους και την αφοσίωση στην επιχείρηση.

Περίπου οι μισοί από τους εργαζόμενους (45%) προτιμούν τα γραφεία ανοικτού σχεδίου με τουλάχιστον κάποια μορφή διαχωρισμού, δείχνει η έρευνα. Μόνο ένας στους δέκα (11%) θα επιλέξει εντελώς κλειστούς χώρους και ακόμη λιγότερο (7%) θέλουν το γραφείο τους να είναι εντελώς ανοιχτό. Ωστόσο, σχεδόν τέσσερις στους δέκα (37%) θα συνδύαζαν αυτά τα χαρακτηριστικά σε διάφορα μέρη του περιβάλλοντος εργασίας τους (σχεδ.1).

Αυτά τα αποτελέσματα συνάδουν με κοινά σχέδια του χώρου εργασίας. Το 40% των εργαζομένων απασχολείται είτε σε ανοικτό είτε σε κυψελοειδές περιβάλλον.

Οι επαγγελματίες της γενιάς Y (ηλικίας 20-34 ετών) έχουν περισσότερες πιθανότητες να προτιμούν γραφεία με ανοιχτό σχέδιο από τους Baby Boomers (ηλικίας 51-69 ετών) ή εκείνους από τη Generation X (ηλικίας 35-50 ετών), για παράδειγμα.

Επιπλέον, οι γυναίκες είναι δυο φορές πιο πιθανό να είναι δυσαρεστημένες με το υπάρχον σχέδιο χώρου εργασίας τους από τους άνδρες, ένας σημαντικός παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη, καθώς οι εταιρείες προσπαθούν όλο και περισσότερο να προσελκύσουν γυναίκες επαγγελματίες. Είναι ενδιαφέρον ότι οι επαγγελματίες που εργάζονται σε οργανισμούς με περισσότερους από 200 εργαζόμενους είναι πιο πιθανό να προτιμούν ανοιχτά γραφεία (56%) απ’ ότι σε οργανισμούς με 20 – 199 (43%) ή έως 20 εργαζόμενους (25%).

Ορισμένοι επαγγελματίες ανέφεραν χώρους συγκέντρωσης και συνεργασίας (28%), ιδιωτικούς χώρους για εστιασμένη εργασία (30%) και τον οπτικό διαχωρισμό για την αποφυγή περισπασμών (30%) ως σημαντικότερους παράγοντες για την παραγωγικότητά τους, γεγονός που υποδηλώνει ότι η ποικιλία στα σχέδια γραφείων δημιουργεί ένα πιο ικανοποιημένο ανθρώπινο δυναμικό.

Μεταξύ των δυσαρεστημένων ή των πολύ δυσαρεστημένων με τον σχεδιασμό του χώρου εργασίας τους, η πιο διαδεδομένη ανησυχία ήταν η έλλειψη ιδιωτικού χώρου (43%) για να τους επιτρέψει να συγκεντρωθούν. Η επόμενη πιο κοινή ανησυχία – η ανάγκη για περισσότερη ακουστική κατανομή (29%) – δείχνει ότι οι εργαζόμενοι είναι περισσότερο δυσαρεστημένοι με την αδυναμία του γραφείου τους να τους απομονώσει από περισπασμούς. Σχεδόν καθολικά, το 97% αυτής της ομάδα λέει ότι ο υπάρχων σχεδιασμός του χώρου εργασίας αποστραγγίζει την ικανότητά του να εστιάζει, με σχεδόν το ήμισυ (46%) να περιγράφει ότι επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την παραγωγικότητά του. Η έρευνα διαπίστωσε ότι το άγχος και το χαμηλό ηθικό είναι τα πιο πιθανά αποτελέσματα του κακού σχεδιασμού χώρου εργασίας για τους επαγγελματίες της γενιάς Y, ενώ τα άτομα από τα Generation X και οι Baby Boomers συνήθως λένε ότι αυτό έχει ως αποτέλεσμα προβλήματα συγκέντρωσης.

Η ηλικία κάνει, επίσης, τη διαφορά στην δυσαρέσκεια αναφορικά με τον σχεδιασμό του χώρου εργασίας. Το 33% από αυτούς που ανήκουν στην Generation Υ θέλει περισσότερους χώρους για συνεργασία με συναδέλφους, σε σύγκριση με το 26% των επαγγελματιών της Generation X και το 21% των Baby Boomers.

CASE STUDY
REDESIGNING THE WORKPLACE

    Ματίνα Χατζηπαύλου
    Senior HR Manager Microsoft,
    Central & Eastern Europe

O εργασιακός χώρος και η κουλτούρα που αντανακλά αποτελεί ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μιας επιχείρησης και βασικό παράγοντα προσέλκυσης ταλέντων, δέσμευσης, αλλά και ικανοποίησης των εργαζομένων.

Tα τελευταία χρόνια, παρατηρούμε αλλαγή στη σύνθεση του ανθρώπινου δυναμικού καθώς οι νέες γενιές που εισέρχονται στην αγορά εργασίας έχουν μεγαλώσει με την τεχνολογία (digital natives), προσδίδοντας στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον χαρακτηριστικά όπως ευελιξία, καινοτομία, ταχύτητα και ανάγκη για τα πιο σύγχρονα εργαλεία τεχνολογίας έτσι ώστε να γίνουν τα παραπάνω εφικτά.

Mια πρόσφατη έρευνα της Microsoft σε συνεργασία με το London Business School, αποκαλύπτει ότι εταιρείες οι οποίες κρίθηκαν ως έχουσες «κουλτούρα καινοτομίας» – οι οποίες δηλαδή ενθαρρύνουν και υποστηρίζουν τις καινούριες ιδέες – είχαν διπλάσια πιθανότητα επίτευξης διψήφιου ποσοστού ανάπτυξης, ενώ ταυτόχρονα οι επιχειρήσεις αυτές κερδίζουν και στον «πόλεμο των ταλέντων»: η πλειοψηφία των εργαζομένων (το 86%) σε αυτούς τους οργανισμούς σχεδιάζουν να παραμείνουν στην εργασία τους, σε αντίθεση με το 75% των εργαζομένων σε εταιρείες οι οποίες έχουν κουλτούρα λιγότερο εστιασμένη στην καινοτομία.

Την ίδια στιγμή, ολοένα και περισσότερες εταιρείες προσφέρουν ευέλικτες μορφές εργασίας, όπως η δυνατότητα εργασίας από το σπίτι, εφόσον η ανάγκη για φυσική παρουσία στο γραφείο δεν υφίσταται πια λόγω της εξέλιξης της τεχνολογίας. Και αυτό είναι κάτι το οποίο αξιοποιήσαμε στο έπακρο, στη Microsoft, οδηγώντας σε μείωση των απαιτήσεων του χώρου γραφείων. Αυτό μας έδωσε τη δυνατότητα για την εκμετάλλευση των κτηριακών εγκαταστάσεων δημιουργώντας χώρους open plan που ευνοούν τη συνεργασία και τη δυναμική αλληλεπίδραση ομάδων, hubs για brainstorming με στόχο τη γέννηση νέων ιδεών, χώρους για αναψυχή, κ.ά. Οι χώροι αυτοί ταυτόχρονα μειώνουν τις «κάθετες δομές» εντός της εταιρείας, κάτι που οι νέοι εργαζόμενοι αγκαλιάζουν ιδιαίτερα.

Ένα σύγχρονο περιβάλλον εργασίας με τα παραπάνω χαρακτηριστικά, θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να δουλέψουν εστιάζοντας όλη τους την προσοχή και ενέργεια στη εργασία που κάνουν, χωρίς αναποτελεσματικές συναντήσεις και διακοπές. Η δημιουργία focus rooms για συγκέντρωση και ιδιωτικές συζητήσεις αλλά και υιοθέτηση συγκεκριμένων κανόνων σε σχέση με τον χρόνο και τη διεξαγωγή των εταιρικών meetings – με διάρκεια χαμηλότερης της 1 ώρας- μπορούν να βοηθήσουν προς αυτή την κατεύθυνση.

Άλλη μία σύγχρονη τάση, είναι η έμφαση στην ευζωία των εργαζομένων. Η Microsoft πρόσφατα υιοθέτησε το πρόγραμμα «Be Well» με μότο: «Your wellbeing isn’t extra, it’s essential», περιλαμβάνοντας προγράμματα, δραστηριότητες και παροχές που στοχεύουν στη διατήρηση της υγείας και ευεξίας των ανθρώπων μας, του μυαλού και του σώματος, ακόμα και εν μέσω απαιτητικών υποχρεώσεων.

Κλείνοντας, όσο καινοτόμο και σύγχρονο και αν είναι ένα εργασιακό περιβάλλον δεν μπορεί να είναι, κατά τη γνώμη μου, αποτελεσματικό αν δεν προσκαλεί και αν δεν αγκαλιάζει τη διαφορετικότητα. Είναι πολύ σημαντικό ο καθένας και η καθεμία από εμάς να αισθάνεται άνετα, να εκφράζεται ελεύθερα και να απολαμβάνει τον σεβασμό και την εμπιστοσύνη των συναδέλφων του. Μόνο έτσι μπορούν τα ταλέντα να ανθίσουν, μόνο έτσι μπορούν οι άνθρωποι να εξελιχθούν ουσιαστικά μέσα στο εργασιακό τους περιβάλλον.

CASE STUDY
REDESIGNING THE WORKPLACE @ ΟΠΑΠ

    Πία Καϊκτσάκη
    Facilities Management Director,
    Ομάδα People του ΟΠΑΠ

Η σταθερή δέσμευσή μας τα τελευταία χρόνια στην Ανάπτυξη των Ανθρώπων του ΟΠΑΠ έχει συμβάλλει στη συνεχή αναβάθμιση του εργασιακού μας περιβάλλοντος. Με την μετεγκατάσταση των κεντρικών γραφείων του ΟΠΑΠ, το 2016, σε νεόδμητο ιδιόκτητο κτίριο, ο εσωτερικός χώρος του κτιρίου διαμορφώθηκε εξ’ αρχής και η εταιρεία επένδυσε προκειμένου να παρέχει ένα σύγχρονο, ασφαλές και φιλικό περιβάλλον εργασίας στους εργαζόμενούς της με όλες τις ανέσεις και νέο γραφειακό και λοιπό εξοπλισμό. Σύμφωνα με τις ανάγκες που προκύπτουν, προχωράμε συνεχώς στην αναδιαμόρφωση των εσωτερικών μας χώρων, ώστε αφενός να επιτυγχάνεται η μέγιστη εκμετάλλευση των χώρων και αφετέρου να προωθείται το ομαδικό κλίμα και η συνεργασία, δημιουργώντας ένα περιβάλλον με υψηλή αισθητική και εργονομία. Ταυτόχρονα, τα γραφεία μας είναι σχεδιασμένα σύμφωνα με τα υψηλότερα πρότυπα ασφάλειας. Κάθε όροφος έχει ξεχωριστό χαρακτήρα, δημιουργώντας ευχάριστη εναλλαγή χρωμάτων. Oι αίθουσες συναντήσεων, με διαφορετική θεματολογία, διακόσμηση και μέγεθος η κάθε μία, καλύπτουν ακόμα και την ανάγκη σύντομων συναντήσεων με τις αίθουσες χωρίς καρέκλες, ενώ έχουν διαμορφωθεί και open space συνεργατικοί χώροι με έμφαση στη δημιουργικότητα, τη δικτύωση και τη συνεργασία. Επίσης, υπάρχουν πλήρως εξοπλισμένες κουζίνες σε κάθε όροφο για να μπορούν οι εργαζόμενοι να απολαμβάνουν τα γεύματα τους σε ένα υγιεινό και ευχάριστο περιβάλλον.

Έχουν σχεδιαστεί ειδικές περιοχές χαλάρωσης και αναψυχής (relaxation areas) στους ορόφους του κτιρίου, με τηλεοράσεις και τηλεφωνικούς θαλάμους , εξωτερικοί χώροι πρασίνου και το εντυπωσιακό roof garden «Sky» που έχουν μουσική υπόκρουση και ενδείκνυνται για μικρά διαλείμματα από την εργασία.

Στο ισόγειο του κτιρίου βρίσκεται το μοντέρνα διακοσμημένο εστιατόριο της εταιρείας, χωρητικότητας 150 επισκεπτών, το οποίο προσφέρει καθημερινά υψηλής ποιότητας φαγητό σε προνομιακές τιμές, δημιουργώντας έναν χώρο επικοινωνίας και χαλάρωσης, με οθόνες για προβολή αγώνων και παιχνιδιών.

Στο ισόγειο λειτουργεί καθημερινά το γυμναστήριο της εταιρείας, εξοπλισμένο με σύγχρονα όργανα γυμναστικής, όπου μπορούν να συμμετέχουν όλοι οι εργαζόμενοι, χωρίς κόστος, υπό την καθοδήγηση δύο γυμναστών. Παράλληλα, πραγματοποιούνται εβδομαδιαία Yoga Sessions σε διαμορφωμένο χώρο του κτιρίου από πιστοποιημένη yoga instructor.

Επίσης, υπάρχει χώρος για αντισφαίριση (ping pong) και ποδοσφαιράκι, ενώ σε χώρο ακριβώς δίπλα από το κεντρικό κτίριο, η εταιρεία διαμόρφωσε γήπεδο καλαθοσφαίρισης, ως μία επιπλέον επιλογή για εργαζόμενους που επιθυμούν να αθληθούν πριν ή μετά το τέλος της εργασίας τους. Ο χώρος αυτός χρησιμοποιείται και για μία σειρά αθλητικών και ψυχαγωγικών εσωτερικών ενεργοποιήσεων, όπως εσωτερικό τουρνουά μπάσκετ και πρωτάθλημα ποδοσφαίρου. Μέσα από ένα πλάνο ενεργειών και βέλτιστων πρακτικών -που προάγουν την υγεία, την ασφάλεια και την ευεξία στην εργασία- προσφέρουμε μια συναρπαστική εμπειρία για κάθε εργαζόμενο, συνεχίζοντας, έτσι, να αναβαθμίζουμε το σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον του ΟΠΑΠ.