Αν και υπάρχουν πολλοί λόγοι για την επιλογή του outsourcing μίας ή περισσότερων διαδικασιών διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, κανένας δεν είναι πιο ισχυρός από το επιχείρημα ότι οι εξωτερικοί συνεργάτες-πάροχοι παραδίδουν βέλτιστες πρακτικές HRM.

Το καλύτερο και out of the box λογισμικό HRM μπορεί να επιφέρει κάποιες βέλτιστες πρακτικές σε επιχειρηματικές λειτουργίες, διαχείριση δεδομένων, κανονιστικές αναφορές ακόμα και αξιόλογη καθοδήγηση και περιεχόμενο σχετικά με τις στρατηγικές διαδικασίες HRM. Αλλά κανένα λογισμικό δεν μπορεί να προσφέρει βέλτιστες πρακτικές σε κάποιες λειτουργίες που έχουν πραγματική σημασία.

Για παράδειγμα, κανένα λογισμικό δεν μπορεί να προτείνει το προφίλ αλλά και τα απαραίτητα εργαλεία αξιολόγησης που θα οδηγήσουν στον ιδανικό υποψήφιο για μία θέση, ούτε ένα πλάνο αμοιβών που μπορεί να κινητοποιήσει τους εργαζόμενους στις πωλήσεις. Αν δεν έχετε αποδεδειγμένα ανταγωνιστικό μοντέλο για τις θέσεις «κλειδιά» δεν μπορείτε να έχετε ανταγωνιστικές κεντρικές λειτουργίες HRM, ανεξάρτητα από το πόσο καλό είναι το λογισμικό που χρησιμοποιείτε.

Ωστόσο, ένα εξαιρετικό λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να βοηθήσει πραγματικά όσους γνωρίζουν πώς οι βέλτιστες πρακτικές εκτελούνται αποτελεσματικά και μάλιστα φροντίζουν να τις αξιοποιούν όλοι οι εργαζόμενοι. Στα συστήματα HRM υπάρχουν τρεις τύποι πρακτικών που υπαγορεύουν τη διαδικασία ή την πρακτική βελτίωση μέσω αυτοματισμού, outsourcing, ανασχεδιασμό των διαδικασιών κ.ά. και μπορούν να επιφέρουν σημαντικά επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Αποκαλώ αυτούς τους τρεις τύπους πρακτικών ως εξής: η διαδικασία του «κεφαλαίου P», η διαδικασία του «πεζού p» και η διαδικασία των «επιχειρηματικών κανόνων». Όταν αναφερόμαστε σε βέλτιστες πρακτικές πρέπει, αφενός, να είμαστε ξεκάθαροι αναφορικά με το για ποιον από τους τρεις τύπους μιλάμε αλλά και αφετέρου να αντιλαμβανόμαστε το διαφορετικό αντίκτυπο που έχουν στα επιχειρηματικά αποτελέσματα.

Διαδικασία «Κεφαλαίο P»
Οι διαδικασίες «κεφαλαίου P» περιλαμβάνουν τον αρχικό σχεδιασμό ενός συστήματος HRM κάποιου οργανισμού. Σε ποιο βαθμό υπάρχει μια γενική προσέγγιση επάρκειας των HRM διαδικασιών; Ποια είναι η προσέγγιση των μοντέλων επάρκειας; Και πώς καθορίζετε ποιος έχει κάποια επάρκεια και σε ποιον βαθμό; Σε ποιο βαθμό διαθέτετε μια ολοκληρωμένη προσέγγιση αμοιβών και παροχών; Ποια είναι η προσέγγιση για την ανάπτυξη της ηγεσίας και σε ποια αξιώματα σχετικά με τη μάθηση και την παροχή κινήτρων είναι βασισμένη; Πώς ενοποιείτε τα μοντέλα ικανοτήτων και προσέγγισης συμπεριφοράς για να αξιολογήσετε την επάρκεια που υπάρχει στη διαδικασία στελέχωσης;

Αυτά αποτελούν μερικά μόνο από τα βασικά ερωτήματα που διαμορφώνουν ολόκληρη την προσέγγιση ενός οργανισμού σχετικά με τις διαδικασίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού. Και εδώ ακριβώς μπορεί να βρεθεί το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα όταν αυτές οι διαδικασίες μπορούν να διαμορφωθούν ιδανικά για τον κάθε οργανισμό.

Αλλά δεν υπάρχει κανένα λογισμικό και κανένας πάροχος που να μπορεί να απαντήσει σε αυτά τα ερωτήματα. Στην καλύτερη περίπτωση ένα σύστημα HRM ή η πλατφόρμα του λογισμικού είναι αρκετά εύρωστα ώστε να υποστηρίξουν τις απαντήσεις που έχετε δώσει, τη διαδικασία του «κεφαλαίου P» που έχετε σχεδιάσει και τους επιχειρηματικούς κανόνες που χρειάζεστε, επί του παρόντος αλλά και στο μέλλον.


Διαδικασία «πεζό p»
Οι διαδικασίες «πεζού p» αποτελούν την πραγματική ροή εργασίας (περιλαμβάνει χειροκίνητα και αυτοματοποιημένα βήματα), που εμπλουτίζεται από κάποια προσωπικά γεγονότα (κάποιος εργαζόμενος απέκτησε παιδί), γεγονότα της εργασιακής ζωής (ένας manager πραγματοποιεί αξιολογήσεις για την απόδοση των εργαζομένων) αλλά και εξωτερικά γεγονότα (νέες νομοθετικές ρυθμίσεις).

Αυτά είναι τα γεγονότα που ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να υποστηρίζει. Δηλαδή, να μπορεί να παρέχει την υποδομή ώστε όλα αυτά να καταγράφονται, να αξιολογούνται, να αποθηκεύονται, να διαμοιράζονται κλπ.

Αυτή η παράμετρος είναι εξόχως σημαντική καθώς τα σημερινά Human Resources Management and Development Systems συνεπάγονται έναν πολύ μεγάλο βαθμό αυτοεξυπηρέτησης και για αυτό το λόγο αξιώνουν τον ανασχεδιασμό σχεδόν κάθε επιχειρηματικής δράσης-ξεκινώντας τη διαδικασία του «πεζού p». Τα καλύτερα τέτοιου τύπου λογισμικά προσφέρουν καλοσχεδιασμένες βέλτιστες πρακτικές για τη ροή εργασίας είτε αφορούν μία διαδικασία είτε πολλές. Το να εξετάσετε πώς ένα πάροχος λογισμικού HRM ή ένας εξωτερικός συνεργάτης εκτελεί ένα προκαθορισμένο σενάριο, είναι το «κλειδί» στην αξιολόγηση για το αν καλύπτονται οι επιχειρηματικές σας ανάγκες.

«Επιχειρηματικοί κανόνες»
Οι «επιχειρηματικοί κανόνες» είναι τα συγκεκριμένα κριτήρια καταλληλότητας για ένα πλάνο ιατρικής περίθαλψης, τον αριθμό των ωρών στη διάρκεια του χρόνου που για κάποιες κατηγορίες εργαζομένων θεωρούνται πλήρης απασχόληση, τον ακριβή τρόπο υπολογισμού των κινήτρων που αφορούν τις πωλήσεις, το χρόνο που έχει περάσει μέχρι την ανάληψη καθηκόντων προϊσταμένου και το χρόνο ολοκλήρωσης της εκπαίδευσής του καθώς και τις ερωτήσεις που μπορεί να μην κάνετε σε κάποιον που αναζητά εργασία σε μια δεδομένη φάση.

Αφορούν τις αποφάσεις που λαμβάνουμε για την αξιοποίηση και προώθηση των ταλέντων του υπάρχοντος ανθρώπινου δυναμικού ή την απόφαση για την πρόσληψη κάποιου.

Ένας εξωτερικός πάροχος ή ένας σύμβουλος μπορεί να αμφισβητεί το γεγονός ότι οι επιχειρηματικοί κανόνες ενός πελάτη είναι πιο πολύπλοκοι και σύνθετοι από ότι μπορούν να δικαιολογήσουν οι επιχειρηματικές απαιτήσεις του πελάτη και μπορεί να επιμένει είτε στην απλοποίησή τους είτε να αξιώσει υψηλότερο κόστος για τις υπηρεσίες του. Αλλά κανένας πάροχος δεν δίνει εγγυήσεις για αυτούς τους επιχειρηματικούς κανόνες και πολύ περισσότερο ποιοι επιχειρηματικοί κανόνες αποτελούν τη βέλτιστη πρακτική για κάποιον πελάτη, σε μια συγκεκριμένη στιγμή και σε μια συγκεκριμένη κατάσταση.

Ακόμα και ένας πάροχος που προσφέρει ένα ολοκληρωμένο HRMBPO και διαθέτει ισχυρές δυνατότητες συμβουλευτικής σε θέματα HRM αλλά και ένα σύστημα που μπορεί να παραδώσει επιχειρηματικούς κανόνες, το καλύτερο που αυτός ο πάροχος μπορεί να κάνει είναι να βοηθήσει τον πελάτη να καθορίσει ποιους επιχειρηματικούς κανόνες-ιδανικά ένα πιο απλό και πιο συνετό σύνολο- θα εξυπηρετήσει καλύτερα τον πελάτη. Αλλά αυτό είναι προϊόν δουλειάς ενός συμβούλου και όχι ενός παρόχου outsourcing.

Η διαδικασία «κεφαλαίου P» υπερβαίνει τα αυτοματοποιημένα συστατικά ενός συστήματος HRM, ώστε να περιλαμβάνει στρατηγικές, σχεδιασμό ενός οργανισμού, επιχειρηματικά αποτελέσματα και πολιτικές κ.λπ., που αποτελούν την ουσία των επιχειρηματικών συστημάτων HRM και για αυτό διαμορφώνουν όλες τις διαδικασίες HRM («κεφαλαίο P» και «πεζού p») αλλά και τους επιχειρηματικούς κανόνες.

Ενώ το λογισμικό HRM αναφέρεται σε διαδικασίες όπως η διαχείριση καριέρας ή η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού, μπορεί να κάνει περισσότερα από μια οπτική marketing, «πεζού p» και δεδομένων από ότι μία οπτική σχεδιασμού «κεφαλαίου P».

Στην πραγματικότητα, προσφέρουν πολύ μικρή καθοδήγηση και λίγα εμπόδια για το πώς ένας οργανισμός επιλέγει να αναθέσει την αρμοδιότητα ή την ευθύνη για όλες τις διαδικασίες HRM, πώς ένας οργανισμός μετράει τα πραγματικά επιχειρηματικά αποτελέσματα αυτών των διαδικασιών και ποιος παίζει ποιον ρόλο σε αυτές τις διαδικασίες καθώς και τα βασικά πλάνα ή τις πρωτοβουλίες των επιχειρηματικών πρακτικών γύρω από τις οποίες αυτές οι διαδικασίες είναι σχεδιασμένες. Και πάλι μένετε με ένα λογισμικό ως σημαντικό στοιχείο ενδυνάμωσης, περιφερειακές δυνατότητες συστημάτων που παρέχουν πρόσθετη βοήθεια αλλά ο σχεδιασμός αυτών των διαδικασιών «κεφαλαίου P» αλλά και η εκτέλεσή τους παραμένουν ευθύνη του πελάτη, του τμήματος HR.

Κάθε οργανισμός πρέπει να δημιουργήσει ένα σύνολο επιχειρηματικών κανόνων, το οποίο διαμορφώνεται από τα επιχειρηματικά αποτελέσματα στα οποία πρέπει να συνεισφέρει, έχει την ελάχιστη δυνατή πολυπλοκότητα σε όλο το εύρος του οργανισμού και έχει σχεδιαστεί λαμβάνοντας υπόψη το HRM.

Τελικά υπάρχουν βέλτιστες πρακτικές στη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού και στα συστήματά της; Φυσικά! Και είναι λογικό ότι ένας ευυπόληπτος πάροχος λογισμικού θα προσφέρει βέλτιστες πρακτικές, ανεξάρτητα από το επίπεδο ανάπτυξης που βρίσκονται τα Human Resources Management and Development Systems του οργανισμού.

Και αποτελεί κοινό τόπο ότι τα HRMDS είναι απαραίτητα αλλά όχι μια απαραίτητη συνθήκη που διασφαλίζει βέλτιστες πρακτικές στο HRM. Για να επιτευχθούν αυτές θα πρέπει τα τμήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού, ανεξάρτητα από την υποστήριξη του εκάστοτε παρόχου, να επωμιστούν το δύσκολο έργο της διαδικασίας «κεφαλαίου P» και των επιχειρηματικών κανόνων, τόσο ως προς τον σχεδιασμό όσο και ως προς την υλοποίηση.


CV
Η Naomi Bloom είναι μια ανεξάρτητη ηγετική φωνή, μία σύμβουλος στρατηγικής τόσο σε επίπεδο επιχειρήσεων όσο και σε επίπεδο τεχνολογίας και έχει κερδίσει επάξια τον τίτλο της thought leader στον κλάδο που αφορά την τεχνολογία του HR και του Outsourcing. Στο παρελθόν έχει υπάρξει «φορέαs» αλλαγής και στρατηγικός coach παράδοσης συστημάτων HRM, για πολλές παγκοσμίου εμβέλειας επιχειρήσεις ενώ έχει λειτουργήσει και ως σύμβουλος σε επιχειρηματική στρατηγική αλλά και σχεδιασμού προϊόντων ή υπηρεσιών για αρκετές γενιές παρόχων λογισμικού HRM.

Η N. Bloom έχει δημιουργήσει το μόνο vendor-neutral HRM μοντέλο και αρχιτεκτονικής εφαρμογής «starter kits». Αυτή η πνευματική ιδιοκτησία έχει κατοχυρωθεί και έχει χρησιμοποιηθεί σε ολόκληρο τον κλάδο ενώ δεν αποτελεί απλά ένα state-of-the-art έργο αλλά και μια πολύτιμη βάση και έναν καθοριστικό οδηγό για πολλά από τα σημερινά μοντέλα HRM και την αρχιτεκτονική λογισμικών.

Η N. Bloom είναι ένας δεινός συνήγορος της διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων και των συστήματα HRM, κατά βάση για την κοινότητα των τελικών χρηστών.
Μάλιστα, επικεντρώνεται κυρίως στις προκλήσεις που αντιμετωπίζει η ηγεσία του HR για την επίτευξη των επαναστατικών εξελίξεων στα αποτελέσματα της οργανωτικής απόδοσης, μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης του HR που επιτυγχάνεται με τη συνδρομή της τεχνολογίας.

Τα ερευνητικά ενδιαφέροντα της Naomi περιλαμβάνουν:
1. τα συστήματα HRM, τη συνεργασία, τις mobile υπηρεσίες, τα actionable analytics, το SOR και η ενοποίηση της διαχείρισης ταλέντων, για το πλήρες φάσμα των πρακτικών που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό και τη βελτίωση της επιχειρηματικής απόδοσης,
2. την αρχιτεκτονική και τα θεμέλια του επιχειρηματικού μοντέλου του HRM SaaS InFullBloom και HRM BPO,
3. τις βέλτιστες πρακτικές που εστιάζουν στα επιχειρηματικά αποτελέσματα, με επίκεντρο τις ικανότητες και τη στρατηγική διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων,
4. τις συμπεριφοριστικές και πολιτιστικές επιπτώσεις της κοινωνικής τεχνολογίας στο HRM και
5. την εισαγωγή της αυτοματοποιημένης νοημοσύνης στα συστήματα HRM.

Το πρώτο πτυχίο της N. Bloom είναι από το πανεπιστήμιο της Πενσυλβάνια και διαθέτει MBA από το Boston University.

Η Bloom & Wallace είναι η συμβουλευτική της εταιρεία που ιδρύθηκε το 1987. Διατηρεί με υποδειγματική συνέπεια το blog InFullBloom.us.