Γνωρίζετε πραγματικά γιατί οι υπάλληλοί σας αποχωρούν; Είναι ένα ερώτημα το οποίο εάν οι εταιρείες έθεταν πιο συχνά και συστηματικά θα είχαν καταφέρει όχι μόνο να συντηρήσουν ταλαντούχους επαγγελματίες, αλλά και να βελτιώσουν εταιρικές πρακτικές και πολιτικές ώστε να ενισχύσουν τα αδύνατά σημεία τους. Η συνέντευξη αποχώρησης ουσιαστικά παρέχει τη δυνατότητα μετατροπής μίας απώλειας σε ευκαιρία βελτίωσης.
Η συνέντευξη αποχώρησης, είναι η τελευταία τυπική συνάντηση που διεξάγεται μεταξύ του υπαλλήλου που αποχωρεί (είτε για λόγους συνταξιοδότησης, είτε γιατί μεταβαίνει σε νέο εργασιακό περιβάλλον) ή απολύεται, με το τμήμα Ανθρωπίνου Δυναμικού κατά κύριο λόγο. Όπως επιβεβαιώνει η πραγματικότητα, πρόκειται για μία συνέντευξη στην οποία δεν έχει αποδοθεί η σημασία που πρέπει, και συχνά βλέπουμε πως δεν προβλέπεται καν ούτε σαν διαδικαστική φάση από τις εταιρείες κατά την αποχώρηση ενός υπαλλήλου.
Θα μπορούσαμε να πούμε πως υπάρχει η δυνατότητα μέσω αυτής της συνέντευξης να μετατραπεί μία απώλεια σε ευκαιρία, και συγκεκριμένα ευκαιρία βελτίωσης. Ουσιαστικά, ο πραγματικός της ρόλος την αναγάγει σε μία στρατηγική ευκαιρία προκειμένου να συλλεγεί ειλικρινής ανατροφοδότηση για την εταιρική κουλτούρα και τις εργασιακές συνθήκες.
Ρόλοι και διαδικασία
Σχετικά με το ποιος πρέπει να τη διεξάγει, υποστηρίζεται ότι θα πρέπει να αποκλείεται ο άμεσος προϊστάμενος του αποχωρούντος, διότι έτσι μειώνεται η ελεύθερη και ειλικρινής έκφρασή του καθώς επίσης και η αξιοπιστία της διαδικασίας. Αυτό ενισχύεται και από το γεγονός ότι οι πληροφορίες που συλλέγονται ενδεχομένως να μην είναι αυθόρμητες και να φιλτράρονται προκειμένου να αποφευχθεί η δημιουργία έντασης μεταξύ των μερών. Επιπρόσθετα, ένας από τους συνηθέστερους λόγους αποχώρησης είναι ένας «κακός προϊστάμενος». Επομένως, δεν μπορεί να έχει προβάδισμα στην επιλογή μας σαν κατάλληλος φορέας διεξαγωγής.
Κρίνεται πως το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ενδείκνυται προκειμένου να διεξάγει τη συγκεκριμένη συνέντευξη διότι διαθέτει επαρκή πληροφόρηση για τον εκάστοτε εργαζόμενο αλλά και τεχνογνωσία για να υποστηρίξει τη ροή της συζήτησης και την ορθή διεξαγωγή της. Ο ρόλος του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού συνοψίζεται στο να κάνει μια κριτική αξιολόγηση των λεγομένων του εργαζομένου και να αξιοποιήσει τις πληροφορίες που θα συλλεχθούν, μετουσιώνοντάς τις σε πρακτικές βελτίωσης των οποιωνδήποτε ελαττωματικών σημείων. Ακόμη, σε πολλές περιπτώσεις η διαδικασία ανατίθεται σε κάποιο εξωτερικό σύμβουλο με εξειδίκευση στο συγκεκριμένο ζήτημα.
Ως ιδανική τοποθεσία για να πραγματοποιηθεί η διαδικασία αυτή, θεωρείται εκείνη που είναι μακριά από τους άμεσα προϊστάμενους ή συναδέλφους γιατί αυτό θα διασφαλίσει μια άνεση όσων αφορά την ειλικρινή και αυθόρμητη έκφραση των όσων επιθυμεί ο εργαζόμενος.
Πλαίσιο Διεξαγωγής
Το επόμενο στάδιο έχει να κάνει με τους τρόπους που μπορεί να διεξαχθεί η συγκεκριμένη συνέντευξη. Το πλαίσιο και ο τρόπος που πρέπει να δομηθεί, εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της εκάστοτε εταιρείας. Αρχικά, μπορεί να γίνει μέσω σχετικού ερωτηματολόγιου (ναι-όχι ή ερωτήσεις ανάπτυξης) που διανέμεται με περιεχόμενο και αφορά την εργασιακή σχέση, τον προϊστάμενο, τους συναδέλφους, το εργασιακό κλίμα και τα κίνητρα της αποχώρησης.
Εν συνεχεία, υπάρχει δυνατότητα να γίνει και τηλεφωνικά. Τέλος, μπορεί να γίνει πιο άμεσα με την παρουσία του ίδιου του εργαζομένου. Δίνεται έτσι η ευκαιρία στα εμπλεκόμενα μέλη να αποκτήσουν μια βαθύτερη οπτική για την εργασιακή σχέση που έληξε και να εντοπίσουν τα τρωτά της σημεία σε προσωπικό αλλά και επιχειρησιακό επίπεδο.
Στο σημείο αυτό αξίζει να τονίσουμε ότι το γενικότερο ύφος της συνέντευξης δεν θα πρέπει να είναι «ανακριτικό», αλλά ήρεμο και χαλαρό ώστε να δημιουργηθούν οι απαραίτητες προϋποθέσεις στον εργαζόμενο να εξωτερικεύσει ό,τι αφορά την επαγγελματική του ζωή στα πλαίσια της συνεργασίας του με τη συγκεκριμένη εταιρεία. Από την πλευρά του, ο εργαζόμενος καλό θα ήταν να είναι ήρεμος, ξεκάθαρος στη διατύπωση των απόψεών του και όσο το δυνατόν λιγότερο επικριτικός.
Αμφίπλευρα οφέλη
Αδιαμφισβήτητα, η συνέντευξη αποχώρησης εκτός από την εταιρεία φαίνεται να έχει ευεργετικά αποτελέσματα και για τον εργαζόμενο-αποδέκτη της, καθώς μέσω της εξωτερίκευσης πραγμάτων που μπορεί να μην τον ικανοποιούσαν απελευθερώνεται, αποβάλλει αρνητικά συναισθήματα και καθαρίζει κατά πολύ τη σκέψη του, μεταβαίνοντας έτσι στο νέο του εργασιακό περιβάλλον ή στη νέα κατάσταση που πρόκειται να αντιμετωπίσει ως «tabula rasa».
Όπως γίνεται άμεσα αντιληπτό, οι πληροφορίες που μπορεί να συγκεντρωθούν από μία συνέντευξη αποχώρησης είναι εξαιρετικά πολύτιμες και μπορούν να εκληφθούν σαν μια ευκαιρία μάθησης. Εκτός του ότι διευκρινίζονται σημαντικοί όροι της εργασιακής απασχόλησης και αν αυτοί ανταποκρίθηκαν στις προσδοκίες, αλλά και στις ανάγκες του εργαζομένου, κυρίως προσδιορίζεται το βασικό κίνητρο που οδήγησε στην αποχώρηση.
Περαιτέρω, η εταιρεία αποκτά επιπλέον γνώσεις σχετικές με τις δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση της εργασίας του αποχωρήσαντος και ο τελευταίος μπορεί να αποκαλύψει πράγματα που μπορεί να βελτιωθούν ενδοεταιρικά και ενδεχομένως να χρήζουν άμεσης αλλαγής. Αυτό, όσο ουτοπικό και αν ακούγεται μπορεί να αποτελέσει εναρκτήριο γεγονός για ουσιαστικές αναδιαρθρώσεις σε επίπεδο εταιρικών πρακτικών σχετικά με τους εργαζομένους.
Εργαλείο πληροφόρησης και ανάπτυξης
Εκείνο το οποίο οι εταιρείες δε μπορούν να παραγνωρίζουν είναι το γεγονός ότι δεν πρέπει να παραλείπουν από τις πρακτικές τους τη συνέντευξη αποχώρησης καθότι αποτελεί ένα πολύ αξιόλογο εργαλείο πληροφόρησης και κατ’ επέκταση ανάπτυξης. Η ύπαρξή της συνιστά μία ένδειξη «θετικής» εταιρικής κουλτούρας που σέβεται τους εργαζομένους της και τους αφουγκράζεται ακόμα και τη στιγμή του αποχωρισμού.
Επίσης, κάνοντας αυτό, η εταιρεία εκθέτει τον εαυτό της σε μία τρόπον τινά εποικοδομητική κριτική. Ανακαλύπτει τρόπους, ώστε να διορθώσει ελαττώματα και να διατηρεί ευχαριστημένους τους ανθρώπους της. Εκτός του ότι λαμβάνει ένα εκτενές feedback σε διάφορους τομείς, αποφεύγει και την αρνητική ή επιζήμια πολλές φορές κριτική που μπορεί να της γίνει, αν παραληφθεί τελείως αυτή η διαδικαστική φάση ή δεν διεξαχθεί σωστά και με σύνεση. Η συνέντευξη αυτή αποτελεί έναν εξαιρετικό καταλύτη που διευκολύνει την ανάθεση υπευθυνότητας σε εκείνους που τη θέτουν και αναγνωρίζει λάθη σε αυτήν τη σημαντική περιοχή της ανάπτυξης.