Ένα σημαντικό αίτημα των εργαζομένων στην Ελλάδα σήμερα, είναι η ύπαρξη κλίματος ασφάλειας σε όλα τα επίπεδα. Αυτό συμβάλλει στην επίτευξη υψηλότερης απόδοσης και στην εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης.

Δυστυχώς, το φαινόμενο που παρατηρείται σε μερίδα εργαζομένων και προβληματίζει πια αρκετούς εργοδότες στις μέρες μας, είναι η απώλεια ενδιαφέροντός τους για ποιοτική δουλειά, η οποία συχνά οφείλεται στη μείωση αποδοχών και την αβεβαιότητα από το ενδεχόμενο της απόλυσης. Ο εργαζόμενος που νιώθει ανασφαλής ενδέχεται – χωρίς ούτε ο ίδιος να το αντιλαμβάνεται- να λειτουργεί μηχανικά και χωρίς έμπνευση, να είναι επιρρεπής σε λάθη και αστοχίες που θα μπορούσαν να στοιχίσουν στον ίδιο και την επιχείρηση, ενώ είναι αμφίβολο ότι θα την υποστηρίξει, αν αυτή βρεθεί αντιμέτωπη με έκτακτες συνθήκες.

Η συστηματική καλλιέργεια της ατομικής ευθύνης και δέσμευσης του εργαζόμενου απέναντι στην επιχείρηση είναι σημαντικός παράγοντας για τη συνέχιση της ομαλής λειτουργίας της. Πολλές επιχειρήσεις στο εξωτερικό, δίνουν ιδιαίτερη βαρύτητα στη συστηματική εκπαίδευση υπαλλήλων και διοίκησης αναφορικά με την ενδυνάμωση του βαθμού ετοιμότητας και ανθεκτικότητάς τους σε προσωπικό- ψυχολογικό, αλλά και πρακτικό-λειτουργικό επίπεδο, με στόχο την αποτελεσματική αντιμετώπιση πιθανών εκτάκτων συνθηκών και κρίσεων, πάσης φύσεως. Συνήθως, αυτές οι πρακτικές εντάσσονται στο γενικότερο Σύστημα Διοίκησης Επιχειρησιακής Συνέχειας (Βusiness Continuity Management) που αυτές οι επιχειρήσεις εφαρμόζουν.

Έχει διαπιστωθεί ότι η συστηματική επιμόρφωση και εκπαίδευση των εργαζομένων στην έγκαιρη αναγνώριση και διαχείριση κινδύνων και απειλών διαμορφώνει κουλτούρα πρόληψης, η οποία σταδιακά ενσταλάζεται στο DNA του οργανισμού. Η αξία αυτής της εκπαίδευσης φαίνεται κυρίως σε δύσκολες περιστάσεις. Τότε, αποκαλύπτεται η ικανότητα προσαρμογής στις νέες συνθήκες και πάνω από όλα η ανθεκτικότητα του οργανισμού. Και αν κάποιος αντιτάξει ότι αυτά είναι χρήσιμα μεν για το εξωτερικό, αλλά είναι πολυτέλεια για την Ελλάδα κάτω από τις σημερινές συνθήκες ο αντίλογος είναι ο εξής: Αν όχι σήμερα, πότε;

Όταν λειτουργείς σε ένα περιβάλλον που δεν ξέρεις τι θα σου ξημερώσει, φρόντισε τουλάχιστον να αναγνωρίσεις ποια είναι τα ευαίσθητα σημεία σου και προφυλάξου στοιχειωδώς για να μην βυθισθείς αύτανδρος. Αρκεί να θυμηθούμε πρόσφατα σοβαρά απροσδόκητα συμβάντα επιχειρήσεων, των οποίων ο αντίκτυπος ήταν από «σημαντικός έως και μοιραίος» για τους εργαζόμενους και την επιχείρηση. Με άλλα λόγια, όλα εξαρτώνται από τη βούληση της επιχείρησης για θωράκιση απέναντι σε απειλές, ανεξαρτήτως μεγέθους και τύπου. Μια μικρότερη επιχείρηση σε σύγκριση με μια μεγαλύτερη, είναι σαφώς πιο εκτεθειμένη σε ρίσκα, αφού μπορεί να αποτελεί single point of failure. Άρα, αυτή πρέπει να μεριμνήσει ακόμη περισσότερο για τα θέματα που προαναφέραμε.

Με ίδια μέσα και με τις υπάρχουσες οργανωτικές δομές μπορεί να αναπτύξει και να υλοποιήσει σταδιακά ένα Σύστημα Επιχειρησιακής Συνέχειας (ΣΕΣ), τμήμα του οποίου είναι η ενημέρωση και εκπαίδευση του προσωπικού στην αντιμετώπιση εκτάκτων συνθηκών και κρίσεων. Καταλύτης της επιτυχίας του ΣΕΣ είναι οι εργαζόμενοι: αυτοί είναι ο «στρατός» της επιχείρησης. Όπως τους εκπαιδεύσεις, θα ανταποκριθούν στη μάχη.

Με το ξεκίνημα ενός τέτοιου προγράμματος, παρουσιάζονται μια σειρά από οργανωτικά ζητήματα. Η επιλογή των κατάλληλων ανθρώπων σε θέσεις «κλειδιά» και των αντικαταστατών τους, και η κατανομή λειτουργικών ρόλων σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης συμβάντων, διαχείρισης κρίσεων αλλά και της ανάκαμψης των κρίσιμων λειτουργιών, είναι από τα πρώτα θέματα που πρέπει να αντιμετωπισθούν. Γι’ αυτό καταρτίζονται σχετικές πολιτικές και διαδικασίες.

Με βάση την εμπειρία, οι περισσότεροι εργαζόμενοι οφείλουν να γνωρίζουν έγκαιρα το ρόλο τους, καθώς επίσης σε ποιό επίπεδο του σχεδιασμού ή της υλοποίησης του προγράμματος εμπλέκονται. Η συμμετοχή των εργαζόμενων / ομάδων στα επίπεδα σχεδιασμού και υλοποίησης ενός πλάνου Ε.Σ. μπορεί να εξασφαλίσει εξαιρετικές ιδέες και αποτελεσματικές λύσεις. Στην ερώτηση ποιος θα έπρεπε να αναλάβει το ρόλο leader στο Πρόγραμμα Ε.Σ. η απάντηση είναι ξεκάθαρη: κάποιος που έχει σφαιρική εικόνα της εταιρείας, διατηρεί καλές σχέσεις με τους εργαζόμενους, έχει επικοινωνιακές ικανότητες, μπορεί να επηρεάζει, να αποφασίζει και επιπλέον είναι σε θέση να λειτουργεί σε καθεστώς πίεσης.

Στην Ε.Σ. δεν έχουμε να αντιμετωπίσουμε Contingency Plans. Αυτά εντάσσονται σε καθεστώς Business as usual. Αντίθετα, εδώ αναφερόμαστε σε γεγονότα, των οποίων η έκβαση είναι άγνωστη. Με αυτή την αβεβαιότητα καλούμαστε να αναμετρηθούμε. Στόχος είναι να μπορέσουμε να πάρουμε την κατάσταση στα χέρια μας, όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Αυτό περιμένουν τα ενδιαφερόμενα μέρη από εμάς: πελάτες, μέτοχοι, προμηθευτές, κοινή γνώμη. Εκεί κρινόμαστε. Είναι λοιπόν, αναγκαίο, όλοι στην εταιρεία να είναι από πριν εκπαιδευμένοι στο πώς θα κινηθούν συντεταγμένα και μεθοδικά την κρίσιμη στιγμή.

Κατά τη διάρκεια της αποκατάστασης μετά από ένα μεγάλο συμβάν ο οργανισμός πιθανόν να αναγκαστεί να λειτουργήσει για μεγαλύτερο διάστημα κάτω από πρωτόγνωρες συνθήκες. Για παράδειγμα, μετά από φωτιά στα κτίρια μιας επιχείρησης, η Διοίκηση, οι ομάδες Επιχειρησιακής Συνέχειας, άλλα και εργαζόμενοι κλήθηκαν να εργασθούν για ένα διάστημα σε διαφορετικούς, εναλλακτικούς, χώρους εργασίας. Ευτυχώς, η εταιρεία είχε συμπεριλάβει ήδη στη φάση του σχεδιασμού των πλάνων ανάκαμψης, όλα τα ενδεχόμενα και είχε μελετήσει και καταλήξει σε πρακτικές λύσεις.

Σε αντίθετη περίπτωση, είναι αμφίβολο αν θα μπορούσε να ανακάμψει και να επανέλθει σύντομα σε κανονική ροή εργασίας. Στη φάση της ανάκαμψης, ένα από τα σημαντικά ζητήματα που ενδέχεται να αντιμετωπίσουν η Ομάδα Ε.Σ. και η Διοίκηση, είναι η πιθανότητα άρνησης μερίδας εργαζομένων να συμμετέχουν ενεργά ακόμα και αν έχουν πολύ σημαντικό ρόλο να επιτελέσουν. Για παράδειγμα, σε περίπτωση σοβαρού σεισμού, πόσο σίγουρη είναι η Διοίκηση ότι οι εργαζόμενοι ή και τα μέλη της Ομάδας Επιχειρησιακής Συνέχειας θα υπερασπισθούν την επιχείρηση και δεν θα τρέξουν στην οικογένειά τους για να τη βοηθήσουν;

Για όλους αυτούς τους λόγους και ακόμη περισσότερους, θα πρέπει να προβλέπονται όλες οι παράμετροι που θα συμβάλουν στην ομαλή υλοποίηση του σχεδίου ανάκαμψης μετά από καταστροφή. Ενδεικτικά αναφέρονται: Εναλλακτικοί χώροι και τρόποι εργασίας, εναλλακτικοί τρόποι επικοινωνίας, συγκεκριμένοι ρόλοι και αρμοδιότητες των ομάδων καθώς και πρόβλεψη αντικαταστατών τους, testing των πλάνων ανάκαμψης (simulation exercises), συγκεκριμένος προϋπολογισμός για επιπλέον ώρες εργασίας και σίτισης, διαδικασίες οικονομικών αλλαγών, συνεχείς εκπαιδεύσεις σε θέματα επιχειρησιακής συνέχειας και ενέργειες εταιρικής υπευθυνότητας για το προσωπικό που έχει πληγεί από το συμβάν.

Η προετοιμασία του προσωπικού ώστε να ανταπεξέλθει σε ένα απρόβλεπτο γεγονός και να συνεχίσει την εργασία του κάτω από μη συνηθισμένες συνθήκες συνεπάγεται εκπαίδευση, ενημέρωση και, ευαισθητοποίηση. Όσο καλύτερη η κατανόηση της αξίας και σημασίας της Ε.Σ., τόσο μεγαλύτερη η πιθανότητα επιτυχίας της μέσα στον οργανισμό. Ανάλογα με τις ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις του οργανισμού, θα πρέπει να μελετηθούν οι τρόποι και τα μέσα επικοινωνίας για την προσέγγιση των εργαζομένων και των ομάδων, έτσι ώστε αυτοί να λάβουν τα σωστά μηνύματα και να υπάρξει ανατροφοδότηση.

Αποτελέσματα θα πρέπει να αναμένονται, εφόσον σχεδιασθεί και υλοποιηθεί ένα ολοκληρωμένο πλάνο που θα χαρακτηρίζεται από συνέπεια και συνέχεια. Ενδεικτικά ένα τέτοιο πλάνο περιλαμβάνει ενέργειες, όπως: Τακτικές ενημερώσεις όλων των εργαζομένων σε θέματα προετοιμασίας Ε.Σ. στην επιχείρηση, αλλά και στο σπίτι τους, τακτικές εκπαιδεύσεις των ομάδων Ε.Σ. για το πώς θα διαχειριστούν ένα συμβάν, ποιοι θα πρέπει να ενημερωθούν, ποια πλάνα θα τεθούν σε λειτουργία και με ποια σειρά και μάλιστα με τη συμμετοχή της Διοικητικής και Ελεγκτικής Ομάδας ακόμα και κρίσιμων προμηθευτών, ημερίδες με καλεσμένους εκπροσώπους εταιρειών που έχουν διαχειριστεί αντίστοιχα συμβάντα, προγράμματα e-learning, Newsletters, teasers, με θέματα και οδηγίες για την επιχειρησιακή συνέχεια κ.ά.

Αξίζει να επισημανθεί ότι κάθε φάση του κύκλου ζωής της Επιχειρησιακής Συνέχειας που ολοκληρώνεται, συμβάλλει στην κατανόηση και ανάπτυξη κουλτούρας Επιχειρησιακής Συνέχειας. Σημαντικό παράγοντα για τη δημιουργία κουλτούρας ενός οργανισμού, αποτελεί η φάση προετοιμασίας για την Πιστοποίησή του. Όλες οι ενέργειες και διαδικασίες που οδηγούν τον οργανισμό σε Πιστοποίηση, φέρνουν πιο κοντά τις μονάδες που εμπλέκονται, με κοινό στόχο την επιτυχή έκβαση του ελέγχου από τους ελεγκτές και την απόκτηση του Προτύπου. Όσο πιο στενά συνεργάζονται διαφορετικές μονάδες της επιχείρησης μεταξύ τους για την υλοποίηση ενός αποτελεσματικού πλάνου επιχειρησιακής συνέχειας, «γκρεμίζοντας προϋπάρχοντα silos», τόσο μεγαλύτερη η ευαισθητοποίηση και η ενδυνάμωση της κουλτούρας Επιχειρησιακής Συνέχειας στον οργανισμό.

Τι είναι η Επιχειρησιακή Συνέχεια
Η κεντρική ιδέα της Επιχειρησιακής Συνέχειας (ΕΣ) είναι απλή και περιλαμβάνει τον σχεδιασμό και την έγκαιρη προετοιμασία που πρέπει να έχει μια επιχείρηση προκειμένου να μπορεί να αντιμετωπίσει απρόοπτα γεγονότα, τα οποία θα μπορούσαν να διακόψουν απότομα τη συνέχιση της ομαλής λειτουργίας της, με απρόβλεπτες συνέπειες που θα ήταν σε θέση να απειλήσουν ακόμη και τη βιωσιμότητά της.

Η BOUSSIAS σε συνεργασία με την Fidel & Fortis διοργανώνουν στις 18 Φεβρουαρίου 2014 το 1st Business Continuity Management Forum. Το συνέδριο φιλοδοξεί να αποτελέσει το εφαλτήριο για τη σταδιακή υιοθέτηση μιας νέας αντίληψης γύρω από την Επιχειρησιακή Πρόληψη Και Συνέχεια στη χώρα μας και να συμβάλει στη συνειδητοποίηση όσων κατέχουν θέσεις ευθύνης, ότι η θωράκιση της επιχείρησης δεν είναι πολυτέλεια ή υπερβολή, αλλά αντίθετα αποτελεί επένδυση στη μελλοντική βιωσιμότητά της.