Η συνειδητοποίηση της ανάγκης αναβάθμισης του ρόλου της διεύθυνσης ανθρώπινου δυναμικού σε στρατηγικό συνεργάτη βρίσκει όλο και μεγαλύτερη απήχηση από τους οργανισμούς. Η αξιοποίηση των καινοτόμων τεχνολογικών λύσεων και των προσφερόμενων συστημάτων HR Management αποτελούν πολύτιμο συνοδοιπόρο προς το σκοπό αυτό.

Οι προκλήσεις με τις οποίες βρίσκονται αντιμέτωπες οι σύγχρονες επιχειρήσεις, η οικονομική αστάθεια και οι συνεχώς διαμορφούμενες νέες συνθήκες, επιβάλλουν την υιοθέτηση και εφαρμογή μίας ισχυρής στρατηγικής για τις Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού.

Η ανάγκη των επιχειρήσεων να έχουν άμεση και ακριβή πληροφόρηση σε δεδομένα που αφορούν τους ανθρώπους τους, να τα διαχειρίζονται και να τα αξιοποιούν σωστά, οδήγησαν στη δημιουργία τεχνολογικών εφαρμογών για τη Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού με τις οποίες παρέχεται μία ολοκληρωμένη εικόνα για τους ανθρώπους ενός οργανισμού, σε πραγματικό χρόνο.

Οι εταιρείες κατασκευής λογισμικών, αντιλαμβανόμενες αυτού του είδους τις ανάγκες των επιχειρήσεων και της αγοράς για ειδικά προγράμματα που βοηθούν στην επίλυση προβλημάτων του HR, σχεδίασαν και προσφέρουν ευέλικτα εργαλεία για το σκοπό αυτό.

Έτσι, η τεχνολογία συναντά τις ανάγκες και τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (HRMS) μπορούν να επιλύσουν πολλά από τα θέματα που απασχολούν τους HR managers. Όπως επισημάνθηκε και από τους συμμετέχοντες στο E-Learning & HRMS Forum, που διοργάνωσε τον περασμένο Ιούνιο το HR Professional και η BOUSSIAS, η τεχνολογία θεωρείται πλέον στρατηγικός εταίρος και τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού αυξάνουν την παραγωγικότητα, μειώνουν τα επιχειρηματικά κόστη και φέρνουν άμεσα αποτελέσματα στις επιδιώξεις του HR.

Όπως δηλώνει χαρακτηριστικά η Ζωή Δουζένη, Αντιπρόεδρος της Data Communication «οι εργαζόμενοι αποτελούν τον σημαντικότερο συντελεστή της επιχειρηματικής επιτυχίας. Τα Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού προσφέρουν το υπόβαθρο για την επίτευξη της άριστης οργάνωσης και λειτουργίας του Τμήματος HR και την υλοποίηση της πολιτικής προσωπικού. Διαχειρίζονται ολοκληρωμένα όλα τα στοιχεία που αφορούν στους εργαζόμενους, στην προσωπική και επαγγελματική τους εξέλιξη καθώς και στη μισθοδοσία τους».

Σχετικά με τις κυριότερες ανάγκες που οι εταιρείες επιθυμούν να καλύψουν μέσω των HRMS ο Κώστας Καδής, Διευθύνων Σύμβουλος της Cezanne Software Hellas αναφέρει: «Η διαχείριση της απόδοσης των εργαζομένων (Performance Management) είναι ψηλά στην ατζέντα καθώς ειδικά στην τρέχουσα δύσκολη οικονομική συγκυρία, οι επιχειρήσεις θέλουν να γνωρίζουν με ακρίβεια τα στοιχεία εκείνα που αφορούν την απόδοση του ανθρώπινου δυναμικού που απασχολούν για ευνόητους λόγους. Επίσης η κατάργηση της γραφειοκρατίας με την υλοποίηση συστήματος αυτοεξυπηρέτησης (Self Service) των εργαζομένων είναι ένα ακόμα ζητούμενο καθώς έχει άμεση επίπτωση στη βελτίωση του κόστους λειτουργίας τους».

Όροι και ερμηνείες
Τα HRMS είναι ένας γενικός όρος στον οποίο όμως περιλαμβάνεται ένα πλήθος υποσυστημάτων. Όταν αναφερόμαστε σε Συστήματα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού εννοούμε εξειδικευμένα συστήματα λογισμικού, που έχουν σκοπό να υποστηρίξουν με ευελιξία και αποτελεσματικότητα όλες τις εργασίες της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού, ώστε να μπορεί να ανταποκρίνεται ικανοποιητικά στις προσδοκίες των εσωτερικών και εξωτερικών της πελατών, δηλαδή εργαζομένων, διοίκησης και εξωτερικών συνεργατών. Βασικές προϋποθέσεις για να είναι ένα σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού αποτελεσματικό, είναι να είναι ολοκληρωμένο, να χαρακτηρίζεται από αξιοπιστία και να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της επιχείρησης.

Επιπλέον, οφείλει να είναι συμβατό με την ελληνική ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία αλλά και με τις ελληνικές επιχειρηματικές πρακτικές. Όπως υποστηρίζει η Ζ. Δουζένη «η αξιοπιστία ενός συστήματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού προσδιορίζεται από τη δυνατότητα άμεσης ανταπόκρισης στις εξελίξεις του εργασιακού περιβάλλοντος (εργατική νομοθεσία, συλλογικές συμβάσεις, επιχειρησιακές ανάγκες κλπ). Η παροχή ποιοτικού after sales support, η άμεση αποστολή στους πελάτες νέων εκδόσεων σε κάθε μεταβολή της νομοθεσίας και η συνεχής αναβάθμιση της παρεχόμενης από το λογισμικό λειτουργικότητας προσδιορίζουν την “αποτελεσματικότητα” του συστήματος».

Εκτός από τα HRMS, στο λεξιλόγιο των επιχειρήσεων, τα τελευταία χρόνια έχει εισαχθεί ο όρος HCM (Human Capital Management), ο οποίος χρησιμοποιείται σε αντικατάσταση του HRMS. Τα συστήματα HCM αποτελούν την εξέλιξη των συστημάτων HRM όχι τόσο σε επίπεδο λειτουργικότητας αλλά κυρίως ως προς τη στρατηγική τους υπόσταση.

Η διαφορά τους έγκειται στον τρόπο προσέγγισης, καθώς ένα σύστημα HRM στοχεύει στη διαχείριση των εργαζομένων για την επίτευξη των επιχειρηματικών στόχων, ενώ ένα σύστημα HCM αντιμετωπίζει τον άνθρωπο ως κεφάλαιο της επιχείρησης και παρέχει εργαλεία με τα οποία επιλέγεται, εξελίσσεται και αναπτύσσεται αυτό το κεφάλαιο.

Διαθέσιμες επιλογές
Όταν μία εταιρεία συνειδητοποιεί την ανάγκη για υιοθέτηση ενός συστήματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού έρχεται αντιμέτωπη με μία πληθώρα προσφορών. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι ποικίλες, οι λειτουργίες που εξυπηρετούν πολλές και προσφέρονται σε μεγάλο εύρος τιμών.

Σήμερα, οι επιλογές για αγορά HRMS κατά κανόνα εμπίπτουν στις παρακάτω κατηγορίες:
Πακέτα Λογισμικού που φιλοξενούνται στα συστήματα που διαθέτει η εταιρεία. Με την αγορά ενός πακέτου λογισμικού, η εταιρεία, όπως έχει την ευθύνη για κάθε άλλο πρόγραμμα που διαθέτει, είναι πλέον υπεύθυνη και για την εγκατάσταση και συντήρηση του εν λόγω λογισμικού. Το κόστος για την επιχείρηση σε αυτή την περίπτωση είναι χαμηλό γιατί περιορίζεται στην αρχική αγορά και τις ετήσιες ενημερώσεις (updates), όταν αυτές είναι διαθέσιμες.

Αν η αρχιτεκτονική του λογισμικού είναι «ανοιχτή», τότε μπορεί η εταιρεία να προβεί σε αλλαγές του συστήματος και να το προσαρμόσει σύμφωνα με τις απαιτήσεις της. Ίσως το μεγαλύτερο αρνητικό αυτής της επιλογής είναι τα θέματα συμμόρφωσης αυτού του είδους λογισμικού, καθώς οι εταιρείες έχουν την τάση να μην αναβαθμίζουν τα συστήματά τους αν απαιτείται για αυτό το σκοπό ένα σημαντικό χρηματικό ποσό.

SaaS (Software-as-a-Service): με το μοντέλο αυτό μπορεί μία εταιρεία να μισθώσει διάφορες εφαρμογές του συστήματος. Ο πελάτης, σε αυτή την περίπτωση, δεν αγοράζει το λογισμικό αλλά πληρώνει για την υπηρεσία που του παρέχεται. Ο πάροχος είναι αυτός που χειρίζεται όλες τις ενημερώσεις και αναβαθμίσεις που απαιτούνται. Στα βασικά πλεονεκτήματα αυτής της επιλογής, συγκαταλέγονται η χαμηλού ύψους αρχική επένδυση και οι ελάχιστες απαιτήσεις για ειδικό εξοπλισμό καθώς η υποδομή διατίθεται από τον πάροχο.

Στην περίπτωση αυτή ο πελάτης δεν χρειάζεται να δαπανήσει χρήματα για τη διαχείριση του συστήματος και ο πάροχος, με την άμεση εγκατάσταση και εφαρμογή, προσφέρει γρήγορη εξυπηρέτηση στους πελάτες.

Enterprise Resource Plan (ERP): το ERP είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που αφορά στις διαδικασίες ολόκληρης της επιχείρησης φέρνοντάς τις να συναντήσουν τους επιχειρηματικούς στόχους. Διαθέτουν διαλειτουργικές (cross functional) λύσεις, με τις οποίες επιτυγχάνεται η ταχύτατη, ακριβής και έγκαιρη μετάδοση στο εσωτερικό της εταιρείας.

Ένας βασικός διαχωρισμός των λύσεων ERP που διατίθενται στην αγορά είναι τα μεγάλα πολυεθνικά πακέτα και τα ελληνικά ERP. Στην περίπτωση αυτής της επιλογής, η εταιρεία πρέπει να είναι προετοιμασμένη για μία σημαντική επένδυση. Επιπλέον, τα συστήματα ERP απαιτούν κατά κανόνα σημαντικά κεφάλαια αλλά και ανθρώπους που θα δεσμευτούν στη διαδικασία της εγκατάστασης.

Κάθε μία από τις προσφερόμενες αυτές επιλογές έχει διαφορετικά χαρακτηριστικά και μπορεί να απευθύνεται σε διαφορετικούς αποδέκτες. Σε κάθε περίπτωση, κάθε εταιρεία πρέπει να αξιολογεί ποια είναι η κατάλληλη για αυτή, ανάλογα με τις ανάγκες και τις απαιτήσεις της.

Ανάλογα τις ανάγκες
Ας υποθέσουμε ότι μία εταιρεία επιλέγει ένα σύστημα HRM και καταλήγει σε μία συμφωνία θεωρώντας ότι έχει προβεί σε μία σωστή επένδυση και ότι το προϊόν θα κάνει όλα όσα προσδοκά. Ωστόσο, πολύ γρήγορα συνειδητοποιεί ότι αν και οι προδιαγραφές του συστήματος είναι τέλειες, η απουσία εσωτερικών πόρων και η έλλειψη της απαιτούμενης στήριξης δεν βοηθούν στην πλήρη εφαρμογή του προγράμματος. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα είτε η απόδοση της επένδυσης να καθυστερήσει πολύ είτε το όλο εγχείρημα να καταλήξει σε αποτυχία.

Καμία λύση και κανένας πάροχος δεν είναι ο ιδανικός για όλες τις εταιρείες ανεξαιρέτως και για όλες τις ανάγκες. Όσο προηγμένη και αν είναι η τεχνολογία και όσο υψηλού επιπέδου οι λύσεις που παρέχονται, το βασικό κριτήριο με το οποίο πρέπει να κινείται κάθε εταιρεία προτού επιλέξει το σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που θα υιοθετήσει, είναι οι απαιτήσεις που έχει, οι ανάγκες που θέλει να καλύψει και η υποστήριξη που χρειάζεται για το σκοπό αυτό.

Ξεκινώντας με την κατανόηση των αναγκών και περιορισμών μία εταιρεία μπορεί να προχωρήσει έπειτα στην αναζήτηση ενός ευέλικτου συστήματος που θα «συναντήσει» τις απαιτήσεις της.

Σχετικά με το κατά πόσο τα προσφερόμενα συστήματα HRM προσαρμόζονται στις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε οργανισμού, ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων της SCAN ΑΒΕΕ αναφέρει «υπάρχουν συστήματα στην ελληνική αγορά σχεδιασμένα και υλοποιημένα έτσι ώστε να διαθέτουν τη λειτουργικότητα που τους επιτρέπει να προσαρμοστούν στις ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις κάθε οργανισμού. Ιδιαίτερα σημαντικός είναι και ο ρόλος του συνεργάτη ως προς την τεχνογνωσία και μακροχρόνια αποδεδειγμένη εμπειρία που θα πρέπει να διαθέτει προκειμένου να εφαρμόσει το σύστημα με τον τρόπο που επιθυμεί η επιχείρηση».

Για το ίδιο θέμα τοποθετείται και ο Κ. Καδής και επισημαίνει: «Υπάρχουν συστήματα που μπορούν να προσαρμοστούν απόλυτα στις ανάγκες του κάθε οργανισμού και συστήματα που έχουν περιορισμούς. Τα βασικότερο χαρακτηριστικό που πρέπει να έχει υπ’ όψη του ο υποψήφιος αγοραστής είναι η ευελιξία προσαρμογής αλλά και συντήρησης που επηρεάζει το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας (Total Cost of Ownership). Αυτό σημαίνει με απλά λόγια, να μπορεί το λογισμικό να προσαρμοστεί εύκολα αλλά και να διατηρεί τις προσαρμογές που έχουν γίνει κατά την αναβάθμισή του σε νέες εκδόσεις, χωρίς αυτό να συνεπάγεται αυξημένο κόστος για τον οργανισμό».

Αναγνωρισμένη η αξία των HRMS
Οι αλλαγές που έχει επιφέρει η οικονομική κρίση, δεν έχουν αφήσει ανεπηρέαστο το ανθρώπινο κεφάλαιο και γενικότερα τη διαχείρισή του. Ωστόσο, καθώς  , έχει αρχίσει να επικρατεί μία τάση υιοθέτησης συστημάτων πληροφορικής για την υποστήριξη της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού. Έτσι, οι σύγχρονοι HR managers, φαίνεται ότι εξετάζουν πλέον πιο θετικά το ενδεχόμενο μίας συνολικής προσέγγισης της διαχείρισης του HR.

Όπως προέκυψε από έρευνα της AMR Research, η αγορά εφαρμογών HRMS στην Ελλάδα αλλά και διεθνώς, γνωρίζει μεγάλη ανάπτυξη τα τελευταία χρόνια ενώ μέχρι το 2011 αναμένεται περαιτέρω αύξηση της ζήτησης. Από την ίδια έρευνα μάλιστα προκύπτει ότι η αγορά λογισμικού για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού είναι η ταχύτερα αναπτυσσόμενη περιοχή software για τις επιχειρήσεις.

Φαίνεται λοιπόν, ότι όλο και περισσότερες επιχειρήσεις αναγνωρίζουν τη σημασία της αξιοποίησης καινοτόμων λύσεων για τη βελτίωση των λειτουργιών τους. Εκτός από την υποστήριξη των παραδοσιακών λειτουργιών όπως είναι η μισθοδοσία και η τήρηση νομικών υποχρεώσεων, οι επιχειρήσεις σήμερα συνειδητοποιούν την ανάγκη αναβάθμισης του ρόλου της διεύθυνσης ανθρώπινου δυναμικού σε στρατηγικό συνεργάτη με στόχο την ενδυνάμωση των εργαζομένων και την ενίσχυση της ανταγωνιστικότητας.

Ένα ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (HRMS) παρέχει μία ενοποιημένη λύση λογισμικού για αυτοματοποίηση και διαχείριση, καλύπτοντας σχεδόν ολόκληρο το εύρος των εργασιών του τμήματος HR μίας επιχείρησης. Μέσω των υποσυστημάτων που περιλαμβάνει το HRMS διαχειρίζονται λειτουργίες όπως η συμμόρφωση με κανονιστικά πλαίσια, οι παροχές των εργαζομένων, ο χρόνος και η παρουσία, οι αμοιβές και παροχές, η επιλογή και αναβάθμιση εργαζομένων, η εκπαίδευση κτλ.

Προτού εισαχθεί η έννοια του ολοκληρωμένου συστήματος διαδικασιών και λογισμικού για το HR, η διοικητική παρακολούθηση του ανθρώπινου δυναμικού γινόταν κυρίως μέσω των δεδομένων που διέθεταν οι εταιρείες για τους εργαζόμενούς τους ή ενός διευρυμένου συστήματος μισθοδοσίας.

Σήμερα, το περίπλοκο περιβάλλον μέσα στο οποίο οι εταιρείες λειτουργούν είναι αρκετά διαφορετικό σε σχέση με το παρελθόν ενώ και η διαχείριση των ανθρώπων έχει καταστεί μία πιο σύνθετη διαδικασία. Διαφορετικές συνθήκες όπως για παράδειγμα οι γεωγραφικά διασκορπισμένοι εργαζόμενοι μίας εταιρείας ή άτομα που εργάζονται εξ αποστάσεως (τηλε- εργασία), έχουν καταστήσει δυσκολότερη την επικοινωνία, την ώρα που η ανάγκη για άμεση και συνεχή πρόσβαση στα δεδομένα όχι μόνο παραμένει αλλά μάλλον έχει αυξηθεί.

Οφέλη
Όπως ανέδειξε πρόσφατη έρευνα που διενήργησε η Aberdeen, η οικονομική κατάσταση έχει οδηγήσει τις επιχειρήσεις να επενδύουν σε βασικά συστήματα που αφορούν το HR προκειμένου να μπορούν να διαχειρίζονται καλύτερα τις δαπάνες, να εξασφαλίζουν τη συμμόρφωση με το κανονιστικό πλαίσιο και να επιτρέπουν στο προσωπικό του HR να έχει έναν πιο στρατηγικό ρόλο.

Ανάμεσα στα οφέλη που απολαμβάνει μία εταιρεία μέσα από τη χρήση HRMS, ο Σ. Κούκιας αναφέρει: «με την υιοθέτηση ενός HRM συστήματος, η επιχείρηση εκσυγχρονίζει και βελτιώνει τη διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού, του πιο ζωτικού και ταυτόχρονα πιο δύσκολα διαχειρίσιμου κρίσιμου παράγοντα ανάπτυξης της επιχείρησης. Επιπλέον, απαλλάσσει τη διεύθυνση HR από μεγάλο όγκο εργασιών, μειώνοντας σημαντικά το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης».

Η Ζ. Δουζένη, σχετικά με τα οφέλη αναφέρει την «ολοκληρωμένη διαχείριση των προσωπικών στοιχείων των εργαζομένων, την παρακολούθηση της εξέλιξής τους στην επιχείρηση (από τη διαδικασία πρόσληψης μέχρι τη συνταξιοδότηση), τη διαχείριση των συναλλαγών τους με την επιχείρηση (άδειες, δάνεια, παροχές, ταξίδια, εκπαίδευση), την on line ενημέρωση και εξυπηρέτηση των εργαζομένων, τον αυτόματο υπολογισμό μισθοδοσίας βάσει συλλογικών, εταιρικών ή ατομικών συμβάσεων, την κοστολόγηση έργων και παρακολούθηση κέντρων κόστους και τους προϋπολογισμούς βάσει σεναρίων πολιτικής αμοιβών».

Τα οφέλη που αποδίδει η χρήση της τεχνολογίας και η ενοποίηση των λύσεων διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού με το payroll και άλλες βασικές λειτουργίες του HR, αναδείχθηκαν και από τη μελέτη της Aberdeen. Όπως προέκυψε, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών του HR μειώνει το φόρτο εργασίας των ανθρώπων του τμήματος HR αλλά και το κόστος της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού ενώ βελτιώνει την ικανοποίηση των εργαζομένων από τις υπηρεσίες που δέχονται από τη Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού.

Επιπλέον, με την αξιοποίηση της προσφερόμενης τεχνολογίας, το περιβάλλον γίνεται πιο διαδραστικό και η πληροφορία «ανοίγει» και καθίσταται διαθέσιμη σε όλους τους ενδιαφερόμενους.

Όπως προέκυψε από τα στοιχεία που παρέθεσαν οι 300 και πλέον επιχειρήσεις που συμμετείχαν στην έρευνα της Aberdeen, με τη χρήση της τεχνολογίας στις λειτουργίες του HR μειώθηκε ο αριθμός των διεκπεραιώσεων που γίνονταν χειροκίνητα (manual) μηνιαίως κατά 11%, συντομεύτηκε κατά 5% ο χρόνος παράδοσης των υπηρεσιών HR και το ποσοστό λάθους στη διαδικασία του Payroll κυμάνθηκε κατά μέσο όρο στο 0,3%.

Οι οικονομικές πιέσεις και η μείωση των χειροκίνητων διαδικασιών του HR είναι οι κυριότεροι λόγοι που οδηγούν τις επιχειρήσεις να επενδύουν σε τεχνολογικές λύσεις. Η κορυφαία εσωτερική πρόκληση που αναφέρθηκε από το 58% των συμμετεχόντων στην έρευνα της Aberdeen ήταν το υπερβολικά μεγάλο χρονικό διάστημα που απαιτούνταν για τις manual διαδικασίες του HR.

Κριτήρια επιλογής
Η επιλογή και η επένδυση σε ένα σύστημα HRMS είναι ένα μεγάλο βήμα και όπως ισχύει για όλες τις επιχειρηματικές αποφάσεις έτσι και σε αυτή την περίπτωση είναι σημαντικό να επιλεχθεί η κατάλληλη λύση που θα αντιμετωπίζει τα προβλήματα, θα υιοθετεί τις αλλαγές της επιχείρησης και θα ταιριάζει στις ανάγκες και τον τρόπο λειτουργίας της.

Σε διαφορετική περίπτωση, η «λύση» μπορεί να καταλήξει να είναι ένα ακόμα βάρος και πηγή απογοήτευσης. Θέτοντας ερωτήματα όπως αυτά που ακολουθούν, οι εταιρείες μπορούν να διευκολυνθούν κατά την αναζήτηση του κατάλληλου παρόχου.
• Πώς είναι το ιδανικό για εμάς σύστημα;
• Ποιες είναι οι διαδικασίες που θα αντικατασταθούν από το νέο σύστημα;
• Με ποιο τρόπο το HRMS θα μετριάσει τη δυσαρέσκεια που υπάρχει από τις τρέχουσες διαδικασίες και θα μειώσει τις ανεπάρκειες;
• Τι είδους υπηρεσίες θα μπορούσαν να παρέχονται στους εργαζόμενους για να τους δείξουμε ότι νοιαζόμαστε για την ευημερία τους;
• Πώς μπορούν τα συστήματα αυτά να βοηθήσουν τους managers;

Εξίσου βοηθητικό είναι να θέτονται και ερωτήματα που έχουν σχέση με τις πραγματικές συνθήκες που επικρατούν στην εταιρεία όπως:
• Πόσο χρόνο πρέπει να διαθέτουν οι εργαζόμενοι για τη χρήση και την υποστήριξη του συστήματος;
• Κατά πόσο πρέπει να δοθεί προτεραιότητα σε αυτή την επένδυση έναντι άλλων αναγκών της επιχείρησης;
• Τι είδους εσωτερική τεχνική υποστήριξη χρειάζεται η εταιρεία σε περίπτωση που έχει ανάγκη από βοήθεια κατά την εφαρμογή του συστήματος;
• Έχουμε μεγαλύτερη ανάγκη από ένα σύστημα πιο «ανοιχτό» στο οποίο θα μπορούμε να κάνουμε αλλαγές ανάλογα με τις μοναδικές μας ανάγκες ή από μία λύση «out-of-the box»;
• Με ποιο τρόπο θα μπορούσε το σύστημα HRM να επεκταθεί για να καλύψει τις αυξανόμενες ανάγκες μας;

Σχετικά με το τι πρέπει να εξετάσει μία εταιρεία προτού επιλέξει το κατάλληλο για αυτήν σύστημα HRM, ο Σ. Κούκιας υποστηρίζει ότι «θα πρέπει καταρχήν να ξέρει ποιες δραστηριότητες επιθυμεί να υποστηρίξει, τόσο τη στιγμή της αγοράς του συστήματος όσο και μελλοντικά, ώστε να επιλέξει ένα σύστημα που να μπορεί να ακολουθήσει αξιόπιστα την ανάπτυξή της. Ένα ολοκληρωμένο, φιλικό σύστημα, ευέλικτο και ευπροσάρμοστο διευκολύνει την επιχείρηση στην ομαλή και σταδιακή εφαρμογή του».

Η επένδυση σε ένα σύστημα HRM είναι σημαντικό να εξετάζεται ως κάτι πιο σημαντικό από την αγορά απλά ενός υλικού αγαθού. Εκτός από την αξιολόγηση της τιμής και της αναγνωρισιμότητας του brand, είναι επίσης σημαντικό να εξετάζεται μία τέτοια απόφαση ως η αρχή μίας επιχειρηματικής συνεργασίας.

Η εταιρεία που προετοιμάζεται για την προμήθεια ενός συστήματος HRM πρέπει να θέτει αυστηρά κριτήρια για την επιλογή του συμβούλου υλοποίησης. Όπως αναφέρει ο Κ. Καδής «τα κριτήρια επιλογής συνεργάτη είναι η εμπειρία του σε ανάλογα έργα, η δυνατότητα επίσκεψης και επίδειξης του συστήματος σε παραγωγική λειτουργία σε υφιστάμενο πελάτη, τα λειτουργικά και τεχνολογικά χαρακτηριστικά του λογισμικού σε σχέση με τις απαιτήσεις του έργου, η ομάδα υλοποίησης και φυσικά το κόστος όχι όμως σαν απόλυτος αριθμός αλλά σε σχέση με τα παραπάνω».

Επικοινωνία IT&HR
Οι επαγγελματίες των τμημάτων HR με την πληθώρα των προσφερόμενων εφαρμογών, έχουν συχνά ανάγκη εκπαίδευσης προς τη σωστή και αποδοτική λύση του λογισμικού, ώστε να οδηγούνται σε καινοτόμες απαιτήσεις, δηλαδή τη ζήτηση ακόμα πιο εξειδικευμένων προγραμμάτων από τους προμηθευτές. Οι επαγγελματίες της πληροφορικής και του προγραμματισμού, από την πλευρά τους, πρέπει να έρχονται σε επαφή με τις εταιρείες και τις ανάγκες τους, ώστε να γνωρίζουν ποιες θα είναι οι εφαρμογές που θα αποτελέσουν λύσεις για τα στελέχη και τη διευκόλυνση των εταιρειών.

Όπως αναφέρθηκε και στο E-Learning & HRMS Forum, για να φέρει αποτέλεσμα η χρήση των συστημάτων HRM απαιτείται επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων IT & HR μίας εταιρείας και να ανακαλύπτονται τρόποι για να συγκλίνουν οι νοοτροπίες έτσι ώστε «το IT να αποκτήσει τη νοοτροπία του consulting και το HR να αναβαθμίσει τις τεχνολογικές του γνώσεις».

Με τη χρήση της τεχνολογίας
• Μειώθηκε ο αριθμός των manual διεκπεραιώσεων μηνιαίως κατά 11%
• Συντομεύθηκε ο χρόνος παράδοσης των υπηρεσιών HR κατά 5%
• Το ποσοστό λάθους στο Payroll κυμάνθηκε στο 0,3%

Πηγή: Aberdeen

Case Study: Τα HRMS στην Velti
Η Velti, από τις κορυφαίες εταιρείες στον κόσμο στην παροχή ολοκληρωμένων λύσεων λογισμικού για τηλεπικοινωνιακούς φορείς, διαφημιστικές εταιρείες και εταιρείες μέσων μαζικής ενημέρωσης, με έμφαση στο Mobile Marketing & Advertising, εισηγμένη στο Χρηματιστήριο του Λονδίνου (ΑΙΜ) από τον Μάιο του 2006 και με κεντρικά γραφεία στην Ιρλανδία και τις ΗΠΑ, επένδυσε πρόσφατα σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS) με έμφαση στις υπηρεσίες self service για όλους τους εργαζόμενους.

Η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού της Velti, ως corporate function καλείται να διαχειριστεί 568 εργαζόμενους σε 16 χώρες, αμοιβές σε 8 διαφορετικά νομίσματα, πλάνα παροχών σε τοπικό και διεθνές επίπεδο, διαχείριση των νέων εργαζόμενων, και να παρέχει recruitment και performance management αλλά και reporting για όλους τους δείκτες του ανθρώπινου δυναμικού.

Η επιλογή ενός HRMS ικανού να υποστηρίξει όλες αυτές τις λειτουργίες, αλλά και τη συνεχή ανάπτυξη της εταιρείας αποδείχθηκε απαραίτητη. Εκτός των άλλων, η Velti αντιμετωπίζει τη μεγάλη πρόκληση των virtual teams, δηλαδή ομάδων εργασίας των οποίων τα μέλη βρίσκονται σε διαφορετικές χώρες, όπου ο προϊστάμενος-manager της ομάδας, που π.χ. εργάζεται στη Νέα Υόρκη, θα πρέπει να είναι σε θέση να γνωρίζει όλα τα στοιχεία που αφορούν το προσωπικό του που είναι εγκατεστημένο στο Λονδίνο (π.χ. αμοιβές) ή να μπορεί να εγκρίνει άδειες.

Καταλήξαμε λοιπόν σε μία λύση, που θα μας επέτρεπε να έχουμε κεντρική διαχείριση της πληροφορίας λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις παραμέτρους κάθε χώρας, και παροχή μεγάλου εύρους self service υπηρεσιών για τους εργαζόμενους και τους προϊσταμένους τους, χωρίς τη μεσολάβηση της διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού.

Μέχρι στιγμής εκτιμούμε ότι έχουμε επιτύχει τουλάχιστον 30% μείωση στο χρόνο που καταναλώνεται σε διαδικαστικά θέματα, καθιστώντας έτσι όλα τα στελέχη της διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού ικανά να συγκεντρωθούν σε περισσότερο  θέματα που υποστηρίζουν την Velti στην επιτυχημένη πορεία της.

Χρήστος Ν. Κούκιος, HR Manager, Velti