Κάθε project που γίνεται πάνω στον πλανήτη ξεκινά πάντα με μια ερώτηση: «Πόσο θα κοστίσει και πότε θα τελειώσει;». Ακόμη και έργα που είναι ακόμη στο conceptual design, αντιμετωπίζουν το ίδιο θέμα.

Κάποιος stakeholder μέσα στην εταιρεία θα θελήσει να μάθει το κόστος του έργου και τη διάρκειά του ακόμη και στην περίπτωση που οι απαιτήσεις και οι προδιαγραφές είναι σε «high level». Επίσης, ερωτήσεις του τύπου: «πόσα άτομα χρειαζόμαστε;», «πόσους πρέπει να προσλάβουμε;», «πόσα χρήματα να δανειστούμε;» είναι συνήθεις. Συνήθως υπάρχουν δύο κατηγορίες απαντήσεων σε αυτές τις ερωτήσεις:

1. Δεν έχουμε ιδέα ποιο θα είναι το κόστος και η διάρκεια του έργου ή
2. Δώστε μας χρόνο να κάνουμε εκτιμήσεις και θα σας ενημερώσουμε.

Και με τις δύο απαντήσεις υπάρχει πρόβλημα. Η 1η απάντηση δεν αρέσει καθόλου στους stakeholders γιατί χρειάζονται απεγνωσμένα ένα νούμερο για το budget του έργου. Η 2η απάντηση δεν αρέσει καθόλου στους technical experts γιατί οι αναλυτικές εκτιμήσεις χρειάζονται άπειρο χρόνο και όταν δοθούν θεωρούνται οριστικές. Βέβαια στην πράξη υπάρχουν δύο ειδών εκτιμήσεις σε όλα τα έργα:

1. το «analogous ή top down estimation» που βασίζεται σε μεγάλη προηγούμενη εμπειρία σε ίδιο τύπου έργου και γίνεται από experts, ή
2. το «detailed ή bottom up estimation» που βασίζεται σε αναλυτικές εκτιμήσεις των επιμέρους δομικών στοιχείων του έργου (WBS elements ή detailed user stories) και γίνεται από αυτούς που θα κάνουν την πραγματική δουλειά.

Συνήθως η δική μου προσωπική απάντηση σε κάποιον που θέλει να κάνει ακριβή εκτίμηση χρόνου και κόστους σε ένα έργο είναι: «Μπορείτε να μου πείτε πόσα ακριβώς λεπτά κάνετε από το σπίτι στο γραφείο, door to door»; Είναι προφανέστατο ότι δεν υπάρχει απάντηση σε αυτή την απλή ερώτηση. Μια έρευνα του Harvard Business Review έδειξε ότι 1 στα 6 IT projects έχει υπέρβαση κόστους πάνω από 200%. Για να μην πάει κάτι στραβά το επόμενο έργο μας, «stop estimating and start budgeting». Τα τρία παρακάτω βήματα μας βοηθούν τα μέγιστα:

1ο Βήμα: Πάρτε τις σωστές αποφάσεις
Πριν κάνουμε budgeting ή estimating, πρέπει να ρωτήσουμε τα κάτωθι:

  • Πρέπει να ξεκινήσουμε ή να κάνουμε kill αυτό το έργο;
  • Θα το κάνουμε in-house ή outsourced;
  • Θα κάνουμε marketing το προϊόν αυτού του έργου ή όχι;
  • Θα δεσμεύσουμε budget σύντομα;
  • Θα είναι αυτό το επόμενο έργο μας;

2ο Βήμα: Ταυτίστε το PRECISION με το DECISION
Ανάλογα με την απόφαση που θέλουμε να πάρουμε, θα πρέπει να ταιριάξουμε το εργαλείο με την εργασία:

  • Εάν θέλουμε να λάβουμε αναλυτική απόφαση, τότε το «bottom up estimating» είναι η προτεινόμενη προσέγγιση.
  • Εάν θέλουμε να λάβουμε στρατηγική απόφαση, τότε το «budgeting» είναι η πρέπουσα προσέγγιση.

3ο Βήμα: Start BUDGETING
Όταν η απόφασή μας είναι πιο strategic, κάνουμε budgeting με χρήση της τεχνικής «top-down» και γινόμαστε τόσο συγκεκριμένοι όσο απαιτείται. To prioritization επίσης των «product features» είναι πολύ σημαντικό (τι θα κάνουμε πρώτο και τι τελευταίο;). Ο ορισμός του Minimum Viable Products (MVP) είναι πολύ σημαντικός για να γνωρίζουμε την 1η έκδοση του προϊόντος που θα βγει στην αγορά. Συνήθως, η τεχνική MoSCoW (Must have, Should have, Could have και Won’t have) βοηθάει για τον καθορισμό του MVP.

4ο Βήμα: RANGES OF ESTIMATION και ΠΙΘΑΝΟΤΗΤΕΣ
Προτείνεται επίσης να μην κάνουμε ποτέ «one point estimation» (χρειάζεται ένας μήνας και 100.000€ κόστος). Η τεχνική «3 point estimation (Optimistic, Most Likely και Pessimistic)» είναι πολύ πιο δόκιμη και ενσωματώνει αβεβαιότητα. Επομένως, εκτιμήσεις του τύπου: χρειαζόμαστε 2 έως 4 μήνες και 50.000€ έως 150.000€ είναι πιο κοντά στην πραγματικότητα. Όταν κάνουμε «3 point estimation» μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την τεχνική Monte Carlo για να δούμε κατάματα την αβεβαιότητα:

  • 80% πιθανότητα να ολοκληρώσουμε 10 features σε 6 μήνες ή
  • 70% πιθανότητα ολοκληρώσουμε το έργο με 200.000€ budget.

Τελικά, είναι ευθύνη της ομάδας έργου να δώσει εκτιμήσεις στην ερώτηση για το κόστος του έργου. Αναλυτικές εκτιμήσεις «ενός σημείου» έχουν πολύ μικρή αξία. Αντίθετα οι εκτιμήσεις «τριών σημείων» ενσωματώνουν την αβεβαιότητα και πολύ πιο κοντά στην πραγματικότητα.

Πληροφορίες:
12 PM Consulting Θεοφάνης Γιώτης, MSc, Ph.D C, PMP®, MCT
E: [email protected]
S: www.12pm.org