Τι εστί PMO; Μια έρευνα του PMI περιέγραψε το PMO ως «μια οργανωτική οντότητα με προσωπικό πλήρους απασχόλησης σε έναν project-driven οργανισμό για να παρέχει υπηρεσίες διαχείρισης έργων, εκπαίδευσης, consulting, mentoring και τεχνικών υπηρεσιών».

Οι δυσκολίες αρχίζουν…
Ο ορισμός ήδη μας βάζει σε μπελάδες. Πολλές εταιρείες δεν μπορούν ή δεν θέλουν να κατανοήσουν ότι τα έσοδά τους προέρχονται από Projects. Εάν αυτό δεν γίνει κατανοητό, τότε η υλοποίηση του PMO είναι ΑΔΥΝΑΤΗ. Πρώτα πρέπει να αφομοιώσει ο οργανισμός το πόσο σημαντικό είναι το Project Management για τον οργανισμό, και μετά να αρχίσει να σκέφτεται την υλοποίηση του PMO.

Τι κάνει το PMO;
Το PMO μπορεί να βοηθήσει στην εφαρμογή των αρχών του Project Management και στην ευθυγράμμιση των projects με τους γενικούς στρατηγικούς στόχους μιας επιχείρησης (strategic alignment).

Το PMO συνήθως βοηθά στις κάτωθι περιοχές:

  • Διαχείριση πολλαπλών συσχετιζόμενων έργων και επιλογή των έργων προς εκτέλεση (portfolio management)
  • Παροχή υπηρεσιών Project Management στους Project Managers
  • Παροχή consulting και mentoring στους υπαλλήλους για τα best practices
  • Εφαρμογή διαδικασιών/μεθοδολογίας Project Management
  • Παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης στα στελέχη της εταιρείας
  • Φυσικό σημείο «στέγασης» των Project Managers
  • Επιλογή και χρήση εργαλείων PMIS (π.χ. Microsoft EPM) για χρήση από τους PMs και τους πόρους που κάνουν reporting.

Διάφορες εκδόσεις του PMO…
Τα Project Offices όμως μπορούν να είναι πολλαπλών μορφών: από το να έχουν πολύ μικρή αρμοδιότητα στα έργα, μέχρι να έχουν πλήρη έλεγχο όλων των έργων ενός οργανισμού.

Ο επόμενος πίνακας δίδει σε γραφική μορφή τις διαφορετικές μορφές ενός Project Office ξεκινώντας από αυτά που έχουν μικρή αρμοδιότητα και καταλήγοντας σε αυτά που έχουν πλήρη έλεγχο.

Κάποιοι ορίζουν ότι οι τρεις βασικοί τύποι του ΓΔΕ/PMO είναι:
1. Supportive (Υποστηρικτικό)
2. Controlling (Ελεγκτικό)
3. Directive (Καθοδηγητικό).

Ο κύριος παράγοντας που καθορίζει την μορφή του PMO σε έναν οργανισμό εξαρτάται από την ωριμότητα (maturity) που έχει ο οργανισμός σε θέματα Project Management και το κατά πόσο το management της εταιρείας υποστηρίζει το Project Office.

Το πιο σημαντικό εργαλείο του Project Office είναι οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των ανθρώπων που «τρέχουν» το Project Office.

Τα οφέλη του PMO
Στα καλύτερα σενάρια, το PMO αυτοματοποιεί και ενισχύει το project management maturity της εταιρείας με τη δημιουργία μιας οργανωτικής οντότητας υπεύθυνης για τη διακυβέρνηση των projects.

Επίσης, το PMO επιτρέπει τον συντονισμό όλου του χαρτοφυλακίου των projects (portfolio management) με καλύτερη εκμετάλλευση των περιορισμένων πόρων της κάθε εταιρείας. Ετσι εξηγείται το γεγονός ότι οι εταιρείες που έχουν καλό portfolio management έχουν, κατά κανόνα, υλοποιήσει PMO.

Πληροφορίες: 12 PM Consulting Θεοφάνης Γιώτης, MSc, Ph.D C, PMP®, MCT, E: [email protected].