Με την κοινή παραδοχή ότι οι άνθρωποι είναι το πιο πολύτιμο συστατικό μιας εύρωστης επιχείρησης, τα τμήματα HR αναζητούν τρόπους, και μέσω της τεχνολογίας, για να συγκεντρώσουν πληροφορίες για το ανθρώπινο δυναμικό αλλά και για να υποστηρίξουν στρατηγικές εταιρικές αποφάσεις.

Η τεχνολογία που χρησιμοποιείται από τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού είναι θεμελιώδης για τις εταιρείες προκειμένου να διαχειριστούν κρίσιμες και βασικές λειτουργίες ολόκληρης της επιχείρησης. Σημαντική παράμετρος είναι η σωστή επιλογή της κατάλληλης τεχνολογίας ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις που αξιώνουν τα σύγχρονα επιχειρηματικά περιβάλλοντα. Υπάρχουν κάποια βασικά σημεία που μπορεί να βοηθήσουν τα στελέχη του HR να ελέγξουν και τελικά να επιλέξουν τα κατάλληλα πληροφοριακά συστήματα.

Ευελιξία
Πόση είναι η ευελιξία που παρέχει ένα λογισμικό HR; Τα στελέχη του HR θα πρέπει να καθορίσουν αν το σύστημα επιδέχεται εισαγωγή δεδομένων από διαφορετικές βάσεις ή πηγές αλλά και το επίπεδο που μπορεί να αλληλεπιδράσει με όλων των ειδών τα συστήματα και τα δεδομένα. Το λογισμικό πρέπει να είναι σε θέση να δέχεται και να φιλτράρει πληροφορίες από πολλαπλές πηγές. Ιδανικά, αυτή η διαδικασία θα πρέπει να γίνεται αυτόματα. Υπάρχουν αρκετά online συστήματα που απαιτούν αυτά τα δεδομένα να καταχωρούνται χειροκίνητα πριν φτάσουν στον κομιστή που αναβαθμίζει τα συστήματα. Η αυτοματοποίηση της ενημερωμένης μορφής, η μετάβαση του προγράμματος και η μέθοδος παράδοσης μπορούν να ελαχιστοποιήσουν πολλά προβλήματα.

Εξυπηρέτηση
Το λογισμικό θα μπορεί να εξυπηρετήσει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας; Μια πραγματικά ικανή «μηχανή» καταγραφής δεδομένων θα αξιολογήσει κάθε ενέργεια και θα εφαρμόσει κάθε απαραίτητο συνδυασμό κανόνων, μηνυμάτων και επιλογών ειδικά σχεδιασμένων για να εξυπηρετούν τις απαιτήσεις. Επίσης το συγκεκριμένο λογισμικό θα πρέπει να συνάδει και με τους κανόνες της εταιρείας.

Κλιμάκωση
Θα μπορεί η τεχνολογία της πληροφορικής του HR να αναπτύσσεται και να κλιμακώνεται μαζί με τον οργανισμό; Το HR θα πρέπει να αξιολογήσει την ικανότητα της τεχνολογίας να κλιμακώνεται καθώς η εταιρεία εμπλουτίζει το ανθρώπινο δυναμικό της, τα γραφεία της, αλλάζει τις παροχές προς τους υπαλλήλους και τροποποιεί τους κανόνες της. Η ΔΑΔ θα πρέπει να ελέγξει τα όρια του λογισμικού ως προς την ανάπτυξη και την κλιμάκωση.

Υλοποίηση
Ποιος θα είναι υπεύθυνος για την υλοποίηση; Ποιο επίπεδο εκπαίδευσης απαιτείται; Κάποιες τεχνολογικές λύσεις επιβάλλουν ο πελάτης να εμπλέκεται στην αρχική υλοποίηση, γεγονός που μπορεί να αποβεί χρονοβόρο για τα ήδη πολυάσχολα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού. Τα στελέχη του HR θα πρέπει να κατανοήσουν το επίπεδο της εκπαίδευσης και της τεχνολογικής κατάρτισης που απαιτείται καθώς και τον απαραίτητο χρόνο που κάποιος θα πρέπει να αφιερώσει. Διευκρινιστικές ερωτήσεις στους παρόχους μπορεί να δώσουν απαντήσεις σε ζητήματα που φαντάζουν απλά αλλά ενδέχεται να απαιτούν μεγάλη τεχνολογική εξειδίκευση. Με βάση αυτές τις διευκρινίσεις το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να έχει μια ρεαλιστική προσέγγιση των απαιτήσεων των συστημάτων.

Εκπαίδευση
Αν απαιτείται εκπαίδευση για τη διαχείριση των HRMS υπάρχει κάποια χρέωση; Το κόστος της εκπαίδευσης θα πρέπει να αξιολογηθεί. Επίσης, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη πιθανές δαπάνες για εκπαίδευση εκτός εταιρείας. Η διεύθυνση ανθρώπινου δυναμικού θα πρέπει να γνωρίζει εκ των προτέρων όλες τις δαπάνες που μπορεί να απαιτεί η υιοθέτηση της HR τεχνολογίας πληροφορικής.

Κυριότητα
Σε ποιον θα ανήκουν τα δεδομένα; Η σωστή απάντηση είναι στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού. Αν τα δεδομένα δοθούν σε έναν εξωτερικό server η εταιρεία θα πρέπει να πληρώσει την αντίστοιχη αμοιβή.

Συντήρηση
Τι είδους και ποιο το κόστος για τη συντήρηση; Όταν ένα λογισμικό εγκαθίσταται σε μια εταιρεία ή στον server της, είναι απαραίτητες τακτές αναβαθμίσεις, οι οποίες μπορεί να είναι χρονοβόρες στο σχεδιασμό και δύσκολες στη διαχείριση. Ωστόσο, αναβαθμίσεις για την HR τεχνολογία πληροφορικής γίνονται συχνά αυτόματα με ένα λογισμικό διαθέσιμο στο διαδίκτυο.

Ασφάλεια
Ποια είναι τα μέτρα ασφαλείας για τα HRMS; Αν το λογισμικό είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο ο πάροχος πρέπει να προσφέρει καθημερινό backup και νομική προστασία. Επιπρόσθετα συστήματα και διαδικασίες θα πρέπει να εγκαθίστανται για να προστατεύονται πληροφορίες από το να χαθούν ή να πέσουν σε λάθος χέρια. Το τμήμα HR θα πρέπει, σε συνεννόηση με άλλα τμήματα της εταιρείας, να έχει την αποκλειστική ευθύνη και να αποφασίζει ποιος θα έχει πρόσβαση στις πληροφορίες του συστήματος και σε ποιο βαθμό.

Πρόσβαση
Θα μπορούν οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση στα benefits plans και να κάνουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο στα προσωπικά τους δεδομένα και στις επιλογές τους; Θα πρέπει να δίνεται η πρόσβαση στους εργαζόμενους, δεδομένης της εκτεταμένης πρόσβασης στους υπολογιστές; Ένα μεγάλο ποσοστό του πληθυσμού διαθέτει πρόσβαση στο διαδίκτυο και από το σπίτι. Η δυνατότητα αυτοεξυπηρέτησης των υπαλλήλων παρέχει τεράστιες ευκαιρίες στην εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος. Ένα τέτοιο σύστημα θα καθοδηγήσει τους εργαζόμενους να εισάγουν προσωπικές πληροφορίες. Επίσης, το σύστημα πρέπει να προβάλει τα διαθέσιμα πλάνα και να δίνει στο ανθρώπινο δυναμικό τη δυνατότητα να κάνει τις επιλογές του ενώ σημαντικό είναι και το να μπορεί να προσθέτει ή να μεταβάλει τις πληροφορίες 24 ώρες την ημέρα, εφτά ημέρες την εβδομάδα.

Καθορισμός αναγκών
Πριν τα στελέχη του HR ξεκινήσουν τη διαδικασία επίδειξης και εκτίμησης των προσφερόμενων συστημάτων πρέπει να έχουν ξεκάθαρη εικόνα των πραγματικών αναγκών τους. «Μια εταιρεία για να επιλέξει το κατάλληλο για αυτήν πρόγραμμα αλλά και τον κατάλληλο συνεργάτη θα πρέπει καταρχάς να έχει ξεκάθαρη εικόνα για τις ανάγκες που θέλει να καλύψει αλλά και τους στόχους που επιθυμεί να πετύχει μέσα από το νέο πρόγραμμα που θα εφαρμόσει» διευκρινίζει η Ζωή Δουζένη, Αντιπρόεδρος της Data Communication και συνεχίζει «Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγεται η αγορά ενός προγράμματος που εμπεριέχει μεν πολλά εξελιγμένα χαρακτηριστικά, ωστόσο δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις του πελάτη. Βασικό κριτήριο επιλογής είναι η εξασφάλιση της άμεσης προσαρμογής του προγράμματος στις συνεχείς μεταβολές του νομοθετικού πλαισίου λειτουργίας των επιχειρήσεων στην ελληνική αγορά» συμπληρώνει.

«Εκτιμώ ότι κάθε Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού θα πρέπει να επιλέγει συστήματα τα οποία αποδεικνύουν μέσω της υπάρχουσας εγκατεστημένης βάσης πελατών της εταιρείας που το διαθέτει στην αγορά, ότι επιλύουν καθημερινά θέματα τα οποία καλείται να αντιμετωπίσει αλλά ταυτόχρονα του δίνει τη δυνατότητα να παρέχει άμεσα και γρήγορα πληροφορίες τόσο στη γενική διεύθυνση όσο και στους υπόλοιπους διευθυντές» λέει η Δώρα Μπεζεργιάνου, Διευθύντρια Ανάπτυξης Πληροφοριακών Συστημάτων Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων της Singular Logic.

Η ίδια προσθέτει ότι είναι σημαντικό κάποιος να μπορεί να καλύπτει τις δικές του ανάγκες από τη μία (μισθοδοσία, προσλήψεις, εκπαιδεύσεις προσωπικού κ.λπ.) αλλά από την άλλη μεριά να ικανοποιεί τους εσωτερικούς του πελάτες (κόστη ανά διεύθυνση, ανά τμήμα, πολιτικές αμοιβών, bonus κ.ά.).

Υπάρχουν κάποιες ερωτήσεις που μπορεί να βοηθήσουν τους ενδιαφερόμενους να ξεκινήσουν τη διαδικασία καθορισμού των αναγκών τους:

  • Αν μπορούσατε να δημιουργήσετε το δικό σας HRMS, τι δυνατότητες θα είχε;
  • Ποιες ακριβώς είναι οι αναφορές που χρειάζεστε;
  • Ποια δεδομένα θέλετε να εντοπίζετε;
  • Ποιες δυνατότητες θα πρέπει να έχει ένα τέτοιο σύστημα ώστε να βοηθάει στην επίτευξη των εταιρικών στόχων;
  • Το σύστημα θα φιλοξενείται εσωτερικά ή από τον πάροχο;
  • Πόσα χρήματα μπορείτε να διαθέσετε εφάπαξ ή σε ετήσια βάση;
  • Θα αλλάξετε και το σύστημα της μισθοδοσίας σας ή θα χρειαστείτε αλληλεπίδραση ανάμεσα στο νέο HR system και στο υπάρχον προϊόν payroll;
  • Υπάρχουν κάποια άλλα συστήματα που θα πρέπει να ενοποιηθούν με το HRMS.;

Στο πλαίσιο της επιλογής του κατάλληλου HRMS ο Κώστας Καδής, Διευθύνων Σύμβουλος της Cezanne Software Hellas ξεκαθαρίζει: «Τα κριτήρια δεν είναι ίδια για όλες τις επιχειρήσεις που αναζητούν λογισμικό HR. Αρχικά πρέπει η διοίκηση της ενδιαφερόμενης εταιρείας να αξιολογήσει αν έχει πρακτικά τη δυνατότητα να υποστηρίξει την υλοποίηση ενός τέτοιου λογισμικού και ποιες είναι οι προτεραιότητες που έχει».

Ο Κ. Καδής δεν παρέλειψε να αναφερθεί και στις ανάγκες που ενδέχεται να έχει η κάθε εταιρεία εξηγώντας ότι σε κάποιες περιπτώσεις η ανάγκη σταματά στη μισθοδοσία και τη βασική αρχειοθέτηση ενώ κάποιες άλλες εταιρείες αναζητούν να καλύψουν ανάγκες διαχείρισης της απόδοσης ανθρώπινου δυναμικού.

«Σε κάθε περίπτωση ο ενδιαφερόμενος θα πρέπει να εξετάζει εκτός από τα λειτουργικά και τεχνικά χαρακτηριστικά των λογισμικών, την εμπειρία αλλά και την άποψη άλλων εταιρειών που χρησιμοποιούν τα υπό εξέταση συστήματα» πρόσθεσε. Την αξιοπιστία που πρέπει να προσφέρει σε όλες τις δραστηριότητες του HR ένα πρόγραμμα HRMS επισήμανε ο Σωτήρης Κούκιας, Διευθυντής Πωλήσεων της SCAN.

Ταυτόχρονα, όπως υποστήριξε ο ίδιος, θα πρέπει να είναι συμβατό με την ελληνική ασφαλιστική και εργατική νομοθεσία, να έχει ευελιξία και να προσαρμόζεται εύκολα ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή και σταδιακή εφαρμογή του στην επιχείρηση. «Ένα από τα σημαντικότερα κριτήρια στην επιλογή του συνεργάτη είναι η μεγάλη εμπειρία και εξειδίκευση στην εφαρμογή και υποστήριξη συστημάτων HRMS» εξηγεί ο Σ. Κούκιας.

Ο ρόλος των HRMS
Ένα σύστημα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού παρέχει μια ενοποιημένη λύση λογισμικού για αυτοματοποίηση και διαχείριση του πυρήνα ενός οργανισμού μεταξύ των οποίων συγκαταλέγονται και οι εξής ενέργειες:

– Συμμόρφωση με κανονιστικά πλαίσια
– Παροχές εργαζομένων
– Χρόνος και παρουσία
– Μισθοδοσία
– Στρατολόγηση
– Ανάπτυξη εργαζομένων, αμοιβές, διακράτηση
– Σχεδιασμός, ανάλυση, αναφορές.

«Με την υιοθέτηση ενός συστήματος HRMS, η επιχείρηση εκσυγχρονίζει και βελτιώνει τη διοίκηση του ανθρώπινου δυναμικού, του πιο ζωτικού και ταυτόχρονα πιο δύσκολα διαχειρίσιμου κρίσιμου παράγοντα ανάπτυξης της επιχείρησης. Επιπλέον, απαλλάσσει τη διεύθυνση HR από μεγάλο όγκο εργασιών, μειώνοντας σημαντικά το λειτουργικό κόστος της επιχείρησης» λέει ο Σ. Κούκιας.

Ο Κ. Καδής αναφέρει τα αυτονόητα οφέλη που αφορούν την αποθήκευση και ανάκτηση δεδομένων σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό αλλά δεν παραλείπει να τονίσει και κάποια ακόμα: δυνατότητες αποκέντρωσης της διαχείρισης μέσω μηχανισμών self service, μείωση του έμμεσου και άμεσου κόστους που σχετίζεται με το ανθρώπινο δυναμικό και στοιχεία που βοηθούν τη διοίκηση της κάθε επιχείρησης να λάβει κρίσιμες αποφάσεις.

«Στη δύσκολη, οικονομικά, εποχή που διανύουμε, είναι πολύ σημαντικό να μπορεί κάποιος να κρατήσει την ανθρωποδύναμή του σταθερή και με δυναμική, να αναπτύξει τα ταλέντα των ανθρώπων του, να τους αξιοποιήσει βρίσκοντας τον κατάλληλο άνθρωπο για την κατάλληλη θέση, να τους αναδείξει και τελικώς όλη αυτή η επένδυση να επιστρέψει ως αξία πάλι στην επιχείρηση» υπερθεματίζει για τη χρήση των HRMS η Δ. Μπεζεργιάνου.

Ένα σωστά σχεδιασμένο Human Resources Management System μπορεί:

  • Να μειώσει τις δαπάνες μέσω της αυτοματοποίησης των βασικών λειτουργιών του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού. Την ίδια ώρα αυξάνει την απόδοση και την παραγωγικότητα.
  • Να βοηθήσει στον έλεγχο και ταυτόχρονα να μειώσει τις δαπάνες από τα προνόμια των εργαζομένων.
  • Να αυξήσει τη διακράτηση του ανθρώπινου δυναμικού μέσω υψηλού επιπέδου υπηρεσιών προς τους εργαζόμενους ενώ ελέγχει και τις δαπάνες αυτών των υπηρεσιών.
  • Να λάβει τις βέλτιστες αποφάσεις αναφορικά με το ανθρώπινο δυναμικό στοιχειοθετημένες από αναφορές και αναλύσεις.
  • Να μειώσει τις δαπάνες από τη μη συμμόρφωση και τους κινδύνους που κρύβει η πολυπλοκότητα των κανονισμών.
  • Να βελτιώσει τις διαδικασίες στρατολόγησης εργαζομένων, ανάπτυξης και διακράτησης ατόμων με τα απαιτούμενα προσόντα και ταλέντα που είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν παρούσες και μελλοντικές ανάγκες του οργανισμού.
  • Να μειώσει τη ρουτίνα των κανονισμών και της γραφειοκρατίας προσφέροντας τη δυνατότητα στα στελέχη του ανθρώπινου δυναμικού να επικεντρωθούν στην επιχειρηματική στρατηγική.

Εξοικονόμηση με αποδείξεις
Η εξοικονόμηση δαπανών που προκύπτει από τη χρήση των HRMS αγγίζει πολλούς επιχειρηματικούς τομείς. Η εξοικονόμηση μπορεί να καθοριστεί και να καταμετρηθεί.

Είναι πιθανό όσοι αποφασίσουν να προχωρήσουν σε υλοποίηση τέτοιων συστημάτων να βρεθούν μπροστά στην ευχάριστη έκπληξη να έχουν γρήγορη απόσβεση της επένδυσης. Τα HRMS έχουν θετική επίδραση στο bottom line της επιχείρησης μέσω:

Αύξησης της παραγωγικότητας: Ο χρόνος και η προσπάθεια που εξοικονομούνται μέσω του ενίσχυσης της επάρκειας, της μείωσης της επαναλαμβανόμενης διαχείρισης και της ελαχιστοποίησης της διπλής καταγραφής δεδομένων. Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού θα χρειάζεται λιγότερο χρόνο για την εισαγωγή δεδομένων, τη διαχείριση και τις αναφορές. Η λειτουργικότητα της αυτοδιαχείρισης που παρέχεται στους εργαζόμενους μειώνει τον όγκο των ερωτήσεων προς τα στελέχη του HR. Στην περίπτωση που η εργασία πολλαπλασιαστεί, αυτή η επάρκεια θα επιτρέπει στην επιχείρηση να παρέχει υψηλές υπηρεσίες.

Άμεση εξοικονόμηση δαπανών: Η εξοικονόμηση σχετίζεται με δαπάνες εκτύπωσης και αποστολής εγγράφων καθώς και αποφυγή λαθών μέσω της αυξημένης ακρίβειας. Η διαδικτυακή καταγραφή εξοικονομεί δαπάνες για χαρτί αλλά και για μελάνι. Και φυσικά η βελτίωση της ακρίβειας των δεδομένων και των αναφορών αποτρέπουν τα λάθη.

Καλύτερη συμμόρφωση: Αποφυγή προστίμων και δαπανηρών αντιδικιών. Η ενημέρωση σχετικά με κανονιστικά πλαίσια, η αυτόματη καταγραφή και οι εξειδικευμένες αναφορές βοηθούν την εταιρεία να παραμείνει νομοταγής.

Στρατηγικές ευκαιρίες: Η καλύτερη ενοποίηση του HR με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες επιτρέπει στο ανθρώπινο δυναμικό να επικεντρωθεί σε πιο στρατηγικούς στόχους. Ο χρόνος που εξοικονομεί το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού προσφέρει τη δυνατότητα στα στελέχη του να αφιερώσουν πρόσθετο χρόνο στους εργαζόμενους της εταιρείας.

Ο μύθος της εξειδίκευσης
Δεν είναι λίγες οι φορές που προκύπτει το ερώτημα αν υπάρχουν εξειδικευμένα συστήματα HR για τους διάφορους επαγγελματικούς κλάδους.

Σε γενικές γραμμές τα περισσότερα συστήματα είναι σχεδιασμένα για να καλύπτουν ένα μεγάλο εύρος κλάδων. Οι εταιρείες τα σχεδιάζουν με αυτόν τον τρόπο καθώς είναι πιο επικερδές ένα σύστημα που μπορεί να εξυπηρετήσει πολλές επιχειρηματικές δραστηριότητες. Υπάρχουν εφαρμογές που χρησιμοποιούνται από τράπεζες, φαρμακευτικές εταιρείες, βιομηχανίες κ.λπ. Κάθε ένας από αυτούς τους κλάδους έχει τις ιδιαίτερες ανάγκες του σε σχέση με το HR αλλά ταυτίζονται σε αρκετές από αυτές.

Άλλωστε τα περισσότερα διαθέσιμα προϊόντα είναι προσαρμοσμένα ώστε να ανταποκρίνονται στις διαφορετικές απαιτήσεις.

Ωστόσο, αυτό που έχει πραγματικά βαρύνουσα σημασία και πρέπει να εξεταστεί από τους ενδιαφερόμενους είναι η εμπειρία του παρόχου από τον κλάδο του υποψήφιου πελάτη.

Τουλάχιστον αυτό διασφαλίζει ότι αν προκύψουν προβλήματα κατά την υλοποίησή του, η προηγούμενη εμπειρία από τον κλάδο μπορεί να φανεί πολύτιμη. Όπως εξηγεί και η Ζ. Δουζένη, αυτός που θα αναλάβει την εγκατάσταση και παραμετροποίηση του προγράμματος καθώς και την εκπαίδευση των χρηστών πρέπει να έχει μακροχρόνια εμπειρία στο χώρο και τεχνογνωσία που αποτελούν εγγύηση για την ποιοτική υποστήριξαη και μακροπρόθεσμη λειτουργικότητα των λύσεων τις οποίες προτείνει.

Case Study: mΗ οπτική των Spider Stores για τα HRMS
Ανεξάρτητα από τη δομή και τις λειτουργίες ενός σύγχρονου τμήματος HR, ένα HRMS αποτελεί το δεξί χέρι για τους επαγγελματίες που δραστηριοποιούνται στον κλάδο.

Η κεντρική εφαρμογή αυτών των συστημάτων είναι η μισθοδοσία (εκτός εάν επιλεγεί η λύση της εξωτερικής ανάθεσης). Πολύ σημαντικές εφαρμογές είναι η τήρηση ενός οργανωμένου και ενημερωμένου αρχείου βιογραφικών, η τήρηση αρχείου εκπαίδευσης, η λειτουργία ενός συστήματος αξιολόγησης, καθώς και η κατάρτιση και η παρακολούθηση του προϋπολογισμού όλων των εξόδων του προσωπικού.

Το βασικότερο πλεονέκτημα είναι η τήρηση ενός οργανωμένου αρχείου με όλα τα στοιχεία που αφορούν το προσωπικό και η σωστή επεξεργασία των δεδομένων.
Άρα, βασικό πλεονέκτημα είναι η εξοικονόμηση χρόνου, δεδομένου ότι ανεξάρτητα από την εφαρμογή, μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία γρήγορα και με ακρίβεια. Και επειδή, συνήθως, τα τμήματα HR. δεν είναι επαρκώς στελεχωμένα, κάτι τέτοιο είναι πολύ σημαντικό.

Η επιλογή ενός HRMS πρέπει να γίνεται με βάση τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης. Είναι πολύ βασικό κάποιος να έχει πάρει συστάσεις για τους μελλοντικούς συνεργάτες από εταιρείες που έχουν συνεργαστεί μαζί τους στο παρελθόν, προκειμένου να εξάγει συμπεράσματα. Επίσης, πρέπει να ενημερωθεί μετά την εγκατάσταση ενός συστήματος, το πόσο γρήγορα και σωστά υποστηρίζονται οι ανάγκες που προκύπτουν καθημερινά.

Ένας βασικός κίνδυνος είναι να μην έχουν αποτυπωθεί σωστά, τόσο οι σημερινές, όσο και οι μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης, με αποτέλεσμα το σύστημα να μη διαθέτει δυνατότητες για να τις υποστηρίξει.

Άλλος κίνδυνος είναι η ελλιπής εκπαίδευση των ανθρώπων που θα το χρησιμοποιήσουν, γεγονός που οδηγεί στην περιορισμένη αξιοποίηση των εφαρμογών.
Ο πιο σημαντικός κίνδυνος, όμως, είναι το να δίνεται πολύ μεγαλύτερη βαρύτητα στο HRMS το οποίο στην πραγματικότητα αποτελεί ένα εργαλείο και όχι την ουσία του HR που είναι ο ρόλος του ανθρώπινου παράγοντα μέσα στην επιχείρηση.

Γιώργος Τζιλιβάκης, Human Resources Director, Sprider Stores

Case Study: «Tεχνολογία και HR» για βραβείο στο Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο
Στο πλαίσιο της προσπάθειας ταχύτατου εκσυγχρονισμού και λειτουργίας με ιδιωτικοοικονομικά κριτήρια, η Hellenic Postbank- Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο, ξεκίνησε, τον Σεπτέμβριο του 2008, την προσπάθεια αναβάθμισης  του τρόπου διοίκησης του ανθρωπίνου δυναμικού της.

Έως τότε, όλες οι λειτουργίες της Διεύθυνσης Προσωπικού, εστιάζονταν αποκλειστικά στην έκδοση μισθοδοσίας καθώς και σε διαχειριστικές διαδικασίες. Προκειμένου να εξελιχθεί σε μία σύγχρονη Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού, έπρεπε καταρχάς να αποκτήσει ένα στρατηγικό εργαλείο υποστήριξης και αυτοματοποίησης όλων των λειτουργιών της. Τον Δεκέμβριο του 2008 προμηθευτήκαμε ένα σύγχρονο, βασισμένο στις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές, Σύστημα Διοίκησης Ανθρωπίνου Δυναμικού (Human Capital Management System).

Η συγκεκριμένη εφαρμογή είναι 100% web-based, απλή και εύκολη στη χρήση και με δυναμικά λειτουργικά χαρακτηριστικά, όπως ιδιαίτερα αυξημένες δυνατότητες εντοπισμού, ανάλυσης, επεξεργασίας στοιχείων και δημιουργίας αναφορών (report generator, cubes, crystal reports), παρακολούθησης βασικών δεικτών (KPIs) μέσω πινάκων ελέγχου (dashboards), αυτοματοποιημένες ροές εργασίας (business process management), κ.ά. Έχοντας πλέον αποκτήσει ένα πλήρες λειτουργικό σύστημα, καταφέραμε να ολοκληρώσουμε μέσα σε 6 μήνες τα εξής έργα:

Σχεδιασμός νέου ηλεκτρονικού συστήματος αξιολόγησης απόδοσης, απόλυτα προσαρμοσμένου στις ανάγκες της Τράπεζας, με κριτήρια βασισμένα σε competency analysis με βαρύτητες ανά κριτήριο και στάθμιση ανά ομάδες κριτηρίων. Αξίζει να σημειωθεί ότι εντός 2 μηνών το σύστημα παραμετροποιήθηκε και λειτούργησε για την υλοποίηση της ετήσιας αξιολόγησης του προσωπικού μας, η οποία και ολοκληρώθηκε σε ποσοστό 97% επί του συνόλου των εργαζομένων, με εξαιρετικά ποιοτικά και στατιστικά αποτελέσματα.

Η επιτυχία αυτή για έναν οργανισμό του μεγέθους και της γεωγραφικής διασποράς του ΤΤ, χωρίς μάλιστα καμιά πρότερη εμπειρία σε συστήματα αξιολόγησης και δη ηλεκτρονικά, επιβεβαίωσε την ορθότητα της απόφαση μας στην επιλογή προγράμματος και συνεργατών.

Ανάλυση αναγκών εκπαίδευσης και ανάπτυξης υπάλληλων. Μέσω της ίδιας ηλεκτρονικής οδού, εισαγάγαμε την διαδικασία κατάθεσης προτάσεων βελτίωσης της εργασίας. Ακολούθησε η στατιστική και ποιοτική ανάλυση 1.720 προτάσεων και ιδεών των εργαζομένων, τα οποία και αποτελούν πλέον την βάση για πολλά νέα projects.

Ηλεκτρονική εκπαίδευση για τη νέα διαδικασία αξιολόγησης (e-learning). Προκειμένου να εκπαιδευθεί γρήγορα το προσωπικό στη χρήση του νέου συστήματος, δημιουργήσαμε ηλεκτρονική εκπαίδευση/προσομοίωση της διαδικασίας.

Ενισχύση εσωτερικής επικοινωνίας και πληροφόρησης & ανάληψη καινοτόμων πρωτοβουλιών στο πλαίσιο της εσωτερικής εταιρικής ευθύνης. Αξιοποιώντας τις δυνατότητές του Self Service Module «χτίσαμε» ένα πρωτότυπο και ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας και μάθησης.

Μέσω της κεντρικής οθόνης του Self-Service ο κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση, πέραν από τα πεδία που αφορούν στα προσωπικά του στοιχεία, στα στοιχεία της ομάδας του ή στους κανονισμούς και στις αυτοματοποιημένες πλέον διαδικασίες της Τράπεζας, σε ηλεκτρονική βιβλιοθήκη με πλήθος άρθρων, θεμάτων και επιμορφωτικού υλικού από το Harvard Μanage Mentor, τα ΑLBA Executive Briefings, την Ευρωπαϊκή Κεντρική Τράπεζα κ.ά. Επίσης, μπορεί κάποιος να ενημερωθεί για φορείς που επιτελούν κοινωνικό έργο και προσφέρουν την δυνατότητα  εθελοντικής εργασίας, όπως ο Δήμος Αθηναίων, το Σωματείο «Επιχειρηματικότητα Νέων», η Greenpeace Hellas κ.ά.

Τέλος, οι εργαζόμενοι έχουν στη διάθεσή τους χρήσιμες πληροφορίες και πρακτικές συμβουλές προστασίας σε θέματα ασφαλείας, πρώτων βοηθειών, πρόληψης και προαγωγής της υγείας και ευεξίας στον εργασιακό χώρο ενώ επιπλέον αντικείμενα ενσωματώνονται καθημερινά στην εφαρμογή, ύστερα και από τις υποδείξεις και προτάσεις των ιδίων των υπαλλήλων. Το συγκεκριμένο project έχει θέσει υποψηφιότητα στα φετινά βραβεία καινοτομίας της KPMG στην κατηγορία «Τεχνολογία και HR».

Ιφιγένεια Χριστοδουλίδου, Εργασιακός Ψυχολόγος, Σύμβουλος Διοίκησης Hellenic Postbank

Case Study: Συστήματα Διαχείρισης στα Ελληνικά Ναυπηγεία
Στα Ελληνικά Ναυπηγεία διαθέτουμε ένα βασικό σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού, το οποίο καλύπτει τις ανάγκες της καθημερινής ηλεκτρονικής διαχείρισης των στοιχείων του Ανθρώπινου Δυναμικού, και ένα δεύτερο, με το οποίο διαχειριζόμαστε τις διαδικασίες Ανάπτυξης.

Το βασικό σύστημα εξυπηρετεί τις πρώτιστες ανάγκες των Ελληνικών Ναυπηγείων και  συγκεκριμένα τη διαχείριση των αναγκαίων στοιχείων των εργαζομένων και τη μισθοδοσία. Σε αυτό συμπεριλαμβάνεται η καταγραφή και διαχείριση του χρόνου εργασίας των εργαζομένων, κυρίως εκείνων που αμείβονται με ημερομίσθιο και η χρέωση τους γίνεται σε έργα. Επικουρικά, υπάρχουν υποσυστήματα που υποστηρίζουν την διαχείριση της εκπαίδευσης και των προσλήψεων.

Το δεύτερο σύστημα, είναι μια web-based εφαρμογή με την οποία διαχειριζόμαστε κατά κύριο λόγο τις διαδικασίες της Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού και η οποία χρησιμοποιείται από όλες τις επιχειρήσεις του πολυεθνικού ομίλου στον οποίο ανήκουμε. Η εφαρμογή συμπεριλαμβάνει, μεταξύ άλλων, την ανάλυση της απόδοσης και των δυνατοτήτων, την αναγνώριση πεδίων ανάπτυξης, την παρακολούθηση και διαχείριση πλάνων ανάπτυξης εργαζομένων σε σχέση με θέσεις εργασίας και το σχεδιασμό εξέλιξης και διαδοχής.

Η εφαρμογή είναι ιδιαίτερης σημασίας για τον Όμιλο, καθώς μέσω αυτής παρακολουθεί όλους τους εργαζόμενους με ικανότητες και δυνατότητες και τους συμπεριλαμβάνει στο σχεδιασμό διαδοχής σημαντικών θέσεων του Ομίλου. Αυτό έχει σαν πλεονέκτημα ότι δεν περιορίζει τους εργαζόμενους με ταλέντο σε μια εταιρεία και από την άλλη αυξάνει τη πιθανότητα προσέλκυσης ανθρώπων με δυνατότητες γενικά σε εταιρείες του Ομίλου.

Αλέξανδρος Ναυπλιώτης. Αναπλ. Δ/ντής Ανθρώπινου Δυναμικού, Ελληνικά Ναυπηγεία

Case Study: Το HRMS στην PwC
Σήμερα, η βέλτιστη διαχείριση του Ανθρώπινου Δυναμικού  καθιστά απαραίτητη την αξιοποίηση της διαθέσιμης τεχνολογίας μέσω των κατάλληλων πληροφοριακών συστημάτων (HRMS).

Στην PricewaterhouseCoopers (PwC), η απόφαση για την υλοποίηση ενός συστήματος HRMS βασίστηκε στην ανάγκη για: α) Πληρέστερη αξιοποίηση των συστημάτων ΑΔ, β) Σύνδεση μεταξύ των συστημάτων ΑΔ, γ) Παροχή έγκυρης, πλήρους και έγκαιρης πληροφόρησης στο προσωπικό της εταιρείας και δ)Περαιτέρω αναβάθμιση των υπηρεσιών της Διεύθυνσης ΑΔ (Προετοιμασία αναφορών, εξυπηρέτηση προσωπικού, εξοικονόμηση χρόνου και κόστους κ.λπ.).

Ενώ βρισκόμαστε στη μέση του δρόμου που έχουμε οραματιστεί για το HRMS, ήδη απολαμβάνουμε τα οφέλη του συστήματος σε συγκεκριμένα πεδία εφαρμογής που μεταξύ άλλων αφορούν: 1. Δεδομένα Ανθρώπινου Δυναμικού. Στο σύστημα έχουμε συγκεντρώσει δεδομένα που σχετίζονται με τους εργαζόμενους (άδειες, εκπαίδευση κ.λπ.) όσο και με την οργανωτική δομή της επιχείρησης (τίτλοι και περιγραφές θέσεων, γραμμές αναφοράς κ.λπ.).2. Σύστημα Διοίκησης της Απόδοσης.

Πλέον όλοι οι εργαζόμενοι αξιολογούνται με έναν ενιαίο τρόπο και διαδικασία, βάσει συστήματος που αποτελείται από στόχους και δεξιότητες. Έπεται η ηλεκτρονική σύνδεση με το σύστημα διαχείρισης ταλέντων και εξέλιξης σταδιοδρομίας.3. Εκπαίδευση εργαζομένων και Coaching. Στόχος μας είναι η υλοποίηση και διαχείριση της πολιτικής εκπαίδευσης της PwC, ακολουθώντας το εκπαιδευτικό πρόγραμμα που έχει διαμορφωθεί και τηρώντας το ιστορικό εκπαίδευσης για κάθε έναν από τους εργαζόμενους.

Παράλληλα, στο HRMS συγκεντρώνονται όλα τα στοιχεία που αφορούν το coaching πρόγραμμα.4. Διαχείριση προσλήψεων. Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας έγκρισης μιας νέας πρόσληψης και η αναζήτηση βιογραφικών σε βάσεις δεδομένων βρίσκονται σε τελική φάση ανάπτυξης. Ταυτόχρονα, σχεδιάζεται η σύνδεση του συστήματος με τις ιστοσελίδες της PwC για την ηλεκτρονική καταχώρηση και διαχείριση βιογραφικών.

Στις περισσότερες από τις παραπάνω εφαρμογές, η δυνατότητα Self-service αποτελεί ένα πολύ δυνατό εργαλείο του συστήματος καθώς ο εργαζόμενος έχει πρόσβαση, διαχειρίζεται και τροποποιεί προσωπικές πληροφορίες.

Οι μεγαλύτεροι κίνδυνοι κατά το σχεδιασμό και υλοποίηση ενός HRMS αφορούν στον τρόπο προστασίας των δεδομένων που σε πολλές περιπτώσεις αποτελούν ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και στη διασύνδεση του συστήματος με την υπάρχουσα πληροφοριακή αρχιτεκτονική της εταιρείας. Παρά τους κινδύνους,
δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το HRMS είναι μία απαραίτητη επένδυση η οποία στην δική μας τουλάχιστον περίπτωση απέδωσε άμεσα καρπούς, και γι’ αυτό τη συνεχίζουμε.

Απόστολος Μπεκιάρης, Senior Manager / Operations, PwC