Κάθε οργανισμός κάνει outsourcing κάποια μέρη από το Human Resources Management. Από τη συνεργασία με τρίτους για να διενεργήσουν τον έλεγχο του υποβάθρου ή τη διαχείριση του COBRA (και τα δύο γίνονται πάντα με κάποια «γεύση» BPO, με τον προμηθευτή να παρέχει τους ανθρώπους, τη διαδικασία και την τεχνολογία), μέχρι τις υπηρεσίες μισθοδοσίας στις οποίες χρησιμοποιείται ένας εξωτερικός συνεργάτης, το outsourcing αποτελεί κεντρικό στοιχείο του συστήματος παράδοσης HRM.

Έτσι, η ερώτηση δεν είναι αν εμείς θα πρέπει ή όχι να κάνουμε outsourcing αλλά τα ερωτήματα είναι τι, πότε, πώς, σε ποιον, με ποιο κόστος, υπό ποια διαχείριση, κ.λπ. Ο σωστός τρόπος να προσεγγιστεί το outsourcing του HRM είναι να εξεταστεί αυτή η επιλογή για τις διάφορες διαδικασίες HRM, στα πλαίσιο της ανάπτυξης ενός γενικού στρατηγικού σχεδίου HRM και HRMDS.

Αλλά, με ή χωρίς ανάπτυξη ενός τέτοιου στρατηγικού σχεδίου, λόγω της διάδοσης του outsourcing στο HRM, αναρωτιόμαστε συχνά «γιατί δεν κάνουμε outsourcing το Χ;». Οι παρακάτω ερωτήσεις έχουν στόχο να σας δώσουν μια ιδέα ώστε να μην βρεθείτε απροετοίμαστοι στην επόμενη πρόταση για outsourcing.

Πριν βρεθείτε αντιμέτωποι με την ερώτηση «γιατί δεν κάνουμε outsourcing το Χ;» θα πρέπει να απαντήσετε στα ακόλουθα:

  • Είναι αυτή η πρόταση outsourcing συμβατή με την επιχειρηματική στρατηγική και τα HRM πλάνα μας (π.χ. για να βελτιώσει τις ικανότητές μας στις στρατηγικές διαδικασίες HRM), ή περιορίζεται στο να αντιμετωπίσει τα προσωρινά προβλήματα τακτικής (όπως μια απροθυμία να γίνουν επενδύσεις στην επόμενη βελτίωση HRMS);
  • Το ανθρώπινο δυναμικό του outsourcer μπορεί να μας παρέχει καλύτερες υπηρεσίες από τους ανθρώπους μας; Γιατί; Πώς;
  • Τι θα κάνουμε με τους ανθρώπους μας που δεν θα έχουν πια αντικείμενο εργασίας; Είμαστε αποφασισμένοι να τους αφήσουμε να φύγουν ή έχουμε πραγματικά καλύτερες, σημαντικότερες και πιο κερδοφόρες επιλογές για την αξιοποίηση των δεξιοτήτων τους;
  • Πώς θα συνεχίσουμε να αναπτύσσουμε τους άριστους στρατηγικούς HRM και HRMDS Managers, Specialists, Generalists αν δεχτούμε αυτήν την πρόταση; Με αυτό το σκέλος του HRM που κάνουμε outsourcing, τι θα απολέσουμε σε επίπεδο αναπτυξιακών ευκαιριών; Πόση σημασία έχει;
  • Πώς θα ελέγξουμε τις δαπάνες αν ο πάροχος συμπεριλαμβάνει τα πάντα σε μια αμοιβή; Ποια δομή τιμολόγησης θα λειτουργούσε καλύτερα για μας; Είναι αυτή η δομή η προτεινόμενη;
  • Ποιες είναι οι επιπτώσεις αυτής της πρότασης outsourcing αν συγχωνευτούμε με μια άλλη εταιρεία του δικού μας μεγέθους; Τι θα γίνει αν χαθεί ένα μεγάλο μέρος του οργανισμού μας;
  • Ποιες είναι οι επιπτώσεις αυτής της πρότασης outsourcing αν μια άλλη εταιρεία θέλει να μας εξαγοράσει;
  • Ποιες είναι οι επιπτώσεις αν εκποιήσουμε τις περιφερειακές επιχειρηματικές μας δράσεις και εστιάσουμε στην κύρια επιχειρηματική μας δράση;
  • Πώς οι αμοιβές των συμβάσεων ρυθμίζονται αν επιβραδυνθεί η επιχειρηματική δραστηριότητα ή/και συρρικνωθούμε; Τι γίνεται στην περίπτωση που αυξηθεί η επιχειρηματική δράση και επιταχυνθούν οι δραστηριότητες;
  • Πώς ξέρουμε ότι αυτές οι οικονομικές προτάσεις είναι ακριβείς; Ποιες υποθέσεις έχουν χρησιμοποιηθεί για να καταλήξουν σε αυτούς τους αριθμούς;
  • Δεδομένου ότι η αλλαγή είναι ένα σίγουρο πράγμα, πώς μπορούμε να είμαστε βέβαιοι ότι το προτεινόμενο συμβόλαιο θα μας προστατεύσει τόσο όσο προστατεύει τον προμηθευτή, όταν συμβεί μια αλλαγή;
  • Με βάση ποια σενάρια αλλαγής θα έπρεπε να εξετάσουμε αυτήν την πρόταση;
  • Ποιες αλλαγές θα παρατηρήσουν οι εργαζόμενοι/οι διευθυντές μας; Αυτές οι αλλαγές θα εκληφθούν ως θετικές; Ποια θα είναι τα πλεονεκτήματα, τα μειονεκτήματα και ποιος ο αντίκτυπος στην παραγωγικότητά τους αλλά και στο συνολικό αποτέλεσμα του οργανισμού;
  • Υπάρχει πιθανότητα να παραιτηθούν οι καλύτεροι εργαζόμενοι του HRMDS όταν αντιληφθούν την προοπτική του outsourcing; Ποια είναι πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα μιας τέτοιας έκβασης;
  • Γιατί αυτό συζητείται/προτείνεται τη δεδομένη χρονική συγκυρία; Ποια είναι η ώθηση για το outsourcing;
  • Ο συγχρονισμός της πρότασης είναι κατάλληλος όσον αφορά τον προγραμματισμένο κύκλο HRMDS, τον κύκλο προϋπολογισμών, τον οργανωτικό κύκλο της αλλαγή κ.λπ.;
  • Ποια είναι η σύνδεση μεταξύ αυτού που προτείνεται από την άποψη του σχεδιασμού της διαδικασίας, της δομής των δεδομένων, των επιχειρησιακών κανόνων κ.λπ., και αυτού που κάνουμε σήμερα ή που επιθυμούμε να κάνουμε; Ποια σενάρια θα έπρεπε να χρησιμοποιήσουμε για να εξετάσουμε όλα τα σημαντικά θέματα;
  • Η ώθηση για αυτήν την πρόταση μεταφοράς περιλαμβάνεται σε ένα σχέδιο επένδυσης ώστε το τρέχον HRMDS να ανταποκριθεί στα πρότυπα που απαιτούνται για να στηρίξουν την επιχείρησή μας;
  • Αν εξετάζαμε προσεκτικά αυτό που το HRMDS χρειάζεται για να υποστηρίξει τα επιχειρησιακά αποτελέσματα, θα σοκαριζόμασταν από το επίπεδο επένδυσης; Υπάρχουν οποιαδήποτε κίνητρα πίσω από την πρόταση για outsourcing;
  • Υπάρχει εσωτερική πολιτική στo χώρο εργασίας; Υπάρχει πιθανότητα ο εισηγητής της πρότασης να επιθυμεί να στρέψει την προσοχή του κάπου αλλού, ρίχνοντας λίγη «σκόνη» στο τμήμα HR;
  • Είναι δυνατό ο προμηθευτής που κάνει την πρόταση να έχει στο μυαλό του κάτι διαφορετικό εκτός από το καλό της επιχείρησής μας;

Ερωτήσεων συνέχεια
Εάν σκέφτεστε ότι οι παραπάνω είναι οι δύσκολες ερωτήσεις, ακόμα δεν διαβάσετε τα καλύτερα! Τα παρακάτω θα πρέπει να απαντηθούν όταν προκύψει η ερώτηση «γιατί δεν κινούμαστε επιθετικότερα προς το HRM BPO;»:

  • Ποιος θα διαχειριστεί τις χρηματοοικονομικές πλευρές αυτής της πρότασης ώστε να διασφαλιστεί ότι επιτυγχάνουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα; Πώς; Έχουμε τους ανθρώπους, τις διαδικασίες και την τεχνολογία για να κάνουμε αυτό αποτελεσματικά; Τι χρειάζεται για να κινητοποιηθούν; Περιλαμβάνεται στην ιδέα ή την πρόταση του outsourcing;
  • Ποιος θα διαχειριστεί την υλοποίηση, συμπεριλαμβανομένης και της ενοποίησης των συστημάτων, ώστε να διασφαλιστεί ότι επιτυγχάνουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα; Πώς; Έχουμε τους ανθρώπους, τις διαδικασίες και την τεχνολογία για να κάνουμε αυτό αποτελεσματικά; Τι χρειάζεται για να κινητοποιηθούν; Περιλαμβάνεται στην ιδέα ή την πρόταση του outsourcing;
  • Ποιος θα διαχειριστεί τις πτυχές της απόδοσης αυτής της πρότασης ώστε να διασφαλιστεί ότι επιτυγχάνουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα; Πώς; Έχουμε τους ανθρώπους, τις διαδικασίες και την τεχνολογία για να το κάνουμε αυτό αποτελεσματικά; Τι χρειάζεται για να κινητοποιηθούν; Περιλαμβάνεται στην ιδέα ή την πρόταση του outsourcing;
  • Ο δικηγόρος μας έχει διαπραγματευτεί τουλάχιστον τόσα συμβόλαια HRM outsourcing όσα και ο δικηγόρος του προμηθευτή;
  • Χρειαζόμαστε τη νομική υποστήριξη και τη διαχείριση του προμηθευτή για να δουλέψει το outsourcing στον οργανισμό μας; Πόσο θα κοστίζει αυτό;
  • Πού θα βρίσκονται τα ανώτατα στελέχη του HR, ο CFO και ο CIO της εταιρείας μας σε δύο χρόνια από σήμερα; Θα είναι το ίδιο ενθουσιώδεις ή διστακτικοί για αυτήν την πρόταση και μάλιστα αν πρόκειται να κριθούν για την επιλογή μακροπρόθεσμα;
  • Πού θα βρίσκονται τα ανώτατα στελέχη του προμηθευτή σε δύο χρόνια από σήμερα; Διατρέχουν κάποιον επαγγελματικό κίνδυνο; Ποιο είναι το ιστορικό τους για την παράδοση των υπηρεσιών τους; Βρίσκονται στις θέσεις τους αρκετό διάστημα ώστε να διαπιστώσουν τα αποτελέσματα των εργασιών τους;
  • Πόσο εύκολα μπορεί η επιχείρησή μας να «σπάσει» το συμβόλαιο; Τι γίνεται αν ο προμηθευτής που επιλέξαμε αποφασίσει να σταματήσει τις δραστηριότητές του (για οποιοδήποτε λόγο); Πόσο εύκολα μπορεί η εταιρεία μας να βρει έναν άλλο προμηθευτή, να αρχίσει τη συνεργασία μαζί του και να απορροφήσει τις δαπάνες και την αναστάτωση μιας τέτοιας αλλαγής;
  • Ειλικρινά, πώς θα μπορέσετε να «ξεφύγετε» από ένα προμηθευτή που παρέχει μια ολοκληρωμένη υπηρεσία HRM BPO, αν εσείς αποφασίσετε να συνεργαστείτε με έναν άλλο προμηθευτή που παρέχει π.χ. ένα λογισμικό αυτοεξυπηρέτησης ενός άλλου προμηθευτή;
  • Αν αποδεχτούμε την πρόταση του outsourcing, υπάρχει επιστροφή αφού θα έχει εγκατασταθεί; Εάν η επιχείρησή μας αλλάξει γνώμη σε δύο ή τρία έτη, τι περιλαμβάνεται στη διαδικασία για να γίνουν όλα πάλι in house;
  • Τι θα χρειαζόταν αν τελικά θέλουμε έναν άλλο προμηθευτή αφού όμως έχει υλοποιήσει μια υπηρεσία από κάποιον;
  • Ακολουθεί ο οργανισμός μας μια πορεία χωρίς επιστροφή; Μας ενδιαφέρει;

Αν και υποστηρίζω σθεναρά το outsourcing  -κυρίως γιατί με αυτόν τον τρόπο αποκτά κάποιος πρόσβαση στις βέλτιστες πρακτικές της αγοράς-υπάρχουν και κάποιες προτάσεις που είναι για…πέταμα. θεωρώ ότι μερικές από τις παραπάνω ερωτήσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν. Αλλά ακόμα και όταν η πρόταση του outsourcing είναι απολύτως λογική, σίγουρα θα υπάρχουν και άλλα ερωτήματα που θα πρέπει να απαντηθούν, και κυρίως αν η πρόταση ανταποκρίνεται στις επιχειρηματικές σας ανάγκες και τους εταιρικούς στόχους.

CV
Η Naomi Bloom είναι μια ανεξάρτητη ηγετική φωνή, μία σύμβουλος στρατηγικής τόσο σε επίπεδο επιχειρήσεων όσο και σε επίπεδο τεχνολογίας και έχει κερδίσει επάξια τον τίτλο της thought leader στον κλάδο που αφορά την τεχνολογία του HR και του Outsourcing. Στο παρελθόν έχει υπάρξει «φορέαs» αλλαγής και στρατηγικός coach παράδοσης συστημάτων HRM, για πολλές παγκοσμίου εμβέλειας επιχειρήσεις ενώ έχει λειτουργήσει και ως σύμβουλος σε επιχειρηματική στρατηγική αλλά και σχεδιασμού προϊόντων ή υπηρεσιών για αρκετές γενιές παρόχων λογισμικού HRM.

Η N. Bloom έχει δημιουργήσει το μόνο vendor-neutral HRM μοντέλο και αρχιτεκτονικής εφαρμογής «starter kits». Αυτή η πνευματική ιδιοκτησία έχει κατοχυρωθεί και έχει χρησιμοποιηθεί σε ολόκληρο τον κλάδο ενώ δεν αποτελεί απλά ένα state-of-the-art έργο αλλά και μια πολύτιμη βάση και έναν καθοριστικό οδηγό για πολλά από τα σημερινά μοντέλα HRM και την αρχιτεκτονική λογισμικών.

Η N. Bloom είναι ένας δεινός συνήγορος της διαχείρισης των ανθρωπίνων πόρων και των συστημάτων HRM, κατά βάση για την κοινότητα των τελικών χρηστών.
Μάλιστα, επικεντρώνεται κυρίως στις προκλήσεις που αντιμετωπίζει η ηγεσία του HR για την επίτευξη των επαναστατικών εξελίξεων στα αποτελέσματα της οργανωτικής απόδοσης, μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης του HR που επιτυγχάνεται με τη συνδρομή της τεχνολογίας.

Τα ερευνητικά ενδιαφέροντα της Naomi περιλαμβάνουν:
1. τα συστήματα HRM, τη συνεργασία, τις mobile υπηρεσίες, τα actionable analytics, το SOR και η ενοποίηση της διαχείρισης ταλέντων, για το πλήρες φάσμα των πρακτικών που αφορούν το ανθρώπινο δυναμικό και τη βελτίωση της επιχειρηματικής απόδοσης,
2. την αρχιτεκτονική και τα θεμέλια του επιχειρηματικού μοντέλου του HRM SaaS InFullBloom και HRM BPO,
3. τις βέλτιστες πρακτικές που εστιάζουν στα επιχειρηματικά αποτελέσματα, με επίκεντρο τις ικανότητες και τη στρατηγική διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων,
4. τις συμπεριφοριστικές και πολιτιστικές επιπτώσεις της κοινωνικής τεχνολογίας στο HRM και
5. την εισαγωγή της αυτοματοποιημένης νοημοσύνης στα συστήματα HRM.

Το πρώτο πτυχίο της N. Bloom είναι από το πανεπιστήμιο της Πενσυλβάνια και διαθέτει MBA από το Boston University.

Η Bloom & Wallace είναι η συμβουλευτική της εταιρεία που ιδρύθηκε το 1987. Διατηρεί με υποδειγματική συνέπεια το blog http://InFullBloom.us.