Πολλοί εργαζόμενοι, ήδη πριν το 2020, είχαν εκφράσει την απορία γιατί σε μια εποχή ευρύτατης ψηφιακής διασυνδεσιμότητας είναι απαραίτητο να βρίσκονται καθημερινά σε ένα περιβάλλον γραφείου για να εργαστούν. Η απάντηση δόθηκε ηχηρά με την έλευση του κορωνοϊού, καθώς το ανθρώπινο δυναμικό μαζικά σε όλο τον κόσμο υποχρεώθηκε να εργαστεί εξ αποστάσεως και το έκανε με επιτυχία. Η εμπειρία αυτή δημιούργησε νέα ερωτήματα: είναι η απομακρυσμένη εργασία για το σύνολο ή το μεγαλύτερο μέρος των εργαζομένων γραφείου το νέο status quo στο μέλλον;

Η πανδημία οδήγησε τις διοικήσεις πολλών επιχειρήσεων να εξετάσουν την προοπτική της μόνιμης εφαρμογής του μοντέλου Work from Anywhere (WFA). Οργανισμοί όπως το Twitter, το Facebook, το Shopify ή η Siemens ανακοίνωσαν, μάλιστα, ότι θα διατηρήσουν την απομακρυσμένη εργασία και μετά τη διάθεση του εμβολίου. Οι επιχειρήσεις που θέλουν να υιοθετήσουν το μοντέλο για μέρος ή για το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού τους, θα κερδίσουν αξιόλογα οφέλη, πρέπει όμως να συνυπολογίσουν και τις σημαντικές προκλήσεις. Αντλώντας από την πενταετή έρευνά του στην υιοθέτηση του WFA σε μεγάλες, ώριμες αλλά και νεότερες επιχειρήσεις, ο Καθηγητής του Harvard Business School Raj Choudhury, στο πρόσφατο άρθρο του «Our Work-from-Anywhere Future», μοιράζεται βέλτιστες πρακτικές που θα βοηθήσουν τους ηγέτες να αποφασίσουν αν το υβριδικό αυτό μοντέλο ταιριάζει στην επιχείρησή τους.

ΣΥΝΤΟΜΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ
Η πρώτη μεγάλης κλίμακας μετάβαση από την παραδοσιακή στην απομακρυσμένη εργασία έγινε τη δεκαετία του 1970, καθώς η άνοδος των τιμών της βενζίνης που προκλήθηκε από το εμπάργκο πετρελαίου του ΟΠΕΚ το 1973 έκανε τις μετακινήσεις πιο ακριβές. Οι νέες πολιτικές εργασίας που υιοθετήθηκαν επέτρεπαν στους εργαζομένους να δουλεύουν από το σπίτι (WFH) περιστασιακά ή σε τακτική βάση με την παραδοχή ότι θα πήγαιναν περιοδικά και στο γραφείο. Η μεγαλύτερη ευελιξία στη διαχείριση του προγράμματός τους και η εξοικονόμηση κόστους συνετέλεσαν στην αύξηση της ικανοποίησης των εργαζομένων και στη μείωση των απουσιών λόγω ασθένειας.

Στη δεκαετία του 2000, η τηλεργασία γνώρισε νέα άνθηση χάρη στις τεχνολογικές εξελίξεις που την ευνοούσαν: laptops, διαδίκτυο, ευρυζωνικότητα, έξυπνα κινητά, cloud computing, βιντεοκλήσεις κ.ά. Παράλληλα, πλήθος ερευνών παρουσίαζαν τη συμβολή της τηλεργασίας στο engagement και την παραγωγικότητα. Τα τελευταία χρόνια, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις επέτρεπαν στους εργαζομένους τους να εργαστούν από το σπίτι ή τους έδιναν την ελευθερία της επιλογής. Για παράδειγμα, το γραφείο διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας και εμπορικών σημάτων των Ηνωμένων Πολιτειών (USPTO) δημιούργησε το 2012 το πρόγραμμα WFA, το οποίο προέβλεπε δύο χρόνια εργασίας στα κεντρικά γραφεία και στη συνέχεια εργασία από το σπίτι ή από οποιαδήποτε τοποθεσία στις Η.Π.Α., με την προϋπόθεση οι εν λόγω εργαζόμενοι να επισκέπτονται τα κεντρικά γραφεία με δικό τους κόστος μάξιμουμ 12 φορές τον χρόνο.

Οι περισσότερες επιχειρήσεις έδιναν τη δυνατότητα εξ αποστάσεως εργασίας σε μέρος των εργαζομένων, αποκλείοντας ορισμένες θέσεις εργασίας. Λίγες ήταν οι επιχειρήσεις, όπως η εταιρεία λογισμικού GitLab (σήμερα ο μεγαλύτερος εργοδότης remote work με εργαζόμενους σε 67 χώρες), που απασχολούσαν το σύνολο των εργαζομένων τους απομακρυσμένα. Το 2020, όμως, το πείραμα της ολοκληρωτικής απομάκρυνσης από τα γραφεία λόγω της πανδημίας οδήγησε μεγάλο αριθμό επιχειρήσεων από διαφορετικούς κλάδους να εφαρμόσουν το μοντέλο σε ευρεία κλίμακα.

ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ
Μελετώντας τις εταιρείες που εφαρμόζουν πολιτικές WFA εδώ και πέντε χρόνια, ο Choudhury επισημαίνει μια σειρά από οφέλη αυτού του μοντέλου εργασίας για τους εργαζομένους, τις επιχειρήσεις και την κοινωνία.
Για τους εργαζομένους: Οι εργαζόμενοι απολαμβάνουν την ελευθερία να μπορούν να επιλέξουν τον τόπο διαμονής τους, ανεξάρτητα από την έδρα της επιχείρησης, δηλώνοντας ότι συνεισφέρει στην καλύτερη ποιότητα της ζωής τους. Αυτή η ευελιξία τους επιτρέπει να διαμένουν κοντά στην οικογένειά τους ή σε μια περιοχή που τους αρέσει, ευνοεί τα ζευγάρια που εργάζονται σε απομακρυσμένες μεταξύ τους τοποθεσίες και γενικότερα επιτρέπει την καλύτερη ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής.

Επιπλέον, για τη γενιά των millennials, η ιδέα του WFA είναι εξαιρετικά ελκυστική γιατί τους δίνει την ευκαιρία (ή τουλάχιστον τους την έδινε προ πανδημίας) να είναι «ψηφιακοί νομάδες» και να ταξιδεύουν σε όλο τον κόσμο παραμένοντας εργαζόμενοι στην ίδια επιχείρηση. Το κόστος αποτελεί ένα ακόμα πλεονέκτημα της τηλεργασίας, καθώς οι εργαζόμενοι μπορούν να διαμένουν σε έναν τόπο με χαμηλότερο κόστος ζωής / ενοίκιο από αυτόν που εδρεύει η επιχείρησή τους. Ταυτόχρονα, εξοικονομούν τα έξοδα και τον χαμένο χρόνο από τις μετακινήσεις με ίδια μέσα ή ΜΜΜ από και προς τον χώρο εργασίας.

Για τις επιχειρήσεις: Οι πολιτικές WFA φαίνεται από την έρευνα να συμβάλουν στην αύξηση του engagement των εργαζομένων, το οποίο αποτελεί βασικό συστατικό για τη θετική απόδοση της επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι δεν είναι απλά πιο ευχαριστημένοι, αλλά συχνά και πιο παραγωγικοί, ενώ οι επιχειρήσεις που τις εφάρμοσαν διαπιστώνουν υψηλότερο ποσοστό retention. Άλλα προφανή οφέλη της τηλεργασίας είναι ο περιορισμός των λειτουργικών εξόδων και του κόστους ακινήτων, όπως και η πρόσβαση της επιχείρησης σε μία ευρύτατη δεξαμενή ταλέντων, χωρίς γεωγραφικούς περιορισμούς.

Για την κοινωνία: Οι WFA επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να συμβάλουν στη μείωση του brain drain που πλήττει κυρίως την περιφέρεια ή αναπτυσσόμενες αγορές, καθώς οι εργαζόμενοι μπορούν να παραμείνουν στον τόπο τους ή να επιλέξουν μια φθηνότερη περιοχή για να μείνουν, συνεισφέροντας στην άνθιση της τοπικής οικονομίας. Παράλληλα, η αποφυγή των καθημερινών μετακινήσεων του ανθρώπινου δυναμικού λόγω της απομακρυσμένης εργασίας συμβάλλει στη σημαντική μείωση των εκπομπών ρύπων και την προστασία του περιβάλλοντος.

ΟΙ ΠΡΟΚΛΗΣΕΙΣ
Οι χώροι γραφείου με τα meeting rooms, τους κοινόχρηστους χώρους διάδρασης των εργαζομένων και τις ευκαιρίες για επίσημη και ανεπίσημη επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων αποτελούν εδώ και δεκαετίες αναπόσπαστο κομμάτι της επαγγελματικής μας ζωής. Εντούτοις, το πείραμα της πλήρους απομάκρυνσης στην πανδημία έδειξε ότι μπορεί να υπάρξει επαγγελματική ζωή και χωρίς γραφείο. Σύμφωνα με τον Choudhury, οι εταιρείες που επιθυμούν να εφαρμόσουν ευρέως το μοντέλο μπορούν να διαχειριστούν τα προβλήματα της τηλεργασίας με την κατάλληλη προσοχή και τον απαραίτητο χρόνο.

Επικοινωνία, brainstorming και επίλυση προβλημάτων
Ένα βασικό πρόβλημα της απομακρυσμένης εργασίας που εντοπίζουν οι ίδιοι οι εργαζόμενοι είναι οι περιορισμοί της εξ αποστάσεως ψηφιακής επικοινωνίας. Η φυσική παρουσία σε έναν κοινό χώρο ευνοεί το brainstorming και την επίλυση προβλημάτων, τη στιγμή που τα χρειάζεσαι. Παράλληλα, όταν οι εργαζόμενοι είναι διασκορπισμένοι γεωγραφικά σε διαφορετικές ζώνες ώρας, η ταυτόχρονη επικοινωνία μέσα από Zoom ή Teams meetings καθίσταται ακόμη πιο δύσκολη. Η μόνη λύση σε αυτή την περίπτωση είναι να εξοικειωθεί η επιχείρηση και οι εργαζόμενοι με τη λογική της ασύγχρονης επικοινωνίας. Υπάρχουν εργαλεία που μπορούν να καλύψουν αυτή την ανάγκη, όπως εσωτερικά κανάλια στο Slack ή Google shared documents που μοιράζονται οι εργαζόμενοι και μπορούν να συμπληρώσουν δυναμικά στον χρόνο που τους εξυπηρετεί.

Πέρα από τα ίδια τα εργαλεία, όμως, χρειάζεται να εκπαιδευτούν στη διαφορετική φιλοσοφία της ασύγχρονης επικοινωνίας τα μέλη της ομάδας που είχαν ως τώρα συνηθίσει στην κουλτούρα της τηλεφωνικής επικοινωνίας, των e-mails και των meetings.

Ανταλλαγή γνώσης
Μια από τις σημαντικότερες προκλήσεις της τηλεργασίας είναι το μοίρασμα της γνώσης, που σε ένα περιβάλλον γραφείου θα μπορούσε να γίνει απλά και άμεσα με μια ερώτηση ή μια συζήτηση στον διάδρομο. Καλώς ή κακώς, στις περισσότερες επιχειρήσεις μεγάλο μέρος της γνώσης παραμένει στο μυαλό των ανθρώπων που την κατέχουν. Για να λειτουργήσει το WFA μοντέλο προϋποθέτει τη δυναμική καταγραφή της γνώσης, σε κάθε στάδιο, σε αρχεία ή βάσεις δεδομένων στις οποίες έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή όλοι οι εργαζόμενοι και οι οποίες πρέπει να τροφοδοτούνται διαρκώς. Είναι βέβαιο ότι οι εργαζόμενοι θα δουν αυτό το έργο καταγραφής σαν ένα πρόσθετο φορτίο στην καθημερινότητά τους, ωστόσο είναι αδύνατον να λειτουργήσει το σύστημα χωρίς απόλυτη διαφάνεια και καταγραφή της πληροφόρησης.

Για αυτό θα πρέπει τα ανώτερα στελέχη να δώσουν πρώτα το παράδειγμα, κωδικοποιώντας και μοιράζοντας απλόχερα πληροφόρηση για τη δουλειά και εξηγώντας γιατί αυτή η διαδικασία είναι απαραίτητη. Επίσης, μπορούν να ενισχύσουν το υλικό που μοιράζεται με transcripts από σημαντικές συναντήσεις, να βιντεοσκοπήσουν τις παρουσιάσεις και τα σεμινάρια, στα οποία θα έχουν όλοι πρόσβαση στον δικό τους χρόνο.

Κοινωνικοποίηση, συναδελφικότητα και mentoring
Η απομακρυσμένη εργασία, κατά γενική ομολογία, απομονώνει τους ανθρώπους. Ιδίως σε περιπτώσεις που δεν εργάζεται όλο το ανθρώπινο δυναμικό από το σπίτι, οι τηλεργαζόμενοι αισθάνονται αποκομμένοι από τους συναδέλφους τους που βρίσκονται στο γραφείο. Επιπροσθέτως, δεν είναι εύκολο για τους προϊσταμένους να κάνουν τόσο τακτικά check-ins με τα μέλη της ομάδας τους, ούτε είναι απλό να καταλάβουν από μια βιντεοκλήση αν υπάρχει κάποιο πρόβλημα δυσλειτουργίας ή burnout σε κάποιο μέλος της. Προκειμένου να διαχειριστούν την πρόκληση αυτή, κάποιες εταιρείες έχουν εισάγει τακτικές, ανεπίσημες συναντήσεις με βιντεοκλήση μεταξύ εργαζομένων, ώστε να ενισχύσουν τις σχέσεις τους.

Στην περίπτωση του mentoring που πλήττεται σε μεγάλο βαθμό καθώς τα υψηλόβαθμα στελέχη συχνά δεν προλαβαίνουν να κάνουν one-on-one mentoring με βιντεοκλήση στους υφισταμένους τους, κάποιες εταιρείες έχουν εισάγει μια online διαδικασία ερωταπαντήσεων, όπου οι υφιστάμενοι θέτουν τις απορίες και τους προβληματισμούς τους και οι μέντορες τούς απαντούν αργότερα.

Αξιολόγηση της απόδοσης και αμοιβές
Ένα ακόμα πεδίο προβληματισμού είναι η δίκαιη αξιολόγηση της απόδοσης των τηλεργαζομένων. Πώς μπορείς να αξιολογήσεις, ιδίως σε soft skills, εργαζόμενους με τους οποίους δεν έχεις καμία φυσική επαφή; Η πρακτική που εφαρμόζουν οι επιχειρήσεις με WFA μοντέλο στο σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού είναι ότι αξιολογούν την ποιότητα του παραγόμενου αποτελέσματος, την ποιότητα της ψηφιακής διάδρασης με τον εργαζόμενο και το feedback από συναδέλφους και πελάτες.

Σε ό,τι αφορά τις αμοιβές, ο διάλογος είναι ακόμη σε εξέλιξη. Υπάρχουν εργοδότες που εφαρμόζουν WFA όπως η social media εταιρεία Reddit, η οποία ανακοίνωσε πρόσφατα ότι η μετακίνηση του εργαζόμενου σε οικονομικότερη τοποθεσία από το Σαν Φρανσίσκο που εδρεύει η εταιρεία δεν θα επηρεάσει τις απολαβές του. Άλλες εταιρείες, όπως το Facebook, δήλωσαν ότι θα αναπροσαρμόσουν τους μισθούς ανάλογα με τη γεωγραφική ζώνη που θα επιλέξει ο εργαζόμενος. Το ποια είναι η βέλτιστη πρακτική θα κριθεί στο μέλλον, το πιθανότερο όμως είναι ότι οι οργανισμοί που επιτρέπουν στους ανθρώπους τους να επωφεληθούν από το φθηνότερο κόστος ζωής θα επιβραβευθούν.

Προστασία δεδομένων
Τέλος, είναι βέβαιο ότι οι εταιρείες που προσφέρουν μόνο εξ αποστάσεως εργασία καλούνται να διαχειριστούν μεγαλύτερες προκλήσεις στον τομέα της κυβερνοασφάλειας, προκειμένου να προστατεύσουν τα δεδομένα της επιχείρησης, του ανθρώπινου δυναμικού και των πελατών.

Συμπερασματικά, το ερώτημα δεν είναι αν η εξ αποστάσεως εργασία για την πλειοψηφία ή το σύνολο του ανθρώπινου δυναμικού είναι εφικτή, αλλά υπό ποιες προϋποθέσεις καθίσταται εφικτή και αν η ηγεσία της επιχείρησης μπορεί και θέλει να τις εκπληρώσει. Με άλλα λόγια, αν θέλουν να εφαρμόσουν ένα WFA μοντέλο στην επιχείρησή τους, οι ηγέτες θα πρέπει και οι ίδιοι να εργάζονται απομακρυσμένα, να υποστηρίζουν τόσο την παράλληλη όσο και την ασύγχρονη επικοινωνία με τους εργαζομένους για χτίσιμο σχέσεων, brainstorming και επίλυση προβλημάτων, να στηρίζουν έμπρακτα τις ενέργειες για ψηφιακή καταγραφή της εσωτερικής πληροφόρησης, να ενθαρρύνουν το ψηφιακό mentoring και να επενδύσουν στον τομέα της κυβερνοασφάλειας.

Πηγή:  “Our Work-from-Anywhere Future”, Raj Choudhury, Harvard Business Review, τεύχος Νοεμβρίου-Δεκεμβρίου 2020