Οι ευέλικτες μορφές απασχόλησης συνεχίζουν να κερδίζουν σταθερά έδαφος στον κόσμο των επιχειρήσεων σήμερα, ενώ η φυσική παρουσία των στελεχών σε περιβάλλον γραφείου δεν κρίνεται πλέον απαραίτητη. Νέες τάσεις και εξελίξεις καθορίζουν το περιεχόμενο της τηλεργασίας με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού να διαμορφώνει το κατάλληλο πλαίσιο λειτουργίας για παραγωγικές ομάδες με όραμα ακόμη και από απόσταση.

Τα τελευταία χρόνια έχει αρχίσει και διαμορφώνεται ένα νέο περιεχόμενο για το εργασιακό περιβάλλον. Με άρμα τα τεχνολογικά επιτεύγματα και την εξέλιξη της τεχνολογίας, το ανθρώπινο δυναμικό διαθέτει ολοένα και περισσότερα εργαλεία που διευκολύνουν την ενσωμάτωσή του ως ενεργό μέλος μίας ομάδας και μίας εταιρείας, χωρίς να είναι απαραίτητη η φυσική του παρουσία εκεί 5 ημέρες την εβδομάδα και 8 ώρες την ημέρα. «Οι οργανισμοί-με τη σειρά τους- καλούνται να μεταβάλλουν το πλαίσιο της εργασίας και του τρόπου που αυτή παρέχεται, καθώς οι mobile workers είναι αυτοί που θα τη διαμορφώσουν εκ νέου, ενώ η Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού είναι εκείνη που θα ορίσει το περιεχόμενο και θα επιλέξει την κατάλληλη τεχνολογία για να καταστεί αυτό εφικτό» αναφέρουν οι Alison Maitland και Peter Thompson στο βιβλίο τους «Future Work- How Businesses Can Adapt and thrive in the New world of work».

Μία νέα τάση, λοιπόν, αρχίζει να υιοθετείται από τον επιχειρηματικό κόσμο, η οποία όμως προϋποθέτει και ένα νέο πλαίσιο λειτουργίας, αξιολόγησης και διακράτησης των στελεχών που εντάσσονται σε αυτό. Η έγκαιρη ενσωμάτωση, ωστόσο, των κατάλληλων πρακτικών και διαδικασιών που υποστηρίζουν αλλά και αναπτύσσουν τους mobile workers, διασφαλίζει την αποδοτική ένταξή τους στο ανθρώπινο δυναμικό ενός οργανισμού, πάντα ακολουθώντας τα νέα δεδομένα που προστάζουν οι σύγχρονες ανάγκες. Γιατί όπως υποστήριζε και ο Albert Einstein «οι ευφυείς άνθρωποι λύνουν τα προβλήματα, ενώ οι μεγαλοφυείς τα προβλέπουν», και η τηλεργασία μπορεί να αποτελέσει ευκαιρία παρά πρόβλημα για έναν οργανισμό, έχοντας πραγματοποιήσει την κατάλληλη προετοιμασία.

Ορισμοί
Τόσο οι επιχειρήσεις όσο και τα ίδια τα στελέχη έχουν ξεκινήσει να υιοθετούν διάφορες μορφές τηλεργασίας ώστε να αποκομίσουν τα αμφίπλευρα οφέλη που απορρέουν από αυτές. Όμως ποιες μορφές εργασίας εντάσσονται σε αυτήν την κατηγορία και τι εννοούμε με τον όρο απομακρυσμένη εργασία; Ως τηλεργασία ορίζεται οποιαδήποτε μορφή απασχόλησης, μερική ή πλήρης, που επιτρέπει στον εργαζόμενο να παράγει όλο ή μέρος του έργου για το οποίο έχει δεσμευθεί από το χώρο που ο ίδιος επιλέγει και όχι αποκλειστικά από το χώρο εργασίας. Ουσιαστικά το στέλεχος απαλλάσσεται από την υποχρέωση της φυσικής παρουσίας στο εργασιακό περιβάλλον 8 ώρες την ημέρα και 5 ημέρες την εβδομάδα (στην περίπτωση πλήρους απασχόλησης).

Σε αυτήν την κατηγορία συμπεριλαμβάνονται ακόμη και οι εργαζόμενοι που απασχολούνται ως «εξωτερικοί συνεργάτες» μίας εταιρείας, σε μία προσπάθεια που οι τελευταίες καταβάλλουν ώστε να μειώσουν περισσότερο το λειτουργικό τους κόστος. Έτσι, αν και αρκετοί είναι εκείνοι που συνδέουν τον όρο τηλεργασία μόνο με την εργασία από το σπίτι, υπάρχουν αρκετές μορφές που ανήκουν σε αυτήν κατηγορία χωρίς το στέλεχος να εργάζεται αποκλειστικά και μόνο από εκεί.

Οι δυνατότητες και τα εργαλεία που προσφέρουν η πληροφορική, οι τηλεπικοινωνίες και η τηλεματική καθιστούν τους mobile workers εξίσου παραγωγικούς και αποδοτικούς, ενώ τα κινητά, smartphones και tablets, τους παρέχουν την ευχέρεια να είναι διαθέσιμοι πλέον ακόμη και 24/7. Με αυτόν τον τρόπο ως εργασιακό περιβάλλον δεν ορίζονται μόνο οι κτιριακές εγκαταστάσεις ενός οργανισμού αλλά ο κάθε χώρος από όπου ένα στέλεχος μπορεί να παράγει το έργο του.

Επιλογή
Η δημοφιλία της τηλεργασίας και των διάφορων μορφών συνεργασίας που εσωκλείει βασίζεται κυρίως στα οφέλη που αποκομίζουν και οι δύο πλευρές. Από την πλευρά των επιχειρήσεων γίνεται λόγος για σημαντική μείωση κόστους, για αύξηση της συνολικής απόδοσης των στελεχών και κυρίως για υψηλότερη διακράτηση των ταλέντων. Πιο συγκεκριμένα, οι εταιρείες που επιλέγουν κάποια μορφή ευέλικτης εργασίας διαπιστώνουν σε πρώτο χρόνο εξοικονόμηση πόρων και μείωση του λειτουργικού κόστους αναφορικά με τις παροχές/εξοπλισμό που οφείλουν να παρέχουν στο εργασιακό περιβάλλον του ανθρώπινου δυναμικού (πρώτες ύλες, Η/Υ, γραφεία κ.ά.).

Σύμφωνα με σχετική έρευνα του The Telework Coalition, οι οργανισμοί που υιοθετούν τέτοιες μορφές εργασίας μπορούν να εξοικονομήσουν έως και 20.000 δολάρια ετησίως για κάθε πλήρως απασχολούμενο εργαζόμενο καθώς οι ανάγκες για υποδομές πληροφορικής, προμήθειες γραφείου και επένδυση σε κτίρια μειώνονται αισθητά. Επιπρόσθετα, σε αυτήν την κατηγορία απασχολούμενων παρατηρείται συχνά ενίσχυση του employee engagement και λιγότερες άδειες ασθενείας. Από την πλευρά των στελεχών, αυτές οι μορφές εργασίας παρέχουν εξίσου σημαντικά οφέλη, με κυρίαρχο την ενδυνάμωση του work life balance, καθώς είναι τα ίδια τα στελέχη που φαίνεται να διαθέτουν καλύτερο έλεγχο του χρόνου εργασίας τους, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι η παραγωγικότητά τους θα εμφανίζεται μειωμένη. Ακόμη και η διαπραγμάτευση των αποδοχών τους πραγματοποιείται σε διαφορετική βάση αφού μειώνονται αισθητά τα έξοδα μετακίνησης που θα επιβαρύνονταν στην περίπτωση της αναγκαίας φυσικής τους παρουσίας στο χώρο εργασίας.

Μία εργασία περισσότερο ευέλικτη είτε ως προς το χώρο εργασίας είτε ως προς το ωράριο καθιστά μία επιθυμητή επιλογή για τα στελέχη, ενώ φαίνεται να διαθέτει περισσότερους υποστηρικτές στις νεότερες γενιές και στα επονομαζόμενα ταλέντα, καθώς ένα βασικό γνώρισμα τους είναι η ισορροπία που επιδιώκουν ανάμεσα στην επαγγελματική και τη προσωπική τους ζωή, την οποία θεωρούν πολλές φορές «δικαίωμα» και όχι «παροχή».

Προκλήσεις
Πέρα από τα αμφίπλευρα οφέλη που προσφέρουν αυτές οι ευέλικτες μορφές εργασίας δημιουργούν ταυτόχρονα και νέες προκλήσεις ως προς τη διαχείριση της ομάδας των mobile workers. Η έλλειψη της καθημερινής επικοινωνίας και αλληλεπίδρασης με τα στελέχη αυτά αποτελεί και το βασικό λόγο ανησυχίας ως προς τη διαχείρισή τους. Σύμφωνα με πρόσφατο δημοσίευμα του HR Magazine, η καλύτερη διαχείριση των mobile workers οφείλει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

  • Στόχος: Ο καθορισμός του στόχου και του σκοπού αποτελεί επιτακτική ανάγκη για κάθε ομάδα εργαζομένων. Το τι αναμένεται από τα στελέχη και τις διάφορες ομάδες καθώς και το ποια είναι η προσωπική συμβολή του καθενός στην επίτευξη των εταιρικών αποτελεσμάτων οφείλουν να είναι γνωστά και να επικοινωνούνται και στη συγκεκριμένη ομάδα εργαζομένων. Τόσο ο σκοπός όσο και το όραμα της εταιρείας θα πρέπει να συναντάται σε όλα τα στελέχη του οργανισμού, γιατί όπως χαρακτηριστικά αναφέρει και η Amy C. Edmondson, μία από τους Top Thinkers 50 για το 2013 «δεν υπάρχει μεγαλύτερο κίνητρο από ένα ισχυρό όραμα και αποστολή».
  • Deadlines: Η δημιουργία και η επικοινωνία του αντίστοιχου χρονοδιαγράμματος για την ολοκλήρωση της εργασίας ή του project που έχει αναλάβει το στέλεχος, καθώς επίσης και η εξασφάλιση της πιστής του εφαρμογής είναι ένα ακόμη σημαντικό στοιχείο. Με αυτόν τον τρόπο επιδιώκεται η διασφάλιση της επιτυχίας καθώς τείνουν να αποφεύγονται λάθη, παραλήψεις και καθυστερήσεις που ενδέχεται να κοστίσουν σε έναν οργανισμό.
  • Connection: Ένα άλλο βασικό συστατικό για επιτυχή διαχείριση είναι η συνολική επικοινωνία, η οποία επιβάλλεται να πραγματοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα και κυρίως να είναι ξεκάθαρη και από τις δύο πλευρές. Επιπρόσθετα, η πρακτική της «ανοιχτής πόρτας» από έναν οργανισμό για όλα τα στελέχη είναι σημαντική, καθώς όλοι πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να συζητούν τα προβλήματα ή τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν ώστε αυτά να επιλύονται, εξασφαλίζοντας έτσι την απρόσκοπτη λειτουργία του.
  • Αναγνώριση: Και για αυτήν την ομάδα εργαζομένων η επιβράβευση είναι σημαντική και δεν θα πρέπει σε καμία περίπτωση να παραλείπεται. Το περιεχόμενο της επικοινωνίας με τους mobile workers δεν θα πρέπει να περιορίζεται μόνο στην επισήμανση λαθών ή παραλείψεων. Ταυτόχρονα, οφείλει να εμπεριέχει και την επιβράβευση αυτών κάτι που αναμφισβήτητα θα ενισχύσει το employee engagement, παρακινώντας την ομάδα αυτή να συνεχίσει με τον ίδιο ρυθμό και απόδοση απέναντι στο έργο για το οποίο έχουν δεσμευθεί.
  • Συμμετοχή: Αρκετοί είναι οι mobile workers που συχνά κάνουν λόγο για αποκλεισμό ή παράλειψη από την επικοινωνία σημαντικών εταιρικών ανακοινώσεων, ενώ δεν είναι λίγοι και αυτοί που αναφέρουν ότι αισθάνονται «απομονωμένοι». Η έλλειψη συχνής αλληλεπίδρασης ενέχει μεγάλους κινδύνους παράλειψης από την επικοινωνία που έχουν όλοι οι εσωτερικοί συνεργάτες. Για το λόγο αυτό, η διασφάλιση της ενσωμάτωσης όλων σε τυχόν εταιρικές ανακοινώσεις και η προτροπή της συμμετοχής σε εταιρικά events οφείλουν να εντοπίζονται στις προτεραιότητες ενός οργανισμού.

Πρακτικές
Εκτός από τα προαναφερόμενα στοιχεία αναφορικά με τη διαχείριση των mobile workers, ο Kevin Sheridan στο βιβλίο του «The virtual Manager: Cutting Edge Solutions for Hiring, Managing, Motivating and Engaging Mobile Employees» αναφέρει μερικές εξίσου σημαντικές πρακτικές που μπορούν να συμβάλλουν με θετικό τρόπο στη διακράτηση, ανάπτυξη και διαχείριση αυτών. Σύμφωνα με τον ίδιο λοιπόν, η ομάδα αυτή των εργαζομένων οφείλει να συμπεριλαμβάνεται στα προγράμματα ανάπτυξης που παρέχουν οι οργανισμοί στους ανθρώπους τους.

Η συμμετοχή τους σε σεμινάρια ή προγράμματα που συμβάλλουν στην περαιτέρω εξέλιξη τους είναι σημαντική, ενώ ταυτόχρονα θα πρέπει να διεκδικούν επί ίσοις όροις μία θέση στο target group για κάλυψη κενών ή νέων θέσεων εργασίας μέσα στον οργανισμό. Επιπρόσθετα, η δημιουργία σχέσεων εμπιστοσύνης οφείλει να αποτελεί προτεραιότητα και για τα «απομακρυσμένα» στελέχη, κάτι που αναπτύσσεται με τη συνεχή επαφή/επικοινωνία με οποιονδήποτε διαθέσιμο τρόπο (e-mails, teleconferences κ.ά.).

Η παροχή των κατάλληλων εργαλείων που έχουν ανάγκη τα στελέχη αυτά, εξασφαλίζει σύμφωνα με τον K. Sheridan την επιτυχία της συνεργασίας, ενώ η εταιρική κουλτούρα και οι αξίες που υιοθετούνται από έναν οργανισμό οφείλουν να διαπνέονται και σε αυτήν την ομάδα. Σε σχετικό δημοσίευμα της Huffington Post για το μέλλον της τηλεργασίας και για τον τρόπο που οι mobile workers μπορούν να συνθέσουν ομάδες με υψηλές αποδόσεις αναφέρονται μερικά χαρακτηριστικά που οφείλουν να διαθέτουν ή να αναπτύξουν οι managers των ομάδων αυτών. Σύμφωνα λοιπόν με το άρθρο αυτό, οι managers καλούνται να:

  • επικοινωνούν αποτελεσματικά,
  • να αναπτύσσουν σχέσης εμπιστοσύνης και
  • να δημιουργούν το κλίμα εκείνο που ενθαρρύνει τη συζήτηση, τις καινοτόμες/δημιουργικές ιδέες και την επίλυση προβλημάτων.

Το ανθρώπινο δυναμικό είναι σημαντικό να αισθάνεται ασφάλεια και ελευθερία ώστε να εκφράζει ανοιχτά τη γνώμη του και να συζητά τα τυχόν προβλήματα που αντιμετωπίζει, με απώτερο σκοπό αυτά να αποτελέσουν τη βάση μίας δημιουργικής και με στοχευμένο προσανατολισμό συνεκτικής ομάδας. Η διασφάλιση ότι όλα τα στελέχη είναι ενημερωμένα μέσω της κοινοποίησής τους σε οποιαδήποτε επικοινωνία πραγματοποιείται, δημιουργεί ισχυρούς δεσμούς και αυξάνει το αίσθημα δέσμευσης τους απέναντι σε έναν οργανισμό. Τέλος, οι ξεκάθαρες απαντήσεις, ακόμη κι αν αυτό μεταφράζεται σε μακροσκελή επικοινωνία, μπορεί να προσφέρει σε αυτήν την ομάδα όλη εκείνη την ενημέρωση που είναι απαραίτητη για την καθοδήγησή της.

Προϋποθέσεις
Η παροχή ευελιξίας στα στελέχη και η υιοθέτηση μίας πρακτικής στο πλαίσιο του workplace mobility ενσωματώνει πολλά οφέλη στην παραγωγική διαδικασία της εταιρείας. Σε πρώτο χρόνο όμως ο οργανισμός οφείλει να εξετάσει σχετικές παραμέτρους, ώστε το εγχείρημα αυτό να στεφθεί με απόλυτη επιτυχία, ξεκινώντας από την αξιολόγηση των εργασιών που μπορούν να πραγματοποιηθούν και εκτός εταιρικού χώρου εργασίας. Πιο συγκεκριμένα, ερωτήματα όπως: «Είναι απαραίτητη η φυσική παρουσία των στελεχών στο χώρο εργασίας ώστε να έχουν πρόσβαση σε στοιχεία ή πηγές απαραίτητες για τη διεξαγωγή της;», «Χρειάζεται κάποιος ειδικός εξοπλισμός για να πραγματοποιηθεί η εργασία εκτός εταιρικών γραφείων και αν ναι, το κόστος είναι μεγάλο;» θα πρέπει να απαντηθούν από του αρμόδιους και εν συνεχεία να εξεταστεί και η καταλληλότητα των στελεχών για τη συγκεκριμένη μορφή εργασίας.

Από την πλευρά των εργαζομένων υπάρχουν αντίστοιχες προϋποθέσεις ώστε να καταστεί εφικτή και κυρίως αποδοτική η παροχή κάποιας ευέλικτης μορφής εργασίας είτε ως προς το χρόνο είτε ως προς το χώρο εργασίας. Οι βασικότερες εξ αυτών είναι οι ακόλουθες:

  • Περιεχόμενο: Το περιεχόμενο της εργασίας και το έργο για το οποίο δεσμεύεται ο εργαζόμενος οφείλουν να ορισθούν και να γίνουν αποδεκτά και από τις δύο πλευρές. Η εκτενής ανάλυση των υποχρεώσεων που αναλαμβάνει το στέλεχος καθώς επίσης και τα χρονοδιαγράμματα που οφείλει να τηρήσει είναι καθοριστικής σημασίας για την απόδοσή του.
  • Οργάνωση: Για να είναι σε θέση ένα στέλεχος να ανταποκριθεί σε κάποια μορφή τηλεργασίας απαιτείται σωστή οργάνωση του χώρου και του χρόνου. Επιπρόσθετα, οφείλει να γνωρίζει τα εργαλεία που είναι απαραίτητα για την εργασία του και να έχει εξασφαλίσει την πρόσβαση σε αυτά με απώτερο σκοπό να καταστεί εφικτή η απομακρυσμένη εργασία
  • Επικοινωνία: Η επικοινωνία θα πρέπει να είναι συχνή και να επιδιώκεται εξίσου και από τις δύο πλευρές, με σκοπό να αναφέρονται οι διάφορες εξελίξεις και να επιλύονται τυχόν προβλήματα. Με αυτόν τον τρόπο το στέλεχος εξασφαλίζει την ενεργή του παρουσία ακόμη κι αν δεν υπάρχει καθημερινή αλληλεπίδραση.
  • Ανταπόκριση: Η απάντηση στα e-mails ή τυχόν ενημερώσεις που λαμβάνονται πρέπει να είναι άμεση σε κάθε περίπτωση ώστε παρά τη φυσική απουσία από το χώρο εργασίας να υπάρχει η επιθυμητή ανταπόκριση και συμμετοχή.