Το outsourcing, σε διάφορες μορφές κερδίζει σταθερά οπαδούς, καθώς παρέχει ποικίλα επιχειρηματικά πλεονεκτήματα. Ειδικότερα, το payroll outsourcing επιτρέπει στους οργανισμούς να αναθέσουν την ευθύνη για ευαίσθητες και κρίσιμες επιχειρηματικές λειτουργίες σε έναν τρίτο εξειδικευμένο συνεργάτη ώστε τα στελέχη του ανθρώπινου δυναμικού να διοχετεύσουν την ενέργειά τους προς πιο δημιουργικές κατευθύνσεις. Με το βλέμμα στραμμένο στη μείωση του κόστους και με το ενδεχόμενο απουσίας διαχειριστικών δαπανών και δαπανών αδειοδότησης, τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού έχουν αρχίσει να εξετάζουν σοβαρά το ενδεχόμενο να κάνουν outsourced διάφορες υπηρεσίες.

Σύμφωνα με έρευνα της Hewitt Associates (εταιρεία παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών και συστημάτων HR), τα τμήματα HR επιβεβαιώνουν ότι το outsourcing των υπηρεσιών παρέχει την ευκαιρία στις εταιρείες να μειώσουν τις δαπάνες, να έχουν πρόσβαση στους πλέον εξειδικευμένους επαγγελματίες, να βελτιώσουν τις υπηρεσίες προς τον πελάτη και ταυτόχρονα δίνει τη δυνατότητα στα στελέχη του ανθρώπινου δυναμικού να προσφέρουν μεγαλύτερη αξία στους κόλπους της εταιρείας (γράφημα 1).

Ενδιαφέρον παρουσιάζει επίσης και το ότι μια ισχυρή πλειοψηφία των οργανισμών, σε ποσοστό που αγγίζει το 82%, η οποία έχει μετρήσει τα αποτελέσματα των outsourcing προγραμμάτων, δήλωσε ότι έχει συνειδητοποιήσει τα οφέλη που προσδοκούσαν να έχουν από αυτήν την επιλογή (γράφημα 2).

«Με την επιλογή του outsourcing οι οργανισμοί επικεντρώνονται στις κύριες δραστηριότητές τους εξοικονομώντας πόρους και χρόνο» λέει ο Θεόδωρος Τόλλης, Director της ICAP Employment Soulutions.

Άλλο ένα βασικό ζητούμενο των εταιρειών είναι το ROI. Στην ίδια έρευνα αναδείχθηκε ότι σήμερα, περισσότερο από ποτέ είναι σημαντικό να καταμετράται το κατά πόσο ο στόχος των outsourcing προγραμμάτων επιτυγχάνεται ή όχι. Σχεδόν όλοι οι συμμετέχοντες ανάφεραν ότι οι εταιρείες αποτίμησαν το ROI των outsourcing προγραμμάτων χρησιμοποιώντας τουλάχιστον ένα από τα 5 προκαθορισμένα κριτήρια ενώ αρκετές εταιρείες αποτιμούν το ROI χρησιμοποιώντας έναν αριθμό παραγόντων.

Το 22% των συμμετεχόντων χρησιμοποιεί και τα πέντε κριτήρια ενώ το 27% χρησιμοποιεί τουλάχιστον 4 από τις μετρικές για να αποτιμήσει την επιτυχία του outsourcing. Άξιο αναφοράς είναι ότι λιγότερες από τις μισές εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα δεν μέτρησαν την ανταποδοτική επένδυση με βάση την ικανότητα της εταιρείας να μειώσει το ανθρώπινο δυναμικό του HR.

Τουλάχιστον τα 3/4 των εταιρειών ανέφεραν ότι «συνάντησαν» τους προκαθορισμένους τους στόχους για κάθε ένα από τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται ώστε να αποτιμάται το ROI. Αν και τα οφέλη για outsourcing HR υπηρεσιών φαντάζουν, ξεκάθαρα περίπου οι μισοί από τους ερωτηθέντες τόνισαν ότι υπάρχουν εμπόδια που τροχοπεδούν την υλοποίησή του.

Σύμφωνα με αυτούς, το πιο βασικό εμπόδιο είναι η έλλειψη διαθέσιμου budget. Ταυτόχρονα, οι μισοί μίλησαν για την αδυναμία να προετοιμάσουν το κατάλληλο επιχειρηματικό σχέδιο ενώ οι ανησυχίες για τον έλεγχο κρίσιμων διαδικασιών τοποθετείται ψηλά στη λίστα των εμποδίων από το 47% (γράφημα 3).


Ιστορίες μισθοδοσίας
Μια γρήγορη ματιά σε ένα αποδεικτικό μισθοδοσίας, το οποίο περιλαμβάνει αρκετές και πολύπλοκες γραμμές, επιβεβαιώνει αυτό που οι payroll specialistς δηλώνουν: η μισθοδοσία μόνο απλή υπόθεση δεν μπορεί να θεωρηθεί. Τα στοιχεία που πρέπει να συλλεχθούν και να ελεγχθούν πριν πληρωθεί το ανθρώπινο δυναμικό είναι εντυπωσιακά σε σπουδαιότητα και αριθμό. Η μισθοδοσία περιλαμβάνει έναν τεράστιο πλούτο πληροφοριών, όλων των τύπων, που αποδεικνύονται πολυπρόσωπες, πολυδιάστατες και ακριβείς.

Οι διαδικασίες του payroll αποτελούνται από πολλές υπο-διαδικασίες που συνδυάζονται και δημιουργούν μια συνεπή αλυσίδα αξίας. Κάθε μία από τις υπο-διαδικασίες ανταποκρίνεται σε μια σειρά ζητημάτων που απαιτούν συγκεκριμένα προσόντα και εξειδίκευση από τους διαχειριστές. Και φυσικά στους κόλπους του τμήματος HR, η πληρωμή είναι υπόθεση των ειδικών. Η διαδικασία της μισθοδοσίας βασίζεται σε πληροφορίες που παρέχονται από τη διαχείριση του προσωπικού, μόνιμα και παροδικά δεδομένα των εργαζομένων, εργασιακά συμβόλαια και κοινωνικά προνόμια. Για αυτό το τμήμα μισθοδοσίας και η διαχείριση του προσωπικού συνδέονται άμεσα. Απαιτούν παρόμοιες δεξιότητες και στην πλειοψηφία των περιπτώσεων εκτελούνται από το ίδιο στέλεχος του HR.

Επιπρόσθετα, η μισθοδοσία περιλαμβάνει συλλογικές συμβάσεις ενώ ο υπεύθυνος αυτής πρέπει να είναι εξοικειωμένος και με συγκεκριμένους κανόνες για να διαχειρίζεται διαφορές όπως τύποι εργαζομένων, συμβόλαια και ιδιότητες. Παρά το γεγονός ότι όλα τα παραπάνω αποτελούν σημαντικά συστατικά, οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν συγκαταλέγουν τη μισθοδοσία στις βασικές επιχειρηματικές τους λειτουργίες.

Ωστόσο, η αλήθεια είναι ότι η μισθοδοσία είναι το επίκεντρο των σχέσεων μεταξύ εταιρείας και εργαζομένων. Είναι το βασικό, ίσως και το πλέον οφθαλμοφανές και απτό δείγμα, της εκτίμησης που τρέφει η εταιρεία για τους εργαζόμενούς της. Η πληρωμή των εργαζομένων, με ακρίβεια και συνέπεια, είναι παραπάνω από μία νομική υποχρέωση. Είναι η δέσμευση προς τους εργαζόμενους και ο θεματοφύλακας της εσωτερικής ασφάλειας.


Οι ειδικοί το κάνουν καλύτερα
Δεν είναι λίγες οι φορές που τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού επιλέγουν τη λύση του payroll outsourcing. Η επιλογή αυτή γίνεται ώστε να αφήσουν στους «ειδικούς» αυτή τη διαδικασία και τα στελέχη του τμήματος να  επικεντρώσουν την προσοχή τους σε πιο ζωτικής σημασίας επιχειρηματικές δραστηριότητες. Αν και αποτελεί ελκυστική και ενδεχομένως οικονομικά συμφέρουσα λύση δεν λείπουν και οι προκλήσεις που αυτή ενέχει.

Αυτές κυμαίνονται ανάμεσα στις ανησυχίες για τον έλεγχο και την ποιότητα των υπηρεσιών και «αγγίζουν» το ενδεχόμενο απρόβλεπτων δαπανών. Μια προσεκτικότερη εξέταση στο επιχειρηματικό μοντέλο μπορεί να αποκαλύψει ποικιλία θεμάτων που σχετίζονται με τους περιορισμούς που μια outsourced διαδικασία μπορεί να επιβάλλει αλλά και με το μοντέλο χρέωσης.

Όπως επισημαίνει ο Σπύρος Μαυρωνάς, Διευθυντής Πωλήσεων της Eurobank EFG Business Services, υπάρχουν κάποια θέματα που ενισχύουν τη πολυπλοκότητα. «Η ακρίβεια των αρχικών δεδομένων της εταιρείας και του προσωπικού της, η ακρίβεια των στοιχείων μηνιαίων μεταβολών, η κατανόηση των αναγκών του πελάτη και η κατανόηση του νέου τρόπου εργασίας χρήζουν προσοχής» τονίζει.

Την απουσία επικοινωνίας μεταξύ του τμήματος του πελάτη που έχει την ευθύνη για τη μισθοδοσία και του εξωτερικού συνεργάτη, στον οποίο έχει ανατεθεί θεωρεί ως συχνό πρόβλημα στη διαδικασία υλοποίησης του payroll outsourcing, η Ειρήνη Μανιατοπούλου, Διευθύντρια Τμήματος Παροχής Υπηρεσιών Μισθοδοσίας της Accounting Solutions. «Η άμεση συνέπεια της κατάστασης είναι η αμφίδρομη παροχή είτε ελλιπών στοιχείων είτε εκπρόθεσμων/λανθασμένων υποβολών για διάφορους λόγους-κυρίως γιατί ο εξωτερικός συνεργάτης δεν αφιερώνει στον πελάτη τον δέοντα χρόνο και τη δέουσα προσοχή» εξηγεί.

Εξαιτίας αυτών των προβλημάτων κάποιες εταιρείες επιλέγουν να κρατήσουν τη μισθοδοσία in-house, ισχυριζόμενες ότι κάτι τέτοιο τους παρέχει καλύτερο έλεγχο, μεγαλύτερη ευελιξία και ευκολότερη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται. Επιπρόσθετα, η εμφάνιση νέων εφαρμογών, όπως οι internet-based τεχνολογίες, προσφέρουν «αυτονομία» και χαμηλότερες λειτουργικές δαπάνες με αποτέλεσμα να αποκτούν δημοφιλία. Ενώ οι τάσεις αυτές εξελίσσονται, το outsourcing έχει αναδειχθεί σε επιλογή που θέλει πολλή σκέψη.

Από τη μία οι εταιρείες μπορούν να κρατήσουν ολόκληρη τη λειτουργία της μισθοδοσίας, από τα συστήματα μέχρι το προσωπικό, in house.

Από την άλλη πλευρά μπορούν να επιλέξουν από τις πολλές μορφές του outsourcing όπως:

  • Το μοντέλο κατά το οποίο το λογισμικό παρέχεται εξ αποστάσεως αλλά η διαδικασία εξακολουθεί να ελέγχεται in house.
  • Το μοντέλο της διαχείρισης των υπηρεσιών, όπου ένας εξωτερικός συνεργάτης αναλαμβάνει την ευθύνη για τη διαδικασία της μισθοδοσίας.
  • Το μοντέλο του outsourcing όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών, όπου η ευθύνη για ολόκληρο το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, συμπεριλαμβανομένου και του payroll, ανατίθεται σε έναν πάροχο.

«Το εταιρικό περιβάλλον πρέπει να προετοιμαστεί κατάλληλα για την εφαρμογή του payroll outsourcing», επισημαίνει ο Θ. Τόλλης, Director της ICAP Employment Soulutions. Σύμφωνα με τον ίδιο, η προετοιμασία ξεκινάει από τη νοοτροπία αποδοχής μίας λύσης outsourcing και η διαδικασία προχωράει με την εξασφάλιση όλων των τεχνικών λεπτομερειών όπως αυτές που έχουν να κάνουν με την επιβεβαίωση των στοιχείων των εργαζομένων και των τραπεζικών λογαριασμών τους αλλά και το διακανονισμό πλήθους άλλων τυπικών στοιχείων.

Στην ερώτηση για το αν όλα τα εταιρικά περιβάλλοντα είναι κατάλληλα για την εφαρμογή του payroll outsourcing, ο Πολυζώης Σωτηρόπουλος, Principal της PricewaterhouseCoopers στην Ελλάδα απάντησε ότι η εντατική μελέτη των αναγκών και η εφαρμογή της κατάλληλης μεθοδολογίας αρκούν ώστε να εξαλειφθούν οι όποιες αδυναμίες προκύψουν και να επιτευχθεί η ορθή εφαρμογή του σε κάθε εταιρικό περιβάλλον. «Η μετάβαση στο payroll outsourcing συνίσταται να πραγματοποιείται σταδιακά» διευκρίνισε.


Οι παρούσες συνθήκες
Πρόσφατες έρευνες συγκλίνουν ως προς το ότι το payroll περιλαμβάνεται στις πιο διαδεδομένες outsourced λειτουργίες του HR. Νέα κίνητρα έχουν προκύψει καθώς οι οργανισμοί, τα επιχειρηματικά μοντέλα και η αποστολή του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού έχουν εξελιχθεί. Αρκετοί από αυτούς του «καλούς λόγους για εξωτερική ανάθεση» συνδέονται με μεγάλες αλλαγές, ιδιαίτερα με καινοτομίες της επιχειρησιακής πληροφορικής. Οι στόχοι του HR  έχουν αναδιαμορφωθεί.

Καθώς κάθε λειτουργία πρέπει να αποτιμηθεί, η απόδοση του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να καταμετρηθεί. Τα ανώτερα στελέχη των επιχειρήσεων περιμένουν από το τμήμα να συνεισφέρει στη συνολική απόδοση και στα οικονομικά αποτελέσματα. Τα στελέχη του HR, με το payroll outsourcing απαλλάσσονται από το βάρος αυτής της διαδικασίας και γίνονται ισότιμοι εταίροι. Επιπρόσθετα το payroll outsourcing δίνει την ευκαιρία στα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού να αξιοποιήσουν τις πιο πρόσφατες τεχνολογίες. Για παράδειγμα, οι λύσεις Employee Self Service και Manager Self Service, βελτιστοποιούν την πρόσβαση όλων σε πληροφορίες της επιχειρηματικής διαδικασίας.

Σε ένα τέτοιο περιβάλλον το HR βιώνει μια διαφορετική σχέση με τους συνεργάτες από το τμήμα πληροφορικής. Γίνονται οι πραγματικοί πελάτες και αντιμετωπίζουν έναν πραγματικό πάροχο.

Πλεονεκτήματα του payroll outsourcing
1. Mειώνει το χρόνο και την προσπάθεια για διαχείριση και επιτρέπει στα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού να επικεντρωθούν σε πιο καίρια ζητήματα. «Στην πραγματικότητα απαλλάσσει το δυναμικό του HR από μια μη παραγωγική, επαναληπτική, χρονοβόρα και κοστοβόρα διαδικασία» επιβεβαιώνει ο Σ. Μαυρωνάς της Eurobank EFG Business Services.

2. Διασφαλίζει την κανονιστική συμμόρφωση και έτσι τα στελέχη του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού δεν χρειάζεται να εμπλέκονται με πολύπλοκα φοροτεχνικά και φορολογικά θέματα.

3. Αυξάνει την ικανότητα για έλεγχο του χρόνου σχετικά με αλλαγές στη διαδικασία πληρωμής (αυτό αφορά ιδιαίτερα όσους επιλέξουν μία λύση που είναι προσβάσιμη online).

4. Μειώνει τις δαπάνες εκπαίδευσης.

5. Ενδέχεται να μειώνει σε μεγάλο βαθμό το κεφάλαιο του εξοπλισμού και τις δαπάνες του software.

6. Επιτρέπει αυτόματο back up δεδομένων του payroll.

7. Διευκολύνει τη διαδικασία διαχείρισης της γρήγορης ανάπτυξης ή υψηλού κύκλου εργασιών.


To outsource or not to outsource?
Οι παρακάτω δέκα λόγοι εξηγούν τις βασικές παραμέτρους που μια εταιρεία θα πρέπει να λάβει υπόψη της στην απόφαση της μισθολογικής πολιτικής της.

1. Δαπάνες. Οι μεγάλες επιχειρήσεις μπορούν πιο εύκολα να διατηρήσουν τμήματα payroll. Για τις μικρότερες εταιρείες ωστόσο, μια εσωτερική διαχείριση της μισθοδοσίας μπορεί να είναι ασύμφορη, από οικονομικής πλευράς. Πιο συγκεκριμένα, οι εταιρείες που έχουν λιγότερους από 20 εργαζόμενους ίσως μπορούν να επωφεληθούν από το outsourcing του payroll. Και αυτό γιατί μπορούν να υπολογίσουν πόσες ώρες οι εργαζόμενοί τους ασχολούνται με τη μισθοδοσία, πόσο αυτό κοστίζει στην εταιρεία και να το συγκρίνουν με το ποσό που θα διέθεταν σε παρόχους υπηρεσιών payroll outsourcing. Μια ακόμα σημαντική παράμετρος, που συχνά παραβλέπεται, είναι και τα χρήματα για το χαρτί και τις εκτυπώσεις της μισθοδοσίας που έχουν σημαντικό κόστος.

2. Παραγωγικότητα. Η διαχείριση ολόκληρης της διαδικασίας που αφορά τη μισθοδοσία απαιτεί πολύτιμο χρόνο. Αν οι εργαζόμενοι απαλλαγούν από αυτό το βάρος μπορούν απερίσκεπτοι να αφοσιωθούν σε πιο παραγωγικά πράγματα.

3. Ακρίβεια. Τα λάθη στο payroll μπορεί να αποδειχθούν εξόχως οδυνηρά αφού μπορεί να εξοργίσουν τους εργαζόμενους αλλά και τους επίσημους κρατικούς φορείς. Ένας αξιόπιστος εξωτερικός πάροχος έχει λιγότερες πιθανότητες να κάνει κάποιο λάθος σε σχέση με το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας. Επιπλέον, σε περίπτωση λάθους ο πάροχος είναι υπεύθυνος να βρει τη λύση και σαφώς διαθέτει περισσότερα μέσα και γνώσεις από ότι οι εργαζόμενοι.

4. Αξιοπιστία. Οι δραστηριότητες της μισθοδοσίας που εκτελούνται εντός της εταιρείας είναι τόσο αξιόπιστες όσο και οι άνθρωποι που τις έχουν επωμιστεί. Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι το payroll μπορεί να επηρεαστεί από άδειες ή απουσίες λόγω ασθένειας. Όμως η ταχύτητα και η ποιότητά του σίγουρα δεν επηρεάζονται από τέτοιους αστάθμητους παράγοντες όταν ένας πάροχος έχει αναλάβει το payroll. Και φυσικά σε περίπτωση που είναι απαραίτητη η προσθήκη ενός νέου εργαζόμενου χρειάζεται πολύς χρόνος ώστε να εξηγηθούν και να γίνουν κατανοητά τα συστήματα μισθοδοσίας.

5. Ταχύτητα. Με δεδομένο ότι οι πάροχοι του payroll outsourcing έχουν το know how των τεχνικών πηγών, μπορούν να φέρουν εις πέρας ακόμα και τα πιο δύσκολα συστήματα μισθοδοσίας και μάλιστα με ταχύτατους ρυθμούς. Σε αντίθεση με τους «εσωτερικούς» εργαζόμενους, οι πάροχοι μπορούν να διαχειριστούν τη μισθοδοσία εποχιακών υπαλλήλων χωρίς να διαταράξουν τα υπάρχοντα συστήματα.

6. Βαθιά γνώση. Στο θολό και μονίμως μεταβαλλόμενο φοροτεχνικό τοπίο ένας πάροχος μπορεί να αποτελεί σωτήρια επιλογή. Γιατί οι υπάλληλοι, ναι μεν μπορούν να φτάσουν σε ένα υψηλό επίπεδο κατανόησης των κανονισμών, των νομοθετικών πλαισίων κλπ αλλά απαιτείται μια τεράστια επένδυση σε χρόνο και προσπάθειες.

7. Υπευθυνότητα. Αν τα χρήματα της μισθοδοσίας καθυστερήσουν ή η γραφειοκρατική δουλειά καθυστερήσει είναι αρμοδιότητα του παρόχου της υπηρεσίας payroll να διορθώσει τα πράγματα. Αν αυτό δεν συμβεί είναι στη διακριτική ευχέρεια των εταιρειών να αλλάξουν πάροχο, με σχετική ευκολία. Στον αντίποδα αυτού βρίσκεται ο χρόνος και το χρήμα για την απόλυση, την πρόσληψη και την εκπαίδευση ενός in house εργαζόμενου και μάλιστα σε αρκετές εβδομάδες.

8. Ευελιξία. Η βαρετή και επαναλαμβανόμενη δουλειά του payroll μπορεί να τροχοπεδήσει την επιχείρησή σας. Όταν το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας αποδεσμεύεται από αυτήν την ασχολία μπορεί να φανεί ασύλληπτα δημιουργικό.

9. Ασφάλεια. Έχετε το χρόνο και την ενέργεια να παρακολουθείτε «στενά» την επιχειρηματική μισθοδοσία και τις υπόλοιπες σκιώδεις δραστηριότητες; Οι περισσότερες εταιρείες υπηρεσιών μισθοδοσίας έχουν τεχνολογίες που μπορούν να ανιχνεύσουν και να ειδοποιήσουν τους πελάτες για διαφορετικού τύπου μισθολογικές απάτες, όπως λοβιτούρες πληρωμών και εργαζόμενοι «φαντάσματα».

10. Ανησυχία. Πολλά μπορούν να ειπωθούν για την «πνευματική ηρεμία» που οι υπηρεσίες payroll outsourcing προσφέρουν στους managers. Έτσι είναι σε θέση να «τρέξουν» μια επικερδή επιχείρηση.


Case Study: Τα συν και τα πλην από την BABIS VOVOS
Η ανάθεση της διαχείρισης της μισθοδοσίας σε εξωτερικούς συνεργάτες αποτελεί μία σύγχρονη πρακτική για πολλές επιχειρήσεις. Η συγκέντρωση δυνάμεων για μία εταιρεία στις βασικές της δράσεις είναι ίσως το ισχυρότερο έναυσμα για τη σκέψη του να δώσει κανείς τη γραφειοκρατική πλευρά της διοίκησης προσωπικού σε κάποιο προμηθευτή.

Έτσι, κάποιες επιχειρήσεις απαλλάσσονται από την ενασχόληση προσωπικού τους με ιδιαίτερα εξειδικευμένα θέματα, όπως π.χ. οι αλλαγές των συμβάσεων, αλλά και ‘σώζουν’ εργατοώρες από θέματα ρουτίνας, όπως οι αλλεπάλληλες καταχωρήσεις, έχοντας και κάποια παράπλευρα οφέλη, αφού έτσι διασφαλίζεται π.χ. η εμπιστευτικότητα των μισθών των στελεχών κ.λ.π. Σε κάποιες περιπτώσεις δε, μπορεί με μία πρώτη ματιά να φαίνεται ότι η συγκεκριμένη λύση συμβάλλει και στη μείωση του κόστους.

Τα παραπάνω, αποτελούν σοβαρές σκέψεις για μία μικρή ή μεσαία επιχείρηση που θα πρέπει να αναλώσει σημαντικό ποσοστό των δυνάμεών της για τα  θέματα που αφορούν το προσωπικό ή ακόμη για μία επιχείρηση με τέλεια προκαθορισμένες δομές και δεδομένες εργασιακές σχέσεις, οι οποίες δεν αλλάζουν μακροχρόνια. Όταν, όμως, πρόκειται για μία μεγάλη επιχείρηση, που δραστηριοποιείται σε έναν ιδιαίτερα ευμετάβλητο κλάδο και διεκπεραιώνει διαφορετικής εμβέλειας projects, η καταλληλότητα τέτοιων επιλογών είναι ιδιαίτερα αμφίβολη.

Όσο πιο μεγάλη είναι η επιχείρηση, τόσο περισσότερα  άτομα χρειάζεται για να συλλέγουν και να ελέγχουν τα στοιχεία από και προς τον προμηθευτή, επομένως η μείωση δεν είναι σημαντική. Ταυτόχρονα όσο πιο οργανωμένο τμήμα προσωπικού διαθέτει με στελέχη που γνωρίζουν την εταιρεία από τη βάση της και έχουν ασχοληθεί στη πορεία τους με όλους τους τομείς του ανθρώπινου δυναμικού της και ευέλικτους υπαλλήλους, τόσο μικρότερη ανάγκη έχει για εξειδικευμένες συμβουλές outsourcing.

Μία μεγάλου μεγέθους εταιρεία δε, με πολύ ιδιαίτερες και συνεχώς αναπροσαρμοζόμενες ανάγκες,με αυτοματοποιημένες πολλές εργασίες από το τμήμα πληροφοριακών συστημάτων, δεν είναι εύκολο να «μοιραστεί» αυτές τις ανάγκες με έναν προμηθευτή και να «δεθεί» μαζί του, έχοντας την ευελιξία που της είναι απαραίτητη.

Αν όμως μία εταιρεία αποφασίσει να προσφύγει σε εξωτερικό προμηθευτή για τη μισθοδοσία της και θέματα προσωπικού, θα πρέπει καταρχήν να ελέγξει το μέγεθος του, τις γνώσεις των στελεχών του και των υπαλλήλων του , την ικανότητα και την ταχύτητα αυτών στην επίλυση απλών και πολύπλοκων θεμάτων, την αξιοπιστία του, το λοιπό πελατολόγιό του και πόσο κοντά βρίσκεται αυτό στον κλάδο όπου αυτή δραστηριοποιείται, ενώ θα πρέπει να διασφαλίσει την εμπιστευτικότητα των στοιχείων που θα δώσει στον προμηθευτή, αλλά και να διαπραγματευτεί όρους, όπως η ευθύνη απέναντι στο Δημόσιο και φυσικά το κόστος της διατιθέμενης υπηρεσίας σε όλες του τις διαστάσεις.

Ευαγγελία Ασημακοπούλου, Διευθύντρια Ανθρώπινου Δυναμικού, BABIS VOVOS S.A.


Case Study: Επιλογή παρόχου στη FAMAR
Τα κριτήρια επιλογής συστήματος μισθοδοσίας για μία εταιρεία που απασχολεί μεγάλο αριθμό εργαζομένων είναι πολύπλοκα και ιδιαίτερα δύσκολο να αξιολογηθούν. Η επιλογή σωστού συνεργάτη που παρέχει ολοκληρωμένες λύσεις στην επιχείρηση προσφέρει τη δυνατότητα στην εταιρεία να απασχολεί το προσωπικό του τμήματος HR με θέματα λιγότερο διαδικαστικά και περισσότερο ποιοτικά (π.χ. ανάλυση αναγκών προσωπικού, παροχές κλπ). Κατά συνέπεια, μέσα από μία αποτελεσματική συνεργασία με τον εξωτερικό συνεργάτη, επωφελείται άμεσα το τμήμα του HR και έμμεσα  όλος ο οργανισμός.

Βασικός παράγοντας που επηρεάζει την απόφαση επιλογής εξωτερικού συνεργάτη είναι καταρχήν η διασφάλιση της ποιότητας παροχής υπηρεσιών, σε συνδυασμό με την αξιοπιστία του συνεργάτη. Φυσικά σημαντικό ρόλο παίζει και το κόστος της υπηρεσίας που πάντα αξιολογείται σε σχέση με το συνολικό «πακέτο» που παρέχεται από τον συνεργάτη (μηχανογραφικά συστήματα, γνώση αντικειμένου, εμπειρία στο χώρο, after sales service κλπ). Η μεταβίβαση της μισθοδοσίας σε εξωτερικό συνεργάτη εγκυμονεί πάντα αρκετούς κινδύνους, καθώς η κάθε εταιρεία έχει ιδιαιτερότητες (π.χ. διάφορες παροχές ή συμφωνίες με το προσωπικό, πολλές συμβάσεις εργασίας, διαδικασίες και πολιτικές), οι οποίες δεν είναι εύκολο να αφομοιωθούν από τρίτους.

Επίσης, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι χρειάζεται αρκετά μεγάλο χρονικό διάστημα προσαρμογής και συντονισμού μεταξύ του παρόχου και της εταιρείας. Με σωστή συνεργασία και κυρίως διάθεση για ριζική αντιμετώπιση των προβλημάτων, καθώς και αντίστοιχη προετοιμασία και προσεκτική ανάλυση όλων των παραμέτρων, πιστεύουμε ότι δημιουργούνται οι σωστές προϋποθέσεις για την καλύτερη προσαρμογή στο νέο σύστημα.

Σίγουρα μια μεγάλη εταιρεία παροχής υπηρεσιών μισθοδοσίας έχει την εμπειρία αλλά και την ευελιξία ώστε να προσαρμόζεται καλύτερα στις ανάγκες αλλά και τις ιδιαιτερότητες  των πελατών της συγκριτικά με μια εταιρεία μικρότερου μεγέθους.

Μελέτης Ρεντούμης, Compensation and Benefits Manager της FAMAR


Case Study: Το Payroll Outsourcing στον Όμιλο Μυτιληναίος
Πολλές εταιρείες σήμερα, μεταξύ αυτών και εμείς στον Όμιλο Μυτιληναίο, χρησιμοποιούμε το «Payroll Outsourcing» για το Εταιρικό Κέντρο και για ορισμένες Θυγατρικές μας εταιρείες.

Η διαχείριση της μισθοδοσίας είναι ένα από τα σημαντικότερα μηνιαία «projects» των Τμημάτων HR, η οποία απαιτεί εξειδικευμένο και εχέμυθο προσωπικό με άριστες γνώσεις εργατικής και ασφαλιστικής νομοθεσίας. Επίσης, αφιερώνεται σημαντικός χρόνος για συλλογή, έλεγχο, καταχώρηση, υπολογισμό, πληρωμή και αρχειοθέτηση της μισθοδοσίας.

Θεωρώ ότι η in house μισθοδοσία είναι πάντα πιο ελεγχόμενη και ασφαλής. Μετά όμως από 10ετή εμπειρία δεν μπορώ να παραβλέψω ότι η συνεργασία με εταιρείες payroll outsourcing εξασφαλίζουν ουσιαστική εξοικονόμηση χρόνου και αποτελεσματικότερη συνεργασία με ασφαλιστικούς φορείς λόγω του εξειδικευμένου αντικειμένου τους. Επίσης παρέχουν συχνά άμεσες και έγκυρες συμβουλές και οδηγίες σε εργατικά και ασφαλιστικά θέματα.

Με αυτόν τον τρόπο δίνεται η δυνατότητα στα στελέχη του HR να εμβαθύνουν αποτελεσματικότερα στη διαχείριση συστημάτων αμοιβών και παροχών, ερευνών αμοιβών καθώς και άλλων συστημάτων, τα οποία ενδυναμώνουν τη μισθοδοσία του προσωπικού. Ιδιαιτέρως, τα τμήματα HR που υποστηρίζουν πολυάριθμο ανθρώπινο δυναμικό με ιδιαίτερες συνθήκες εργασίας (π.χ. εργοστάσια, call centers με βάρδιες και υπερωρίες, εξειδικευμένες ειδικότητες κ.λ.π.) μπορούν να αξιοποιούν παραγωγικότερα το χρόνο τους και να οργανώνουν ουσιαστικότερα τη μισθοδοσία τους έχοντας τη μηνιαία διαχείριση της outsourcing.

Τέλος, σημαντικός παράγοντας είναι η επιλογή συνεργαζόμενης εταιρείας payroll outsourcing. Για μας, στον Όμιλο Μυτιληναίο σημαντικά κριτήρια επιλογής είναι το καλό όνομα στην αγορά, το αναγνωρίσιμο πελατολόγιο, η εξειδίκευση σε διαχείριση μισθοδοσίας ανάλογα με το αντικείμενο της εταιρείας (πχ ειδικότητες και ΣΣΕ που διέπουν την εταιρεία) και σαφώς η ποιότητα και το εύρος των υπηρεσιών σε σχέση πάντα με το κόστος.

Κατερίνα Κανατούλα, Payroll Officer, Όμιλος Μυτιληναίος