Η καλύτερη οργάνωση και ο περιορισμός των λειτουργικών εξόδων αποτελεί βασική προτεραιότητα για κάθε επιχείρηση. Επιπλέον, οι οργανισμοί σήμερα περισσότερο από ποτέ επιδιώκουν να χρησιμοποιούν στις εργασίες τους λύσεις και εφαρμογές με το χαμηλότερο δυνατό κόστος. Πώς μπορεί το αποτελεσματικό Facility Management να μεγιστοποιήσει τα περιουσιακά στοιχεία μίας εταιρείας και να συμβάλλει στην ομαλή λειτουργία ενός οργανισμού;

Το Facility Management ή αλλιώς η Διαχείριση Μέσων/Εγκαταστάσεων και των σχετικών υποστηρικτικών υπηρεσιών αποτελούν ένα σημαντικό τμήμα για κάθε επιχείρηση. Σκοπός του τμήματος αυτού είναι να συντονίζει και να θέτει σε εφαρμογή με ασφάλεια όλες τις διαδικασίες που αφορούν στη συντήρηση και τη σωστή λειτουργία των κτιριακών εγκαταστάσεων. Η σωστή διαχείριση αυτών των υπηρεσιών, έχει αντίκτυπο τόσο στους πελάτες μίας εταιρείας όσο και τους ανθρώπους που εργάζονται σε αυτή.

Ως Facility Management ορίζεται η διαδικασία εκείνη με την οποία τα πάγια περιουσιακά στοιχεία εγκαταστάσεων (παραγωγικές εγκαταστάσεις, γραφεία, κτίρια, εξοπλισμός, μηχανήματα κτλ) χρησιμοποιούνται και συντηρούνται με τέτοιο τρόπο, ώστε να ελαχιστοποιείται το κόστος λειτουργίας και το κόστος κύκλου ζωής τους, ενώ ταυτόχρονα διατηρείται στο μέγιστο η απόδοσή τους.

Η υιοθέτηση κατάλληλων προτύπων και διαδικασιών όπως και η ανάθεση του facility management σε εξωτερικό συνεργάτη (outsourcing) αποτελούν τα βασικά στοιχεία για την επίτευξη αποδοτικότητας και βελτιστοποίησης των διαδικασιών.

Η τάση που επικρατεί σε όλους τους επιχειρηματικούς τομείς, ειδικά αυτή την περίοδο, είναι η ανάγκη για μείωση του κόστους και η ταυτόχρονη βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών. Έτσι, και η βελτιστοποίηση των υπηρεσιών που υπάγονται στην «ομπρέλα» του Facility Management μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην απόδοση και τα οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας.

«Οι συνθήκες της αγοράς αλλάζουν συνεχώς και ως εκ τούτου αλλάζουν και οι ανάγκες των επιχειρήσεων απαιτώντας ολοένα περισσότερες υπηρεσίες με χαμηλότερο κόστος. Η παροχή υπηρεσιών Facility Management αποτελεί απάντηση στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς εξασφαλίζοντας εξειδίκευση και άμεση και αποτελεσματική εφαρμογή όλων των παρεχομένων υπηρεσιών», αναφέρει η Μάντη Σεχρεμέλη, Property & IFS Director της ISS Facility Services A.E..

Σχετικά με το κατά πόσο οι εταιρείες στην Ελλάδα σήμερα αναθέτουν το Facility Management σε εξωτερικό συνεργάτη, ο Αλέξανδρος Θεοδωρακόπουλος, Διευθύνων Σύμβουλος της ΕΥΚ υποστηρίζει: «Τελευταία, παρατηρούμε μία αύξηση της ανάθεσης όλων των εργασιών συντήρησης των εγκαταστάσεων διαφόρων εταιρειών σε εξωτερικούς συνεργάτες. Ενώ στο παρελθόν ήταν οι πολυεθνικές που χρησιμοποιούσαν αυτό το σύστημα, σήμερα πολλές ελληνικές εταιρείες αποφασίζουν να επικεντρωθούν στο αντικείμενό τους και να αφήσουν τους επαγγελματίες να ασχοληθούν με τη συντήρηση».

Ποιος ο σκοπός του;
Ο πρωταρχικός σκοπός του Facility Management αφορά στη διαχείριση και τη φροντίδα για τη διατήρηση της αποτελεσματικής λειτουργίας κτιρίων. Ο τομέας αυτός είναι επίσης υπεύθυνος να διασφαλίζει ότι οι υπηρεσίες παρέχονται με τρόπο που συμβάλλει στην παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα των ανθρώπων που χρησιμοποιούν την εγκατάσταση, στη μείωση των αρνητικών επιπτώσεων της χρήσης των εγκαταστάσεων στο περιβάλλον, στην ελαχιστοποίηση του λειτουργικού κόστους του κύκλου ζωής των εγκαταστάσεων ενώ παράλληλα φροντίζει για την επισκευή και τη συντήρηση της ασφάλειας και της καθαριότητας καθώς και για τις τεχνικές υπηρεσίες που απαιτούνται για την αποτελεσματικότητα μίας εγκατάστασης.

Η διαχείριση του σχεδιασμού, του ελέγχου και της λειτουργίας των εγκαταστάσεων και η επιδίωξη για απόκτηση cost-effective υπηρεσιών, υπάγονται στο Facility Management.

Η λειτουργική διαχείριση υποστηρικτικών υπηρεσιών όπως υπηρεσίες εγκατάστασης (facilities services), διαχείριση και καθαρισμός χώρων, υποδομές, διαχείριση εγκαταστάσεων και περιουσιακών στοιχείων, επενδύσεις σε ακίνητα και διαχείριση ενοικίασης, λειτουργίες εσωτερικού κλίματος (ψύξη, αερισμός, θέρμανση), διαχείριση κατασκευών κτλ, υπάγονται επίσης στην ευθύνη του Facility Management.

Οι υπηρεσίες που προσφέρει το Facility Management μπορούν να ταξινομηθούν σε τεχνική διαχείριση – technical FM (διαχείριση κατασκευής, διαχείριση ενέργειας, λειτουργία και συντήρηση, IT και τηλεπικοινωνίες, συστήματα ασφάλειας, διοικητικές υπηρεσίες), διαχείριση υπηρεσιών – service FM (τροφοδοσία, υπηρεσίες καθαρισμού, switch services, parking, υπηρεσίες φύλαξης) και διαχείριση επιχειρηματικών λειτουργιών – business related FM (logistics, υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού, υπηρεσίες διαχείρισης).

Τα οφέλη για την εταιρεία που διαθέτει αποτελεσματικό Facility Management είναι πολλά. Σε μία εποχή μάλιστα, που η μείωση του κόστους αποτελεί έναν από τους βασικότερους στόχους κάθε οργανισμού, όπως προκύπτει από έρευνες, το Facility Management μπορεί να συμβάλει σημαντικά σε αυτό. Το Aberdeen Group διεξήγαγε το 2010 έρευνα μεταξύ 105 στελεχών – Facility managers από διαφορετικές εταιρείες με θέμα: «Facility Management – Strategies to Reduce Operating Costs».

Όπως προέκυψε, με την εξισορρόπηση της αποδοτικότητας σε όλο το εύρος των διαδικασιών facilities, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν τα κόστη που σχετίζονται με τη συντήρηση, τις εργασιακές παραγγελίες, την κατανάλωση ενέργειας και την ασφάλεια και να ωφεληθούν από τις bottom line αποταμιεύσεις, τις συνθήκες των facilities που επηρεάζουν την υγεία και ασφάλεια αλλά και την παραγωγικότητα των εργαζομένων κτλ (γράφημα).

Σχετικά με τα οφέλη που αποκομίζουν οι επιχειρήσεις από τις εν λόγω υπηρεσίες, ο Αλ. Θεοδωρακόπουλος αναφέρει: «Το σπουδαιότερο όφελος είναι ο χρόνος που κερδίζει μία επιχείρηση όταν δεν χρειάζεται να απασχολείται με τα συχνά  προβλήματα που προκύπτουν στις εγκαταστάσεις της και βέβαια άμεσα συνυφασμένο με το χρόνο είναι και το οικονομικό όφελος. Μία εταιρεία αναλαμβάνει το σύνολο των εργασιών με ετήσιο προ-συμφωνημένο κόστος, επιβλέπει και ελέγχει τις εργασίες σε αντιδιαστολή μίας πληθώρας προσφορών τεχνιτών τους οποίους πρέπει να επιβλέπει και να ελέγχει η ίδια η επιχείρηση».

Η Μ. Σεχρεμέλη, αναφέρει ως οφέλη για τις εταιρείες «τη μείωση κόστους, την υψηλή ποιότητα υπηρεσιών, τη διαρκή αναβάθμιση υπηρεσιών, την απλοποίηση των διαδικασιών και την ευελιξία και παραγωγικότητα».

Η παροχή υπηρεσιών υψηλότερης ποιότητας και χαμηλότερου κόστους, η αυξημένη χρήση και εφαρμογή τεχνολογίας αυτοματισμού, το outsourcing και τα οφέλη του (από την εξειδίκευση και την εμπειρία στον κλάδο) αποτελούν τις κυριότερες τάσεις που επικρατούν σήμερα στον τομέα του Facility Management.

Όπως δηλώνει ο Διονύσης Αμμολοχίτης, Managing Director της Manifest Services, μία επιχείρηση πρέπει να στραφεί στη λύση του Facility Management «όταν, μεταξύ άλλων, επιδιώκει μείωση και σταθεροποίηση του κόστους, βελτίωση αποτελεσματικότητας, οργάνωσης και λειτουργίας των εγκαταστάσεων, αριστοποίηση υπηρεσιών και αύξηση της ευελιξίας, πρόσβαση σε εξειδικευμένες δεξιότητες, ικανότητες και γνώσεις, σταθερό κόστος ανεξάρτητα από κοινωνικοοικονομικές μεταβολές (και συνεπώς έλεγχο του προϋπολογισμού), μείωση του λειτουργικού κόστους, ελαχιστοποίηση βλαβών, απλοποίηση της πολυπλοκότητας του συντονισμού και κλίμα ηρεμίας και σιγουριάς».

Outsourcing
Η τάση του outsourcing, της ανάθεσης δηλαδή εργασιών σε τρίτους, άρχισε στις Η.Π.Α. στις αρχές της δεκαετίας του ’80, ως λύση για την εξοικονόμηση χρήματος. Αργότερα, η τάση αυτή άρχισε να γίνεται δημοφιλής και στην Ευρώπη προκειμένου οι επιχειρήσεις να ασχολούνται με το κύριο αντικείμενο των δραστηριοτήτων τους και όχι με εργασίες όπως η συντήρηση των εγκαταστάσεών τους, του τεχνικού και μηχανολογικού εξοπλισμού, της καθαριότητας, την πρόσληψη προσωπικού, τις ανακαινίσεις και μετακομίσεις κτλ.

Με το outsourcing, τα υψηλόβαθμα στελέχη αποδεσμεύονταν από τις ευθύνες αυτές και δεν έχαναν χρόνο με το να ασχολούνται με άσχετες με το «core business» τους εργασίες. Έτσι, δημιουργήθηκε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών, οι οποίες παρέχονται στο πλαίσιο του Facility Management και μπορούν να καλύψουν όλες τις ανάγκες της σύγχρονης επιχείρησης.

Ο κλάδος του Facility Management φαίνεται έτσι ότι εξελίχθηκε κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του ’80 ως συνέπεια της ευρύτερης ανάθεσης των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων όπως τη διαχείριση και συντήρηση των χώρων εργασίας.

Οι περισσότερες εταιρείες που έχουν αναγνωρίσει τη δυσκολία, την πολυπλοκότητα και το κόστος με το οποίο συνδέεται η διατήρηση όλων των αναγκαίων πόρων αλλά και την τεχνογνωσία που απαιτείται, στρέφονται προς τους παρόχους για τη διαχείριση των εγκαταστάσεών τους.

Ο συνεργάτης που παρέχει Facility Management μπορεί να προσφέρει ενέργειες και υπηρεσίες όπως για τη συντήρηση και την τεχνική υποστήριξη των κτιριακών εγκαταστάσεων, του μηχανολογικού και ηλεκτρικού εξοπλισμού, τη διαχείριση και την εξοικονόμηση της ενέργειας, την καθαριότητα και υγιεινή, τις προμήθειες, την επιλογή και τη συνεργασία με προμηθευτές και εξειδικευμένους τεχνικούς, θέματα υγιεινής και ασφάλειας στην εργασία κτλ. «Τα τελευταία χρόνια έχει καθιερωθεί να δίνονται κάθε μία από τις παρακάτω υπηρεσίες σε εξωτερικό συνεργάτη: Cleaning Services, Property Services, Security Services, Support Services, Catering Services», αναφέρει η Μ. Σεχρεμέλη.

Σχετικά με το κατά πόσο οι εταιρείες στην Ελλάδα σήμερα αναθέτουν το Facility Management σε εξωτερικό συνεργάτη, ο Παντελής Κουβέλης, Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της All Experts Facilities Services αναφέρει: «Ο κλάδος του Facility Management στην Ελλάδα βρίσκεται ακόμα σε αρχικό στάδιο. Οι εταιρείες στην Ελλάδα δυσκολεύονται ακόμα να υιοθετήσουν νέες πρακτικές και διατηρούν ακόμα παραδοσιακούς τρόπους λειτουργίας στα κτίριά τους. Ως εκ τούτου τα περιθώρια εξέλιξης είναι σημαντικά, για αυτό και υπάρχει σιγά σιγά μία ανάπτυξη».

Οι στόχοι του outsourced facilities management είναι να δημιουργηθούν, σε συνεργασία με τον πελάτη, πρωτοπόρες λύσεις για τη μείωση των δαπανών, την αύξηση της ποιότητας και γενικότερα την πιο αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας.

Ο ρόλος του Facility manager
Στον πραγματικό κόσμο του Facility Management μία πληθώρα δραστηριοτήτων εμπίπτουν στο πλαίσιο της ευθύνης του Facility manager. Η κατάσταση αυτή, ωστόσο, προκαλεί μεγάλο φόρτο εργασίας στους επαγγελματίες του Facility Management που καλούνται να ανταποκριθούν σε όλα τα αιτήματα, τις παραγγελίες, τους κανονισμούς, τις προθεσμίες και τις απαιτήσεις της επιχείρησης. Οι Facilities managers γνωρίζουν ότι οι ανάγκες σήμερα προστάζουν να αναλάβουν ρόλο περισσότερο στρατηγικό και proactive.

Ωστόσο η εύρεση του χρόνου που απαιτείται για έναν στρατηγικό σχεδιασμό είναι συχνά ένας αγώνας δρόμου. Όπως τονίζει και ο Stephen Covey «χρειάζεται να δίνεται προτεραιότητα σε ότι είναι σημαντικό και όχι απλά στα επείγοντα ώστε να μεγιστοποιείται η αποτελεσματικότητα».

Το International Facility Management Association (IFMA), η μεγαλύτερη και πλέον αναγνωρισμένη επαγγελματική ένωση για το Facility Management δημοσιεύει κάθε χρόνο έναν οδηγό με πρότυπα, σημεία αναφοράς και τάσεις στον τομέα της διαχείρισης των facilities. Ένας από τους βασικούς στόχους του IFMA είναι η βελτίωση του επαγγέλματος του Facilities manager μέσω του προσδιορισμού των τάσεων, των αναγκών και των μελλοντικών προοπτικών.

Σύμφωνα με το IFMA, «πρόκειται για ένα επάγγελμα που περιλαμβάνει πολλές ειδικότητες για την εξασφάλιση της λειτουργικότητας του κτιριακού περιβάλλοντος μέσω της ενσωμάτωσης των ανθρώπων, των χώρων, των διαδικασιών και της τεχνολογίας». Προερχόμενοι από μία πλειάδα επιστημονικών κλάδων, οι Facilities managers διαδραματίζουν ζωτικό ρόλο στην υλοποίηση επιχειρηματικών στόχων και στο συντονισμό της καθημερινής λειτουργίας όλων των εγκαταστάσεων της εταιρείας.

Οι Facilities Managers είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση όλων των πτυχών μίας εγκατάστασης και καλούνται να λειτουργήσουν σε δύο επίπεδα: στρατηγικό και επιχειρησιακό. Σε στρατηγικό επίπεδο, οι μάνατζερ λαμβάνουν σημαντικές αποφάσεις, συμβάλλοντας έτσι στο στρατηγικό σχεδιασμό, ενώ πρέπει να ενημερώνονται και για τον πιθανό αντίκτυπο των αποφάσεών τους σχετικά με την παροχή χώρων και υπηρεσιών.

Σε επίπεδο επιχειρησιακής διαχείρισης, ο ρόλος του Facility manager ανάγεται σε περισσότερο τεχνικά θέματα όπως η ευθύνη για επισκευές, συντήρηση, ασφάλεια και καθαριότητα φροντίζοντας για την ορθή λειτουργία όλων των απαιτούμενων διαδικασιών ώστε να δημιουργείται και να διατηρείται ένα ασφαλές και οικονομικό περιβάλλον. Αυτό επιτυγχάνεται με τη διαχείριση δραστηριοτήτων που έχουν να κάνουν με θέματα όπως η υγεία και η ασφάλεια των εργαζομένων και των ατόμων που χρησιμοποιούν τα κτίρια, η ασφάλεια πυρός, η ασφάλεια του κτιρίου γενικότερα, τα συστήματα συντήρησης κτλ.

Γιατί Outsourcing
Είναι γεγονός ότι η εξωτερική ανάθεση του Facility Management αποτελεί μία στρατηγικής σημασίας απόφαση για την εταιρεία για πολλούς λόγους. Καταρχάς, οι senior managers επικεντρώνονται σε βασικές δραστηριότητες και δεν αφιερώνουν τον πολύτιμο χρόνο τους σε υποστηρικτικές δραστηριότητες και υπηρεσίες.

Ακόμα, η ανάθεση σε εξωτερικό συνεργάτη της λειτουργίας του Facility Management παρέχει στην εταιρεία τη σιγουριά ότι θα απολαμβάνει τη βέλτιστη διαχείριση καθώς αξιοποιούνται οι εξειδικευμένες γνώσεις και τεχνογνωσία που διαθέτουν οι πάροχοι σε αυτούς τους τομείς.

Για τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης, ο Π. Κουβέλης αναφέρει: «Με την ανάθεση της λειτουργίας του Facility Management δίνεται η δυνατότητα στην εταιρεία να αφοσιωθεί στις βασικές της επιχειρηματικές δραστηριότητες (core business), η εταιρεία έχει μόνο ένα συνεργάτη για πολλές εξειδικευμένες υπηρεσίες και ένα τιμολόγιο, μειώνεται το κόστος λειτουργίας και βελτιώνεται η ποιότητα των υπηρεσιών μέσω τυποποίησης όλων των διαδικασιών λειτουργίας. Επιπλέον, αυξάνεται η παραγωγικότητα και παρακολουθείται η καλή λειτουργία του κτιρίου της εταιρείας από εξειδικευμένα στελέχη. Τέλος, υιοθετούνται και διατηρούνται Προδιαγραφές Ασφαλείας & Ποιότητας με έμφαση στη συνεχή εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού».

Σύμφωνα με τον Δ. Αμμολοχίτη, τα οφέλη για τις επιχειρήσεις που αναθέτουν το Facility Management σε εξειδικευμένες εταιρείες είναι «η ελαχιστοποίηση του κόστους και η μεγιστοποίηση των αποδόσεων, η απελευθέρωση πόρων και δυνάμεων που διοχετεύονται στο core business, η ενίσχυση της παραγωγικότητας των εγκαταστάσεων με έμπειρο και εκπαιδευμένο προσωπικό συντήρησης, η προστασία της υπεραξίας της εγκατάστασης και η αύξηση του κύκλου ζωής».

Επιπλέον, όπως αναφέρει «οι εργαζόμενοι στις εγκαταστάσεις απολαμβάνουν τις συνθήκες εκείνες που τους επιτρέπουν να αποδίδουν στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους ενώ εξαιτίας της ειδίκευσης της εταιρείας F.M. και της πρόσβασης σε νέες μεθόδους, καινοτομίες, μέσα, υλικά, συστήματα, οι εταιρείες επωφελούνται δίχως να διαθέτουν κεφάλαια και ανθρώπους για τις απορρέουσες προστιθέμενες αξίες».

Κριτήρια επιλογής συνεργάτη
Πριν αποφασίσει, ωστόσο, μία εταιρεία να αναθέσει σε κάποιον εξωτερικό συνεργάτη τη διαχείριση της λειτουργίας των Facilities χρειάζεται να θέσει κάποια ερωτήματα προκειμένου να δει αν θα ήταν σωστή μία τέτοια απόφαση:

  • Με την εξωτερική ανάθεση θα μειωθεί το κόστος και θα βελτιωθούν οι υπηρεσίες;
  • Ο πάροχος θα έχει την αποκλειστική ευθύνη για την αποτελεσματική διαχείριση των υποστηρικτικών υπηρεσιών; Η εταιρεία μπορεί να διατηρεί τον πρωταρχικό έλεγχο;
  • Υπάρχουν παραδείγματα και περιπτώσεις που τεκμηριώνουν ότι η εξωτερική ανάθεση αποτελεί την καλύτερη επιλογή για την επιχείρηση;
  • Τι επιλέγουν να κάνουν οι συνεργάτες και οι ανταγωνιστές; Ποια πρακτική ακολουθούν;

Από την άλλη, ο πάροχος των υπηρεσιών αυτών καλείται να αποδείξει ότι οι γνώσεις και η εμπειρία του ταιριάζουν στα πρότυπα της εταιρείας και ότι μπορεί να καλύψει τις εξειδικευμένες ανάγκες του πελάτη.

Σχετικά με τα κριτήρια, που πρέπει να αξιολογεί μία επιχείρηση για την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη, ο Δ. Αμμολοχίτης αναφέρει: «Η υιοθέτηση της μεθόδου Facility Management προϋποθέτει από την επιχείρηση που την αποφασίζει, υψηλό βαθμό οργάνωσης, αποφασιστικότητα και θέληση για αύξηση του ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος από αυτή τη συνεργασία. Απαιτεί δηλαδή επιχειρηματική νοοτροπία γιατί οι υπηρεσίες από την εταιρεία F.M., παρέχονται αριστοποιημένα, αποτελεσματικά με σίγουρα, χαμηλότερο και σταθερό κόστος».

Και συμπληρώνει «οι εταιρείες F.M. πρέπει να διαθέτουν τεχνογνωσία, μέσα και εμπειρία ώστε να διαχειρίζονται και να παραδίδουν καθορισμένα πρότυπα, ενώ με τη συνεχή εκπαίδευση και τη διεθνή δικτύωσή τους, να διευρύνουν τις ικανότητες και επιδόσεις τους, σε κρίσιμης σημασίας λειτουργίες».

Ο Π. Κουβέλης, αναφέρει ότι τα κριτήρια που πρέπει να αξιολογεί μία επιχείρηση για την επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη είναι: «η φιλοσοφία για την παροχή υπηρεσιών, η αξιοπιστία και η εκπλήρωση των υποχρεώσεων, η στενή σχέση εκπροσώπου πελάτη με εκπρόσωπο της εταιρείας facility management, ο προγραμματισμός και ο τρόπος λειτουργίας, η δυνατότητα σχεδιασμού ολοκληρωμένων λύσεων – καινοτομία, η διαχείριση περιβάλλοντος, η πολιτική για την υγιεινή και ασφάλεια στο χώρο εργασίας, οι προδιαγραφές ποιότητας για τις παρεχόμενες υπηρεσίες και η σχέση κόστους και παρεχομένων υπηρεσιών».

Για το ίδιο θέμα τοποθετείται και ο Αλ. Θεοδωρακόπουλος: «Οι συστάσεις των πελατών του υποψήφιου συνεργάτη και η μακρά εμπειρία του είναι τα βασικότερα κριτήρια. Όταν κάποιος χτίζει ένα “καλό όνομα” επί σειρά ετών δεν διακινδυνεύει. Η δε αμοιβή πρέπει να αντικατοπτρίζει την αγορά πάντα σε άμεση σχέση με την ποιότητα».

Strategic Facility Planning
Ο στρατηγικός σχεδιασμός του Facility Management (Strategic Facility Planning – SFP) αποτελεί μία διαδικασία που μπορεί να οδηγήσει σε καλύτερα και πιο έγκαιρα αποτελέσματα στις υπηρεσίες που παρέχει μία εταιρεία. Ο χρόνος που απαιτείται για τη διαδικασία αυτή βοηθά στο να αποφεύγονται λάθη, καθυστερήσεις και παράπονα – δυσαρέσκεια από τους πελάτες.

Ακόμα, επιτρέπει την ομαλή ροή των υλοποιούμενων ενεργειών. Το SFP αναγνωρίζει ότι κάθε απόφαση που λαμβάνεται στο πλαίσιο του επιχειρηματικού σχεδιασμού έχει άμεσο αντίκτυπο σε όλο τον οργανισμό. Για αυτό, βασικός στόχος κάθε στρατηγικής είναι να αναπτύσσει ένα ευέλικτο και ρεαλιστικό πλάνο που βασίζεται στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε επιχείρησης.

Καθώς όμως, το SFP δεν είναι μία καθημερινή δραστηριότητα, πολλοί Facility managers δεν είναι εξοικειωμένοι με το πώς μπορούν να εφαρμόσουν αυτού του είδους το σχεδιασμό και χρειάζονται περισσότερα στοιχεία για μεθόδους και τεχνικές, χρήσιμες στην επιτυχημένη διεξαγωγή του SFP που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες του οργανισμού τους.

Τα βήματα που απαιτούνται για την επιτυχημένη εφαρμογή του Strategic Facility Planning, σύμφωνα με το IFMA, είναι:

Κατανόηση: Εις βάθος κατανόηση της αποστολής του οργανισμού, του οράματος, των αξιών και των στόχων. Πολλοί οργανισμοί μετρούν τέσσερις βασικές παραμέτρους για την κατανόηση των παραπάνω: οικονομικές επιδόσεις, γνώση πελατών, εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες, μάθηση και ανάπτυξη.

Ανάλυση: Τεχνικές ανάλυσης, όπως η SWOT, χρησιμοποιούνται για να διερευνηθεί το εύρος των πιθανών λύσεων και τα ερεθίσματα που χρησιμοποιούνται για την ανάλυση των αναγκών της επιχείρησης.

Σχεδιασμός: Ανάπτυξη πλάνων που να ανταποκρίνονται σε ένα εύρος αναγκών της επιχείρησης σε μακροπρόθεσμο επίπεδο. Το Strategic Facility Planning καλό είναι να ελέγχεται τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.

Δράση: Λήψη μέτρων σύμφωνα με το πρόγραμμα και παροχή feedback των δράσεων που έχουν ληφθεί στο επόμενο σχέδιο ή/και πρότζεκτ για παροχή συνεχούς βελτίωσης.

Τάσεις και προοπτικές
Το IFMA δημοσίευσε πριν λίγους μήνες, την έρευνα «Facility Management Forecast – Exploring the Current Trends and Future Outlook for Facility Management» στην οποία εξετάζονται οι τρέχουσες τάσεις και προοπτικές για τη Διαχείριση Εγκαταστάσεων. Είναι γεγονός ότι σε παγκόσμιο επίπεδο το επάγγελμα του Facility manager συνεχώς εξελίσσεται και ωριμάζει. Οι επαγγελματίες σήμερα κατανοούν τις βασικές δραστηριότητες της εταιρείας και συμβάλλουν στο bottom line – όχι μόνο μέσω της μείωσης του κόστους αλλά και μέσω της βελτίωσης της παραγωγικότητας, των εσόδων και της εικόνας των οργανισμών τους.

Για την καλύτερη προετοιμασία των μελών του και του επαγγέλματος στο μέλλον, το IFMA διεξάγει τακτικά ένα workshop με μία ομάδα εμπειρογνωμόνων που μελετά τι επικρατεί στη βιομηχανία του Facility Management ενώ προσδιορίζονται και οι αναδυόμενες τάσεις και τα θέματα που θα επηρεάσουν τον κλάδο τα επόμενα χρόνια.

Η εν λόγω έρευνα βοηθά τα άτομα που ασχολούνται με το Facility Management να προσδιορίζουν τα πρότυπα και να καθορίζουν την εργασία τους αλλά και τα τμήματα των εταιρειών όπως και τις εξειδικευμένες εταιρείες, να χαράξουν την πορεία τους στο μέλλον και να επιδιώκουν την εναρμόνιση του Facility Management με τη στρατηγική της εταιρείας.  Οι τάσεις που προσδιορίστηκαν στην έρευνα χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες: εσωτερικές, εξωτερικές και τάσεις που έχουν να κάνουν με τον οργανισμό.

Οι εξωτερικές τάσεις, υπαγορεύονται από κοινωνικούς και άλλους παράγοντες. Η σημασία της βιωσιμότητας συνεχίζει να αυξάνεται και οι οργανισμοί έχουν αρχίσει να την ενσωματώνουν στους επιχειρηματικούς τους στόχους και την κουλτούρα. Η έμφαση που δίνεται πλέον πρωτίστως έχει μετακινηθεί από τις νέες κατασκευές στις λειτουργίες που επηρεάζουν την επιχείρηση εντός των υφιστάμενων εγκαταστάσεων.

Τα όλο και πιο πολύπλοκα συστήματα προσφέρουν ευκαιρίες και προκλήσεις για το επάγγελμα. Ο κλάδος του Facility Management μπορεί να αξιοποιήσει τις νέες τεχνολογίες για την καλύτερη διαχείριση των εγκαταστάσεων. Ωστόσο είναι σημαντικό να διασφαλίζεται επαρκής κατάρτιση που είναι σε θέση να εκπαιδεύει τους επαγγελματίες στα νέα συστήματα.

Το Facility Management σήμερα βρίσκεται αντιμέτωπο με προβλήματα που οφείλονται στην παλαιού τύπου διαχείριση των κτιρίων και οι δυσκολίες επιτείνονται από την παγκόσμια ύφεση. Όσο οι εγκαταστάσεις και τα διάφορα συστήματα φθάνουν και υπερβαίνουν την αναμενόμενη διάρκεια ζωής τους – λειτουργίας τους, θέματα όπως «επισκευή» και «αντικατάσταση» πρέπει να τεθούν «επί τάπητος» και να αντιμετωπιστούν.

Έπειτα από μία αιφνιδιαστική και/ή αναγκαστική διακοπή, οι Facility managers διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στη συνέχεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας, όχι μόνο μέσα από τη διαμόρφωση και την εφαρμογή του σχεδίου αντιμετώπισης που έχουν προετοιμάσει αλλά και λειτουργώντας ως πρότυπο για την οργάνωση, ως προς την ετοιμότητά τους στην αντιμετώπιση της έκτακτης ανάγκης και το σχεδιασμό της συνέχισης.

Οι εσωτερικές τάσεις στο Facility Management προέρχονται από το ίδιο το επάγγελμα. Η αυξανόμενη ποσότητα και πολυπλοκότητα των διαθέσιμων στοιχείων που έχουν στη διάθεσή τους οι Facility managers, μέσω πρωτοκόλλων αναφοράς, θέτουν νέες προκλήσεις και ευκαιρίες για το επάγγελμα. Πολλά τμήματα έχουν προσθέσει τη δυνατότητα μετατροπής των δεδομένων σε χρήσιμη και ουσιαστική πληροφόρηση που προωθεί την τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων.

Η εύρεση ταλέντων στον τομέα του Facility Management έχει αρχίσει να αποκτά ιδιαίτερη σημασία. Αναγνωρίζοντας ότι το Facility Management δεν αποτελεί συχνά την πρώτη επιλογή των νέων πτυχιούχων, φαίνεται ότι χρειάζεται να βελτιωθεί το branding του επαγγέλματος. Διάχυτη είναι η αυξανόμενη επιθυμία για «εξύψωση» του Facility Management προκειμένου να βελτιωθεί η αναγνώριση και η αξία του στο πλαίσιο της εταιρικής ιεραρχίας. Πολλοί επαγγελματίες σε αυτό το χώρο έχουν επιτύχει μέσα από την προσεκτική ευθυγράμμιση με την αποστολή της οργάνωσης και την ανάδειξη της σημασίας του ρόλου τους ως διαχειριστές των σημαντικών περιουσιακών στοιχείων του οργανισμού, του οράματος και των αξιών του.

Οι τάσεις στο Facility Management που έχουν να κάνουν με τον οργανισμό, προέρχονται από τις επιχειρήσεις που λειτουργούν εσωτερικά (in-house) το Facility Management. Οι εταιρείες προσδοκούν όλο και περισσότερο το Facility Management να διαθέτει τόσο τεχνική όσο και επιχειρηματική διορατικότητα, κάτι που ανταποκρίνεται στην ανάγκη για μία εξελισσόμενη δεξιότητα για τους επαγγελματίες. Κι ενώ η χρησιμότητα των τεχνικών γνώσεων είναι γενικά κατανοητή, το αυξημένο ενδιαφέρον για επιχειρηματικό πνεύμα απαιτεί από τους Facility managers να σκέφτονται και να δρουν στρατηγικά και να επικοινωνούν τις θέσεις τους στη γλώσσα του C-suite.

Επιπλέον, όλο και περισσότερο αναγνωρίζεται ότι το Facility Management επηρεάζει την υγεία και την ευημερία όσων χρησιμοποιούν τα κτίρια και κατ’ επέκταση την αποτελεσματικότητα, την παραγωγικότητα και την κερδοφορία, βασικούς πυλώνες του bottom line ενός οργανισμού.

Ακόμα, οι ευέλικτες μορφές απασχόλησης (εργασία εξ αποστάσεως, ώρες λειτουργίας κτλ), επηρεάζουν σημαντικά τόσο τη συμπεριφορά των ατόμων όσο και τις ανάγκες των εγκαταστάσεων, παράγοντες που επηρεάζουν και το πώς πρέπει να λειτουργούν τα κτίρια.

Όπως προκύπτει από την έρευνα του IFMA, οι πιο επιτυχημένα επαγγελματίες του Facility Management θα είναι εκείνοι που λαμβάνουν υπόψη τους τις τάσεις και τις μελλοντικές προκλήσεις, «δείχνοντας» το δρόμο για τις εταιρείες και το επάγγελμα στο σύνολό του.

Case Study: Το Facility Management στην IBERDROLA
Η λειτουργία Facility Management, βοηθάει παρά πολύ στη σωστότερη διαχείριση των εγκαταστάσεων μίας εταιρείας. Οι υπηρεσίες αυτές, μπορεί να παρέχονται είτε από ένα τμήμα της εταιρείας είτε από εξωτερικούς παρόχους. Η πλειονότητα των υπηρεσιών του Facility Management διευκολύνουν άμεσα ή έμμεσα τις λειτουργίες του οργανισμού.

Για την IBERDROLA το Facility Management είναι μία σειρά ειδικοτήτων και δραστηριοτήτων που στόχο έχουν τη διατήρηση των εγκαταστάσεων της εταιρείας στην καλύτερη δυνατή κατάσταση, με αποτέλεσμα την εύρυθμη λειτουργία της.

Οι δραστηριότητες αυτές ενδεικτικά είναι:

  • η συντήρηση και τεχνική υποστήριξη των κτιριακών εγκαταστάσεων
  • η καθαριότητα και υγιεινή
  • η φύλαξη
  • η διαχείριση θεμάτων ποιότητας, υγιεινής, ασφάλειας.

Τα οφέλη που αποκομίζει το τμήμα HR, οι εργαζόμενοι και γενικότερα η εταιρεία που διαθέτει Facility Management είναι η διαρκής μείωση του λειτουργικού κόστους και του κόστους της διαχείρισης της ιδιοκτησίας, η καλύτερη χρήση των πόρων της εταιρείας, η αποτελεσματική διαχείριση και συντήρηση των κτιρίων σε συνάρτηση με τις ανάγκες των χρηστών και η οργάνωση, η διατήρηση και ο εκσυγχρονισμός των διαδικασιών ασφαλείας και υγιεινής στους χώρους της εταιρείας.

Τα κύρια κριτήρια με βάση τα οποία επιλέγουμε τον εξωτερικό μας συνεργάτη είναι η φερεγγυότητα της εταιρείας, η φήμη της – τα διαπιστευτήριά της, η επάρκειά της στην ικανοποίηση των αναγκών της εταιρείας μας και οι άνθρωποί της.

Δημήτρης Μαγγιώρος, Διευθυντής Ανθρωπίνου Δυναμικού και Διοικητικών Υπηρεσιών, IBERDROLA RENOVABLES

Case Study: Το Facility Management στη Νέα Οδό
Στο πέρασμα του χρόνου ο οποίος επέφερε την αναδιαμόρφωση των λειτουργιών και διαδικασιών στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού, το facility management εδραιώθηκε για πολλές εταιρείες ως μια από τις λειτουργίες του. Και ναι, αν το καλοσκεφτούμε είναι το πλέον κατάλληλο τμήμα, δεδομένου ότι καλείται να διασφαλίσει ένα καθαρό και ασφαλές περιβάλλον εργασίας, ενισχύοντας τη σημασία του ανθρώπινου παράγοντα σε μια περίοδο όπου όλοι είμαστε επηρεασμένοι από το γενικότερο κλίμα που επικρατεί.

Στη Νέα Οδό, facility management σημαίνει διαχείριση κτηριακών εγκαταστάσεων, τήρηση της καθαριότητας και της υγιεινής σε όλο το μήκος των εγκαταστάσεων, συντήρηση του ηλεκτρολογικού και μηχανολογικού εξοπλισμού, επίβλεψη συστημάτων, παρακολούθηση των αναλωσίμων προμηθειών, φύλαξη κτηρίων, τήρηση της ασφάλειας του προσωπικού και συντήρηση του πρασίνου. Στην εταιρεία μας γνωρίζουμε καλά ότι η δημιουργία και η διατήρηση ενός άνετου και εργονομικού περιβάλλοντος είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με το βαθμό ικανοποίησης του ανθρώπινου δυναμικού που λειτουργεί μέσα σε αυτό και την ενίσχυση της αποδοτικότητάς του.

Για αυτό λοιπόν το λόγο, επανεξετάζουμε σε τακτά χρονικά διαστήματα όλες τις συνεργασίες μας με σκοπό να συμβαδίζουν με τις εκάστοτε ανάγκες και τις αρχές που διέπει το σύστημα Ποιότητας και Ασφάλειας της εταιρείας. Παράλληλα καταβάλλουμε κάθε προσπάθεια να έχουμε μαζί μας συνεργάτες που έχουν γνωρίσει εις βάθος τις ανάγκες τις εταιρείας μας και τον εξοπλισμό εργασίας, λαμβάνοντας πάντοτε υπόψη και το σχετικό κόστος των απαιτούμενων υπηρεσιών.

Ο ρόλος του facility management αλλά και του τμήματος το οποίο το διαχειρίζεται είναι ιδιαίτερα σημαντικός μιας και απαιτεί συνεχή ενημέρωση και τεχνογνωσία σε όλα τα επίπεδα, επαναπροσαρμογή στις εκάστοτε ανάγκες και τεχνολογίες, στενή συνεργασία με τον Υπεύθυνο Ποιότητας, Ασφάλειας και Περιβάλλοντος και τους εκάστοτε Ιατρούς Εργασίας και Τεχνικούς Ασφαλείας καθώς και αρκετή εμπειρία στην εναρμόνιση συστημάτων ποιότητας και ασφάλειας, τρεχουσών επιχειρησιακών αναγκών και επιλογή κατάλληλου συνεργάτη.

Όσο και εάν προξενεί εντύπωση, το facility management αποτελεί ένα σημαντικό παράγοντα για την εύρυθμη λειτουργία μιας εταιρείας και απαραίτητη προϋπόθεση ενός καλού εργασιακού κλίματος που μπορεί να οδηγήσει στην επίτευξη των στρατηγικών της στόχων.

Ελένη Νιάνιου, HR Coordinator, Νέα Οδός ΑΕ Αυτοκινητόδρομος Κεντρικής Ελλάδος ΑΕ