Πώς το HR σταματά να λύνει τα προβλήματα των επαγγελματικών ταξιδιών εκ των υστέρων.
Δευτέρα πρωί. Στο inbox του HR περιμένουν τρία email: ένας εργαζόμενος ρωτά αν δικαιούται business class, ένας άλλος έχασε τις αποδείξεις από τη Μαδρίτη και ο τρίτος έμεινε χθες βράδυ στο Μόναχο χωρίς πτήση. Κανένα δεν είναι δουλειά του HR. Όλα καταλήγουν εκεί.
Τα επαγγελματικά ταξίδια σπάνια βρίσκονται στην περιγραφή θέσης ενός HR manager. Στην πράξη, όμως, περνούν όλα από τα χέρια του. Όταν η ταξιδιωτική πολιτική ζει σε ένα PDF που κανείς δεν ανοίγει, κάθε κράτηση γίνεται ερώτηση. Όταν οι εργαζόμενοι κλείνουν μόνοι τους, οι αποκλίσεις φαίνονται μόνο όταν έρθει ο λογαριασμός, και οι αποδείξεις γίνονται ένα μηνιαίο παζλ ανάμεσα στο HR και το λογιστήριο.
Υπάρχει, όμως, κάτι σοβαρότερο από το κόστος. Όταν ένας εργαζόμενος ταξιδεύει για λογαριασμό της εταιρείας, η εταιρεία έχει ευθύνη για εκείνον. Αν κάτι συμβεί, το πρώτο ερώτημα είναι απλό: ξέρουμε πού βρίσκεται και ποιος τον βοηθά; Χωρίς τα σωστά εργαλεία, η ειλικρινής απάντηση είναι συχνά «όχι».
Εδώ μπαίνει η τεχνολογία. Το Figame.com δεν είναι ένα ακόμη ταξιδιωτικό γραφείο. Είναι μια ελληνική travel tech company που αναπτύσσει το δικό της λογισμικό, το app.figame.com, και εξυπηρετεί ήδη 450 εταιρείες σε 12 χώρες. Ανταγωνίζεται σε παγκόσμιο επίπεδο και κρατά ψηλά τη σημαία του ελληνικού λογισμικού στον απαιτητικό χώρο του εταιρικού ταξιδιού.
Στο app.figame.com η ταξιδιωτική πολιτική της εταιρείας δεν είναι ένα έγγραφο. Είναι ενσωματωμένη στην ίδια τη διαδικασία κράτησης. Ο εργαζόμενος βλέπει από την πρώτη αναζήτηση τι επιτρέπεται, και ό,τι χρειάζεται έγκριση πηγαίνει αυτόματα στον σωστό άνθρωπο. Έτσι, οι αποκλίσεις αποφεύγονται πριν γίνουν και το budget μένει υπό έλεγχο. Πτήσεις, ξενοδοχεία, αυτοκίνητα, πλοία και τρένα κλείνονται σε ένα σημείο. Τα έξοδα τιμολογούνται συγκεντρωτικά στην εταιρεία, χωρίς προσωπικές κάρτες και χαμένες αποδείξεις.
Το HR δεν χρειάζεται πλέον να κρατά λίστες. Το app.figame.com συνδέεται με το σύστημα HR της εταιρείας, όπως το SAP SuccessFactors, και τα προφίλ των ταξιδιωτών ενημερώνονται αυτόματα. Νέες προσλήψεις, αλλαγές ρόλων και αποχωρήσεις περνούν μόνες τους στην πλατφόρμα, με πλήρη συμμόρφωση στον GDPR.
Και η υιοθέτηση είναι εύκολη. Μισή ώρα εκπαίδευσης αρκεί για να χρησιμοποιεί κάθε εργαζόμενος την πλατφόρμα, στον υπολογιστή ή στο κινητό, με εφαρμογές για iOS και Android.
Και η εταιρεία αποκτά αυτό που της έλειπε: ορατότητα. Το HR, το λογιστήριο και η διοίκηση βλέπουν μέσα από το app.figame.com ποιος ταξιδεύει, πού και με ποιο κόστος. Η ίδια ορατότητα απαντά και στο ερώτημα της ευθύνης. Για κάθε προορισμό, το app.figame.com δίνει εκτίμηση κινδύνου πριν το ταξίδι, και ο εργαζόμενος ειδοποιείται στο κινητό για κάθε απεργία, ακύρωση ή έκτακτο γεγονός. Το HR ξέρει ανά πάσα στιγμή ποιος ταξιδεύει και πού βρίσκεται.
Όταν το ταξίδι ενός εργαζομένου στραβώνει στις 3 τα ξημερώματα, ποιος απαντά;
Η τεχνολογία λύνει πολλά, όχι όμως τα πάντα. Φανταστείτε έναν εργαζόμενο στη Φρανκφούρτη με την πτήση επιστροφής ακυρωμένη και μια σημαντική συνάντηση το πρωί στην Αθήνα. Τότε δεν χρειάζεται chatbot. Χρειάζεται έναν άνθρωπο.
Γι’ αυτό το Figame.com συνδυάζει το app.figame.com με ανθρώπινη υποστήριξη 24/7, 365 ημέρες τον χρόνο. Ένας έμπειρος σύμβουλος της ομάδας του Figame.com απαντά αμέσως, βλέπει την κράτηση και βρίσκει την καλύτερη εναλλακτική. Ο εργαζόμενος φτάνει στη συνάντησή του. Το HR το μαθαίνει το πρωί, με το πρόβλημα ήδη λυμένο.
Για το HR, σημαίνει λιγότερες ερωτήσεις και λιγότερα προβλήματα εκ των υστέρων. Για το λογιστήριο, συγκεντρωτική τιμολόγηση αντί για δεκάδες αποδείξεις. Για τη διοίκηση, πλήρη έλεγχο του κόστους. Και για κάθε εργαζόμενο που ταξιδεύει, τη βεβαιότητα ότι δεν είναι ποτέ μόνος. Και ένα ακόμη όφελος: με απόφαση της εταιρείας, οι εργαζόμενοι μπορούν να κλείνουν στο app.figame.com και τα προσωπικά τους ταξίδια, με τις ίδιες τιμές και εκπτώσεις της εταιρείας. Μια παροχή που εκτιμούν όλοι, χωρίς κόστος για την εταιρεία.
Αυτή είναι η φιλοσοφία του Figame.com: άριστη τεχνολογία στο app.figame.com και άνθρωποι που απαντούν, όποια ώρα κι αν είναι. Γιατί το εταιρικό ταξίδι δεν τελειώνει με την κράτηση. Εκεί ξεκινά.
Ακολουθήστε μας σε LinkedIn & Facebook και γίνετε μέλος της μεγαλύτερης ελληνικής κοινότητας του κλάδου.
