Η ικανότητα ενός μάνατζερ να δίνει εποικοδομητική ανατροφοδότηση ακόμα και όταν πρέπει να κάνει «δύσκολες/σκληρές» συζητήσεις είναι μια από τις απαραίτητες και επίκαιρες δεξιότητες, ειδικά στην μεταβατική περίοδο την οποία ζούμε, καθώς σχετίζεται άμεσα με την εργασιακή ικανοποίηση και τη διακράτηση των ταλέντων.

Η ικανότητα ενός μάνατζερ να δίνει εποικοδομητική ανατροφοδότηση ακόμα και όταν πρέπει να κάνει «δύσκολες/σκληρές» συζητήσεις είναι μια από τις απαραίτητες και επίκαιρες δεξιότητες, ειδικά στην μεταβατική περίοδο την οποία ζούμε, καθώς σχετίζεται άμεσα με την εργασιακή ικανοποίηση και τη διακράτηση των ταλέντων.
Γράφει η Θεοδώρα Αισώπου, Director, People and Culture, OKTO

Μιλώντας από την πλευρά του μάνατζερ που προυποθέτει και μεγαλύτερη εμπειρία σε συζητήσεις ανατροφοδότησης, υπάρχουν φορές που πιστεύουμε ότι όταν πρόκειται περι αρνητικών σχολίων πρέπει να είμαστε σταθεροί, αποφασιστικοί και ανυποχώρητοι. Από την άλλη πλευρά, τέτοιου είδους «δύσκολες/σκληρές» συζητήσεις προκαλούν δυσφορία, ενώ αποτελούν και μια πρόκληση ώστε να γίνονται με τρόπο που να παρακινούν την αλλαγή. Μπορεί να είμαστε θυμωμένοι με μια συμπεριφορά και να χρησιμοποιήσουμε την ανατροφοδότηση απλά για να βγάλουμε τον θυμό μας παρά για να καθοδηγήσουμε.

Ίσως προσπαθήσουμε να περιβάλλουμε τα αρνητικά σχόλια με θετικά σχόλια. Ίσως πάλι είμαστε αρκετά ανεκτικοί και απλώς αναβάλουμε τέτοιου είδους συζητήσεις, κάνοντας μικρά ξεσπάσματα για θέματα όχι τόσο σημαντικά, παραλείποντας να εστιάσουμε στην πηγή του προβλήματος. Σκοπός, όμως, είναι να πραγματοποιούνται τέτοιου είδους συζητήσεις για να βελτιώνεται η ποιότητα της εργασίας μας, δημιουργώντας πάντα το κατάλληλο έδαφος ώστε όταν ο δέκτης λαμβάνει ανατροφοδότηση, να την σκέφτεται και να μαθαίνει από αυτήν.

Πηγαίνοντας ένα βήμα πίσω, το να μην «ανακατεύεται» ο μάνατζερ στη δουλεία των εργαζομένων του τμήματος του, είναι ένας ισχυρός, μη λεκτικός τρόπος έκφρασης αποδοχής. Το micromanagement είναι αυτό που από μόνο του δεν δημιουργεί τις σωστές βάσεις για επικοδομητική ανατροφοδότηση, καθώς έχει ήδη καθορίσει μια στάση μη αποδοχής από την πλευρά του μάνατζερ. Η μη αποδοχή κάνει τους ανθρώπους να κλείνονται, να παίρνουν αμυντική στάση, προκαλεί δυσαρέσκεια και τους κάνει να φοβούνται να μιλήσουν ή και να εξετάσουν τον εαυτό τους, κάτι που θέλουμε να μη συμβεί σε τέτοιου είδους επικοδομητικές συζητήσεις. Αν ο μάνατζερ δεν μάθει πώς να εκδηλώνει την αποδοχή του ώστε ο εργαζόμενος να το εισπράτει, τότε δεν δύναται να επηρεάσει αποτελεσματικά.

Η παθητική ακρόαση στην αρχή μια επικοδομητικής συζήτησης είναι ένας τρόπος ένδειξης αποδοχής. Το να μη λέει κανείς τίποτε μπορεί να εκφράζει αποδοχή. Η σιωπή, που χρησιμοποιείται κατά κόρον και από τους ψυχολόγους ιδιαίτερα κατά τις πρώτες συναντήσεις τους με τους θεραπευόμενους, είναι δυνητικά ένα μη λεκτικό μήνυμα και μπορεί να κάνει ένα άτομο να αισθανθεί ότι γίνεται γνήσια αποδεκτό.

Επιπλέον, ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους να ξεκινήσει η διαδικασία της επικοδομητικής ανατροφοδότησης είναι τα «ανοίγματα επικοινωνίας» ή «η πρόσκληση να πούνε περισσότερα οι συνομιλητές». Πρόκειται για αποκρίσεις που απλά προσκαλούν τον δέκτη να μοιραστεί τις δικές του σκέψεις, κρίσεις ή συναισθήματα. Τον ενθαρρύνουν να μιλήσει και αποτελούν την ναυαρχίδα της ενεργητικής ακρόασης. Μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις όπως: «Τι ιδέες έχεις; Τι θα κρατήσεις από αυτή τη συζήτηση; Ποια βήματα θα κάνεις, από πότε και πώς θα το μάθω;».

Ο μάνατζερ/ηγέτης πρέπει να δίνει την ευκαιρία στους εργαζόμενους να αναπτυχθούν εσωτερικά, να σκεφτούν τι θα μπορούσαν να κάνουν για να μπουν σε διαφορετικό δρόμο και να δημιουργούν έναν χώρο που να ανοίγει έναν γνήσιο διάλογο. Ξεκινώντας λοιπόν με τη δημιουργία ενός ασφαλούς χώρου, την εμπιστοσύνη, και καταλήγοντας στη συνέχεια στο «πρέπει να αλλάξεις», τα άτομα οδηγούνται στο να καταλάβουν πως θα χρειαστεί τελικά να αλλάξουν. Η συζήτηση, όμως, δεν θα μπορούσε να ξεκινήσει από εκεί, γιατί αυτό θα έβαζε το άτομο σε κατάσταση άμυνας, θα το έκλεινε και δεν θα αναλάμβανε την ευθύνη.

Το coaching εμβαθύνει στην αυτογνωσία και παίζει καταλυτικό ρόλο στην ανάπτυξη, έναντι της επίπληξης, που πυροδοτεί την αυτοπροστασία και την αποφυγή της ευθύνης. Κατά την προετοιμασία μας για μια συνομιλία ανατροφοδότησης, θα πρέπει να σκεφτόμαστε τι ελπίζουμε να επιτύχουμε και τι αντίκτυπο θα θέλαμε να έχουμε στον δέκτη.